РусГазИнжиниринг (Directum (СЭД/ECM-система))

Проект:

Внедрение системы DIRECTUM в компании ООО «Управляющая компания «РусГазИнжиниринг»

Используемые решения и сервисы:

• Базовые модули
• Канцелярия
• Управление совещаниями
• Управление договорами
• DIRECTUM Storage Services

История проекта

Структура компании ООО "Управляющая компания "РусГазИнжиниринг", объединяющая в себе технологические, проектные, конструкторские, производственные, и другие подразделения. обеспечивает оптимальную для заказчика реализацию проекта, независимо от его масштаба, сроков введения объекта в эксплуатацию, гарантируя оптимальное использование финансовых средств. Управление компанией такого масштаба подразумевает развитие инфраструктуры с использованием передовых научно-технических разработок.

В июне 2007 года ООО "Управляющая компания "РусГазИнжиниринг" и компания ТANAIS заключили договор на поставку и внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft 2.3 т

На первом этапе проекта специалисты компании ТANAIS провели обучение ведущих пользователей системы. Далее были внедрены Базовые модули, модули Канцелярия, Управление совещаниями, Управление Договорами, а также будет внедрена служба хранилищ DIRECTUM Storage Services. Сотрудники удаленных подразделений компании "РусГазИнжиниринг" получили возможность работать в системе через сервер веб-доступа.

В реальных условиях были отработаны и оптимизированы процессы согласования и утверждения документов в системе (согласование служебных записок, заявок на оплату). Для документов, требующих неизменности содержания и подтверждения авторства, применяется электронно-цифровая подпись. Ее использование облегчает и ускоряет процессы согласования официальных документов, высвобождает время ответственных лиц для более значимых задач.

В Канцелярии, с ее большим объемом документооборота, автоматизирована регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе, приходящей и по электронной почте. Далее документы направляются пользователям уже в электронном виде, а бумажные оригиналы подшиваются в дело. Таким образом, документы не теряются и не копируются для рассылки.

Реализованы принципы пообъектного (проектного) учета документов и технической документации. Для осуществления инвестиционно-строительной деятельности требовалась упорядоченная работа с большим объемом договорных документов, требующих регистрации и согласования. В модуле Управление договорами эта возможность в соответствии со спецификой организации полностью реализована.

Автоматизирован процесс проведения совещаний на базе модуля «Управление совещаниями». Эта необходимость возникла по причине регулярных еженедельных совещаний, посвященных планируемым проектам и подведении итогов исполнения решений прошлых совещаний. Налажены типовые маршруты, что значительно регламентирует и облегчает организацию проведения совещаний, а также – контроль за исполнением решений совещаний его участниками или назначенными лицами. Модифицированы формы документов, встроенных в этот процесс, в привычный, используемый ранее вид.

Развитие проекта

После завершения проекта, компания ТАНАИС заключила договор на поддержку системы. Дальнейшее развитие проекта в "РусГазИнжиниринг» предполагает увеличение 50 лицензий DIRECTUM до 150-200 лицензий.

После завершения внедрения системы DIRECTUM, компания ТANAIS и компания "РусГазИнжиниринг" планируют активное постпроектное сотрудничество.