«РКС-энерго» с помощью Docsvision снизила объем бумажных документов на 70%

2018: Обновление СЭД; снижение объема бумажных документов на 70%

Компания «РКС-Энерго», гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Ленинградской области, 2 апреля 2018 года объявила о снижении объема бумажных документов на 70% — таковы итоги внедрения системы электронного документооборота Docsvision, которая последовательно развивается в компании уже 5 лет. Другой важный момент, который удалось решить с внедрением СЭД — упорядочивание всех поступающих документов.

Предпосылки и задачи

До внедрения системы электронного документооборота пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а количество документов могло достигать нескольких тысяч в месяц. Поэтому первоочередной задачей внедрения СЭД было снижение объема бумажных документов и, как следствие, ускорение обмена документами между офисами.

Ход проекта

Процесс перехода на безбумажный документооборот компания запустила еще в 2012 году, внедрив СЭД на базе Docsvision 4.5, в которой, помимо регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, были автоматизированы служебные записки, согласование договоров и соглашений. Отдельный большой блок документов энергокомпании — это обращения от граждан-потребителей электроэнергии и организаций.

Благодаря проекту компании «Диджитал Дизайн» удалось сократить время на делопроизводство, исключить потерю документов, повысить контроль за процессом согласования и исполнения, сократить расходы на пересылку бумажных документов.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Но внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, далее последовало внесение изменений во внутренние бизнес-процессы, продолжаются работы по модернизации и развитию системы.

Обновление СЭД

По данным на 2 апреля, в компании завершился проект по обновлению платформы с целью ускорения работы системы, и все сотрудники работают в последней версии Docsvision 5.4.

Электронный документооборот возможен только при условии, что компания ведет планомерную работу в этом направлении. Мы запустили этот процесс еще в 2012 году. В течение 5 лет осуществлялась регулярная техническая поддержка системы, в рамках которой разрабатывались новые типы документов, расширялись функции для решения актуальных задач и удовлетворения потребностей пользователей. В 2017 году, в результате расширения предъявляемых к программе требований, потребовалось обновление платформы, — рассказал директор по информационным технологиям «РКС-энерго» Евгений Викторов.

По его словам, быстро перевести бизнес-процессы практически в систему Docsvision 5.4 помогли специалисты "Диджитал Дизайн", которые все это время осуществляли техническую поддержку платформы.

Планы по развитию СЭД

Следующим крупным этапом развития системы электронного документооборота станет организация юридически значимого обмена неформализованными электронными документами путем интеграции СЭД Docsvision c операторами ЭДО. Таким образом, компания сможет обмениваться любыми неформализованными внешними и внутренними документами с поставщиками, партнерами, клиентами, удаленными подразделениями, не выходя из системы Docsvision, с применением квалифицированной электронной цифровой подписи.

2012: Внедрение СЭД на базе DocsVision

Digital Design завершила проект по внедрению системы электронного документооборота на базе DocsVision 4.5 для ООО «РКС-энерго».

Решение

В рамках проекта команда ИТ-интегратора автоматизировала обработку входящей и исходящей корреспонденции, согласование договоров, приказов и распоряжений. Новая СЭД, в которой работают более 100 пользователей, обеспечила прозрачность процессов документооборота и контроль исполнения поручений.

Стоит напомнить, что ранее предприятие эксплуатировало СЭД Дело.

Мнение

«В состав нашей компании входят 17 филиалов, расположенных в разных точках Ленинградской области, - пояснил Сергей Архипов, ИТ-директор, «РКС-энерго». - Объем информации, которой они обмениваются, постоянно растет, равно как и количество документов, обращающихся внутри подразделений. В связи с этим встал вопрос о смене установленной ранее СЭД, не соответствующей текущим требованиям к процессам документооборота в компании. В результате сравнения различных платформ мы сделали выбор в пользу DocsVision».

Олег Грешнев, директор департамента корпоративных систем, Digital Design, сказал: «Такой компании как "РКС-энерго", безусловно, необходима стабильность внутренних бизнес-процессов и, прежде всего, налаженная работа системы документооборота. Функциональность внедренного решения на базе DocsVision 4.5 полностью отвечает этим требованиям. За счет перевода многих внутренних документов в безбумажный вид, а также возможности рассылки электронных копий материалов, расходы компании на бумагу сократятся до 80%. Более того, существенная экономия времени и труда сотрудников на совершение операций по обработке и регистрации документов, поиск необходимой информации позволит значительно повысить общий уровень эффективности работы компании в целом».