| Заказчики: Российская академия государственной службы при Президенте РФ, РАГС Подрядчики: WebSoft (ВебСофт Девелопмент) Продукт: Websoft HCM (ранее WebTutor)Дата проекта: 2009/08 — 2010/06
|
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы дистанционного обучения
|
1. Описание организации
1.1 Отрасль, в которой работает организация
Образование
1.2 Территориальная распределенность
Студенты РАГС проживают во всех регионах России. Академия расположена в Москва. Имеет два филиала в Воронеже и Владимире.
1.3 Численность
Численность пользователей системы в настоящий момент более 1200 человек. Планируется дальнейшее увеличение численности пользователей.
1.4 Категории лиц, являющиеся пользователями системы
- Слушатели и студенты академии
- Профессорско-преподавательский состав
- Специалисты по учебно-методической работе
- Руководители структурных подразделений
2. Решаемые проблемы/ Поставленные задачи
2.1 Для реализации каких требований внедрялась система
- Создать учебный информационный портал для организации коммуникаций между обучающимися в Академии, преподавательским составом и администрацией
- Разгрузить аудиторный фонд академии благодаря переводу части учебных мероприятий в дистанционную форму.
- Повысить удобство процесса обучения и повышения квалификации специалистов, особенно из регионов удаленных от Москвы
- Повысить гибкость взаимодействия студентов-заочников со специалистами академии
- Повышение эффективности планирования и контроля учебных процессов
- Создать корпоративный портал для переведения ряда документационных и информационных процессов в web.
- Создать электронную библиотеку с полнотекстовым поиском, встроенную в портал
2.2 Какие процессы должны были быть автоматизированы
- Организация электронного дистанционного обучения и тестирования студентов и персонала ВУЗа.
- Обеспечение работоспособности средств внутренней коммуникации (блоги, форумы, чаты, конкурсы, новости и т.д.)
- Администрирование процесса обучения, включая как аудиторные занятия, так и электронное дистанционное обучение
- Предоставление обучающимся доступа к Электронной библиотеке через интернет.
- Передача знаний и опыта, накопленных профессорско-преподавательским составом академии
2.3 Каковы были критерии успешности на этапе планирования
- Дружественный интерфейс системы
- Подключение пользователей к Учебному порталу вне зависимости от их местонахождения
- Неограниченное число пользователей системы ДО
- Управление доступом пользователей к Учебному порталу
- Стабильная работа системы
2.4 Как формировался план проекта
Появилась потребность в переводе части учебных мероприятий в дистанционную форму. Компанию WebSoft порекомендовали специалисты компании «Лаборатория Мультимедиа», которые создавали электронные курсы для Академии, после чего был произведен сравнительный анализ функций различных программных продуктов, с целью выбрать такой из них, который позволит обеспечивать наиболее эффективную и комфортную организацию учебного процесса, а также оптимальное администрирование обучения – в результате была выбрана система WebTutor.ИТ-директор «Роснефти» Дмитрий Ломилин выступит на TAdviser SummIT 28 ноября 
3. Параметры проекта
3.1 Сроки реализации и основные этапы проекта
- Начало проекта (формулировка ТЗ, проведение конкурса) – лето 2009 года
- Установка системы на оборудовании РАГС – сентябрь 2009 года
- Настройка системы и ее интеграция с ИТ- системами РАГС – сентябрь 2009 года.
- Наполнение системы контентом силами РАГС, а также силами привлеченных внешних разработчиков. Сентябрь 2009 – в настоящее время.
- Установка модуля «Электронная библиотека» Июнь 2010 года.
3.2 Команда проекта со стороны заказчика
- Руководитель проекта
- Администратор образовательного портала – 1 человек
- Специалист по разработке электронных курсов - 1 человек
- IT-специалисты – 2 человека
3.3. Основные трудности, возникшие в ходе проекта
Многие преподаватели очень неохотно делились материалами своих лекций для разрабатываемых электронных курсов по их дисциплинам Интеграция с AD и 1С Кадры заняла время в силу необходимости согласования проекта Заказчиком с компанией, обслуживающей 1С.
