«Радеж» перешла на электронный документооборот на базе платформы Docsvision

9 апреля 2018 года стало известно, что компания «Радеж» в конце 2017 года перешла на электронный документооборот на базе платформы Docsvision.

Предпосылки проекта

Стратегия активного развития сети, интенсивный обмен документами между магазинами и контрагентами привели к необходимости повысить эффективность этого процесса. При выборе системы учитывались такие факторы, как гибкость модификации, удобный интерфейс, успешный опыт внедрения СЭД в других компаниях Волгограда, итоговый бюджет проекта и прогнозируемые затраты на дальнейшую поддержку системы.

Торговая сеть "Радеж". Фото: bloknot-volgograd.ru

Ход проекта

После анализа предложений выбор был остановлен на российской платформе Docsvision, а помощь в проекте оказывала компания «Эркер». Проект развивался поэтапно: после разработки и согласования детального технического задания осенью 2017 года началось внедрение Docsvision 5.4. Ввод системы в эксплуатацию проходил в 5 этапов, после каждого проводилось обучение пользователей и адаптация системы в ходе опытной эксплуатации. Полностью настроена система была за 4 месяца, обеспечен доступ для более чем 200 сотрудников головного офиса компании.

Итоги проекта

В электронный вид переведена обработка входящих и исходящих писем, приказов и распоряжений, служебных записок, договоров. Реализованы сложные маршруты движения документов в ходе согласования. Одной из наиболее трудозатратных задач проекта было чёткое разделение документов на категории (более 150 категорий) и установка соответствия согласующих лиц, рассматривающих, исполнителей, контролёров, авторов, с последующей технической реализацией всего этого в СЭД. В зависимости от выбранной категории документа автоматически заполняются участники согласования, исполнители и рассматривающие лица и привязывается шаблон документа. Сроки от создания до полного завершения согласования документов сократились, повысилась прозрачность исполнения. За несколько месяцев было создано более 12 000 документов, 30 000 заданий, проведено 6 000 согласований. Для удобной аналитики и контроля настроено более 20 отчетов с возможностью фильтрации по различным параметрам.

В итоге: сократились потери документов, стал более прозрачным контроль их движения, контроль соответствия стандартам, появилась единая база, сохраняется история согласования. Одним из ожидаемых положительных эффектов стала экономия компанией средств на бумагу.TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями

Среди важных результатов проекта – не только перевод в электронный вид процессов документооборота, но и дополнительное удобство взаимодействия в ходе рабочего процесса. За счёт ухода от множества рутинных операций выросла производительность сотрудников.

Отдельное внимание было уделено работе с заданиями, которые ставятся в СЭД. Благодаря специально настроенному процессу почтовой рассылки, сотрудники более 100 магазинов и производств, даже если у них не установлена Docsvision на рабочем месте, получают задания из СЭД в почту. А учитывая необходимость совместного обсуждения проектов документов, специально разработано и настроено отдельное приложение-чат, которое позволяет в едином интерфейсе вести обсуждение нескольких документов, без необходимости открывать их отдельные карточки в СЭД.

В планах у компании – дальнейшее развитие системы и интеграция её с учетными системами и программами, которые функционируют в компании разрозненно (1С, Мicrosoft Axapta).

«Ранее все документы печатались или копировались на бумаге и передавались на согласование, подписание и хранение в печатном виде. Это сотни документов в день. Велось большое количество бумажных реестров для передачи документов из подразделения в подразделение. Требовался ежедневный контроль движения документов – и все равно были потери и задержки. По результатам проекта очевидна экономия рабочего времени сотрудников на создание, передачу, сверку, поиск документов. Сотрудники довольно быстро освоили систему и эффективно в ней работают. Кроме того, система гибкая – если мы оптимизируем бизнес-процессы, в СЭД можно быстро внести нужные изменения». Анастасия Юнда, начальник отдела корпоративной политики ООО «Радеж», руководитель проекта по внедрению электронного документооборота