Нефтебаза Красный Яр (1С:Документооборот 8 КОРП)

Цели внедрения

• Создание единого архива документации компании
• Исключение потери документации
• Сокращение сроков обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрация входящих и исходящих документов)
• Обеспечение своевременности исполнения поручений

Выбор продукта

Заказчик склонялся к СЭД на платформе «1С», так как в компании уже используются системы на данной платформе (УПП, Нефтепродукты), что позволяет снизить стоимость владения СЭД (клиентские лицензии, сервер, сопровождение и т.д.). Окончательный выбор был сделан после проведения презентации для ключевых пользователей, где был показан интересующий их функционал. Ввиду того, что заказчик находится в Новосибирске, а исполнитель — в Москве, презентация проводилась удаленно по Skype.

Описание внедрения

1. В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, служебных записок, договоров, организационно-распорядительной документации

2. Установлен программный продукт «1С:Документооборот» на 50 рабочих мест

3. Произведена начальная настройка системы: заведена нормативно-справочная информация: Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты, Сотрудники, Подразделения

4. Настроены виды документов: входящих (10), исходящих (10) и внутренних (10), договоров (3)

5. Настроены шаблоны видов документов:

• договоров — 20

• приказов — 14

• служебные записки — 13

• входящие — 1

• исходящие — 1

6. Настроены процессы обработки входящей-исходящей документации, служебных записок, договоров, приказов и распоряжений

7. Разграничены доступы по папкам внутренних документов, профилям и группам доступа

8. Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой: по работе с входящими-исходящими, с внутренними документами, договорами, по номенклатуре дел, инструкции администраторов, для ответственных за НСИ, по разграничению прав доступаБизнес уходит в облако: стратегии и подходы

9. Проведено обучение 6 пользователей

Результаты

Внедрение СЭД позволило хранить все документы в единой информационной среде, что обеспечило сохранность документов, возможность быстрого поиска документов, сократило сроки обработки документов (согласование договоров, утверждение приказов, регистрации входящих и исходящих документов).

Дополнительная информация о внедрении

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Количество одновременно работающих клиентов: 50 (тонкий клиент)

Количество видов документов — 50

Количество вводимых документов в день — до 100