3.4. Соответствовали ли временные и финансовые затраты ранее запланированным
В целом, да. Единственная причина, по которой запланированные ресурсы были скорректированы это возникшая потребность в дополнительных доработках системы с целью ее более полного соответствия бизнес-процессам академии.
3.5. Какие ограничения ИТ - инфраструктуры сказались на проекте
Никаких существенных ограничений не было, т.к. все необходимые требования к ИТ-инфраструктуре были учтены на этапе планирования. При запуске электронной библиотеки возникли проблемы с движком полнотекстового поиска ввиду его программной несовместимости с серверным ПО РАГС. Проблема решается в настоящее время.
4. Развитие проекта
4.1 Планы развития (автоматизация каких процессов еще планируется)
- Дальнейшая разработка электронных курсов и тестов.
- Внедрение модуля системы «Электронный деканат»
- Использование технологии Виртуального класса для проведения on-line семинаров и консультаций
- Использование опросов и голосований для получения обратной связи от обучаемых
- Автоматический сбор отзывов об электронных курсах
- Более активное использование форумов и чатов для обмена мнениями
- Создание учебных планов и расписания занятий непосредственно в системе
4.2 Наполнение контентом. Как решается проблема.
Разрабатываются электронные курсы по учебным предметам, преподаваемым в академии. Содержание всех курсов разрабатывается с привлечением преподавателей, выступающих в роли экспертов, а техническим воплощением курсов занимаются специалисты академии, осуществляющие верстку курсов в редакторе CourseLab.
4.3 Команда для поддержки и развития системы
Ведет проект ИИТОН РАГС – институт, отвечающий за развитие ИТ в Академии. Портал сопровождают сотрудники отдела АСУ и веб-технологий (3 человека), методическая работа – У.М.Отдел сопровождения ДО (2 человека), разработка курсов – 2 человека, Электронная библиотека – 1 человек, менеджер проекта – 1 человек.
5. Результаты проекта
5.1 Достигнутые результаты
- Образовательный портал РАГС доступен через сеть Интернет для всех слушателей академии, в т.ч. из регионов (1200 пользователей)
- Собственными силами создаются электронные курсы. (свыше 100 электронных обучающих курсов и тестов)
- Началось обучение в дистанционной электронной форме (переподготовка, повышение квалификации, высшее образование, МВА)
- Проведены первые мероприятия в форме вебинара для студентов различных форм обучения (более 50 вебинаров)
- Положено начало созданию электронной библиотеки
- На портале создана адресная книга с контактами преподавателей и специалистов Академии
- Стало удобно создавать отчеты по результатам обучения
5.2 Экономическая эффективность
В настоящий момент рано говорить об экономической эффективности проекта, т.к. использование системы осуществляется в тестовом режиме. При этом существенный экономический эффект ожидается и согласно плану он будет возрастать с течением времени, вследствие того, что разовые затраты на приобретение и внедрение системы будут окупаться, а затем и приносить как финансовые, так и организационно-технические дивиденды.
5.3 Наиболее значимые результаты
Запоминающееся - первые отзывы слушателей, восхищенных тем, как удобно работать с курсами. Наиболее значимые - в ноябре 2009 года в РАГС никто не знал о том, что такое образовательный портал. Сейчас все критикуют или хвалят отдельные его сервисы, курсы, траектории обучения, говорят по поводу дизайна и паролей, осваивая Live@edu, интегрированную с порталом. Главное в том, что портал стал реальностью, люди в Академии работают в нем и приняли его как часть своего мира.
5.4 Реакция сотрудников и студентов академии на внедрение системы
Тяжело было первые полгода, особенно трудно было изменять в сознании кафедр, что теперь они могут и должны работать по-другому. Теперь идет активный прирост пользователей системы, курсов и тестов. Идет обучение студентов, преподавателей, методистов работе на портале.
5.5 Обратная связь от менеджмента по итогам внедрения системы
В целом руководство РАГС удовлетворено сотрудничеством с компанией WebSoft. У компании динамичная политика развития продуктов, внимательное отношение к ВУЗу, профессиональная техподдержка, грамотный менеджмент. Внедренная система уже позволила решить многие поставленные задачи.
6. Дополнительная информация
Интервью И.Ф. Демидова, руководителя ИИТОН РАГС, журналу «Технологии развИТия»
Как появлялся Образовательный портал РАГС
В 2008 году, когда в Академии создавался Учебно-научный центр информационных технологий, перед ним была поставлена задача изучить ведущий опыт вузов, в первую очередь, российских, в области информационных образовательных технологий и предложить решения, которые можно было бы достаточно быстро, но эффективно внедрить в образовательный процесс и систему его управления. После нескольких месяцев работы стали очевидны и выкристаллизовались основные направления деятельности центра, соотнесенные с Программой развития ИТ в РАГС на 2009-2012 годы.
Направление развития веб-представительства не просто было одним из постулатов Программы. К тому времени мало хорошего можно было услышать, в частности, о сайте РАГС, более всего он напоминал информационную свалку, по которой бродили учащиеся, партнеры и сотрудники Академии в поисках нужной информации. Более того, помимо головного сайта в РАГС вообще не было специфического ресурса, в первую очередь, информационно-методического характера, ни для сотрудников, ни, что более важно, для обучающихся в Академии. Требовала замены устаревающая система дистанционного обучения "Прометей", росли потребности и ставились новые задачи в области электронного обучения, нужен был еще и коммуникационный ресурс для студентов, преподавателей, методистов.
В то же время было понятно, что большинство этих задач в вузах решает специфический сервис - учебный, образовательный, информационный или корпоративно-учебный портал. Все предпосылки для создания такого ресурса в РАГС сложились четко: были поставлены новые задачи, требующие решения, вуз вышел на новый уровень понимания информационных технологий как основной движущей силы обеспечения качества и развития конкурентоспособности. Ни внедренцы, ни учебные подразделения еще не пришли на тот момент к пониманию объемности и глубины этих задач, а время требовало пожертвовать гигантскими масштабами архитектуры системы в пользу времени и темпа - вуз задыхался без подобного портала. Поэтому после раздумий отказались от дорогостоящей и очень небыстрой разработки на IBM-овской Web Sphere. Стали искать решение гибкое, быстрое и - чего скрывать - недорогое. При этом оно должно было быть российским, с возможностью получать доработки и обновления от разработчика, да и просто с лояльным отношением разработчика к Академии. Помогли коллеги из ярославской Лаборатории Мультимедиа, которые консультируют нас уже много лет по развитию дистанционного обучения. Глава ЛММ Валерий Леонтьев, тщательно изучив ситуацию в РАГС, помог в создании ТЗ на новый портал и СДО. Был открытый конкурс, мы ждали серьезной конкуренции поступивших заявок, но чистая победа оказалась за российской компанией «ВебСофт» и ее продуктом WebTutor.
Кажется, не прогадали (скрещиваем пальцы). Весь 2009-ый работали над замыслом портала и его реализацией, и в ноябре резюмировали - продукт получился еще немного сырой, но вроде бы ничем не уступает лучшим аналогам в российских вузах. А ребята из ВебСофта пока очень радуют нас тем, что вокруг созданного портала начинают разворачиваться все новые и новые модули, написанные, в том числе, специально по нашему заказу. Все время мониторя рынок, мы потихоньку радуемся, что решение остается нам пока "по карману" по сравнению со многими подобными продуктами. Хорошая политика развития, внимательное отношение к вузу, техподдержка, грамотный менеджмент – пока период «влюбленности» в WebSoft и их продукт не прошел.
Созданный портал, да и вообще система веб-представительства, изначально была нацелена на решение первоочередной задачи – развести по веб-ресурсам целевые группы, не перегружать сайт РАГС избыточной и ненужной информацией. Теперь удалось создать новый сайт РАГС и кольцо сайтов как общий презентационный и информационный ресурс Академии и ее подразделений; закрытый корпоративный портал (брат-близнец образовательного портала, построенный также компанией ВебСофт) для сотрудников Академии; наконец, специальный образовательный (учебный) портал для обучающихся в Академии.
Программно оба портала неплохо вписались в среду Академии, при построении корпоративного была проведена интеграция с другими информационными системами РАГС (1С и Active Directory), содержащими информацию о сотрудниках. В ноябре 2009 года были проведены сразу несколько пилотных проектов, в том числе, задействоваших во всю мощь одну из основных функций портала - учебную. Ряд групп Академии получили дистанционный доступ к порталу и прошли обучение с использованием всех возможных на тот момент дистанционных образовательных технологий.
Учебный или Образовательный?
Конечно, учебный. Этот портал предназначен, в первую очередь, для того, чтобы учить и сопровождать обучение - имеется в виду активный E-Learning и поддержка самостоятельной работы студентов и слушателей. Адепты испытанного "Прометея" сослужили порталу хорошую службу, заставив команду внедренцев в первые месяцы хорошенько изучить его возможности как системы дистанционного обучения и доказать его колоссальное превосходство над работавшей ранее СДО (которой вообще-то нужно сказать большое спасибо - она много лет честно "ковала" доспехи современных образовательных ИТ в Академии).
В портал встроен мощный модуль "Учебный центр", который позволяет серьезно администрировать учебный процесс в значительной его части. Курсы и образовательные программы, построенные по модульному принципу, отвечают требованиям современных стандартов и могут осваиваться в балльно-рейтинговой системе. Разделение ролей позволяет пользователям портала быть не только администраторами и обучающимися. Функции тьюторов, организаторов обучения, доступные в предыдущих системах ДО, также в полной мере реализованы на портале. Аутентификация пользователей и иерархическая структура учебных подразделений позволяют гибко администрировать портал. Например, назначить всем первокурсникам электронный курс "Философия", всем заочникам магистратуры разместить расписание их сессий, а учебник кафедры политологии сделать видимым только для преподавателей этой кафедры.
Какие образовательные средства доставки контента использует портал? К ним относятся электронные курсы, электронные тесты, форумы, новостные и текстовые разделы, чаты, вебинары - ничего свыше этого пока и не придумано... Ну разве что онлайновая видеоконфренцсвязь, которая, на самом деле, в значительной степени воспроизведена в вебинарах. Да технологии ситуационного группового моделирования...
Личные кабинеты преподавателей, репозитории книг и тестов делают портал одним из основных мест работы студента в режиме самостоятельной работы. А такие модули, как "Управление знаниями", позволяют строить визуальные модели базы знаний кафедр и институтов.
Почему же портал называется образовательным? Безусловно, его функции шире, чем учебные. Тот же всемирно известный сервис Microsoft Live@edu, своего рода, мировая студенческая социальная сеть, интегрированная в портал, это основная возможность общаться пользователям портала, совместно работать с документами, вести календарь мероприятий, участвовать в группах. Портал остается ключевым информационным сервисом для обучающихся: базы знаний, электронные библиотеки, новости, материалы кафедр - все это позволяет порталу не только учить, но и исполнять организационную, информационную, методическую функцию. Что и делает его образовательным - в более широком смысле этого слова.
Портал сегодня...
Статистически на портале сегодня зарегистрировано почти 1500 пользователей. Это те, кто хотя бы раз заходил на портал, кто-то почитать новости, кто-то посмотреть вебинар, а кто-то обучиться по целой программе. Немного, если учесть, что в Академии ежегодно проходит обучение свыше 20 тысяч пользователей, но, наверное, простительно для первого года жизни портала. И еще впереди основная работа с Институтом высшего профессионального образования, с Высшей школой управления, но главное, что работа эта началась и идет она, как нам кажется, в нормальном темпе и направлении.
С точки зрения той же статистики на портале сегодня уже более сотни электронных обучающих объектов. Но это как посмотреть. Например, масштабных электронных учебников по программам высшего образования пока так и остаются единицы - работа идет непросто, а вот модулей для ДПО становится все больше, счет проведенных вебинаров вообще с весны этого года пошел на десятки, и ряд кафедр уже пытаются вести их сами. Десятки тестов также пополняют базу знаний портала, пассивных учебно-методических комплексов только за июнь было добавлено целыми списками полутора десятками кафедр. И все равно эта работа находится еще в самом начале. База знаний каждой кафедры пока исчисляется единицами, в лучшем случае, парой десятков объектов. Если учесть, что только программ высшего и дополнительного образования у нас не менее двух сотен, становится понятно, что огромное количество программ только начинают размещаться на портале.
А все-таки приятно пополнять эту базу новыми документами и учебными объектами кафедр каждую неделю. Это очень хороший темп развития проекта. Два года назад мы могли лишь мечтать об этом.
