Оптимизация работы офисов ГК «Русская Платина» в различных часовых поясах

Ситуация

ГК «Русская Платина» - один из ведущих производителей металлов платиновой группы, имеющий более 500 тонн подтвержденных запасов металлов платиновой группы, что делает компанию одним из лидеров рынка платины как в России, так и в мировом масштабе.

В состав группы компаний «Русская Платина» с 2007 года входит ОАО «Артель старателей «Амур», разрабатывающая месторождение Кондер в Хабаровском крае. В 2009 г. в группе компаний была выбрана стратегия развития платинового бизнеса. С целью расширения минерально-сырьевой базы в апреле 2011 г. была приобретена OOO «Черногорская ГРК», владеющая лицензией на разведку, добычу и производство цветных и драгоценных металлов на Черногорском месторождении (Красноярский край). В тот момент была сформирована ГК «Русская Платина» и проведена реорганизация управления компанией.

Однако эффективной управленческой деятельности компании мешала широкая территориальная распределенность и разница в часовых поясах: офисы ООО «Русская Платина» и ООО «Черногорская ГРК» располагаются в Москве, управление дочернего общества ОАО «Артель старателей «Амур» находится в городе Хабаровск, производственные участки и перевалочные базы находятся на севере Хабаровского края и Якутии. Временной пояс Хабаровского края +7 часов от Москвы. С такой разницей в рабочих часах между подразделениями затягивалось согласование документов и договоров, возникали трудности с контролем исполнения поручений и задач, кроме того возникла потребность в организации надежного хранения документов. Таким образом необходимо было создание единого информационного пространства между всеми подразделениями ГК «Русская Платина» в различных часовых поясах.

В первой половине 2012г. в ГК «Русская Платина» был проведен анализ существующих решений по автоматизации документооборота и контроля исполнительской дисциплины. Критериями оценки будущей ECM служили:

• Гибкость платформы, обеспечивающая возможность доработки решения с учетом дальнейшего развития группы компаний;
• Высокая отказоустойчивость и оперативность работы системы с большим объемом данных в территориально распределенных подразделениях;
• Возможность встраивания системы в существующую ИТ инфраструктуру (интеграция с 1С: Управление Производственным Предприятием);
• Функциональность;
• Масштабируемость;
• Работа через WEB-клиент;
• Сжатые сроки реализации проекта внедрения;
• Стоимость внедрения, сопровождения системы;
• Высокий уровень профессионализма и сервиса компании-интегратора и разработчика СЭД.

Обоснование выбора

ГК «Русская Платина» была выбрана система управления документами и задачами ТЕЗИС, которая полностью удовлетворила запросы по всем критериям.

«Группа компаний «Русская Платина» на момент обращения к нам уже имела долгосрочную стратегию развития бизнеса. Поэтому выбирая ЕСМ они закладывали в критерии подбора то, что хотят видеть в ее основе достаточно гибкую платформу, масштабируемую под развитие бизнеса и под новые бизнес-процессы. Система ТЕЗИС удовлетворяет этим требованиям, так как обладая готовой широкой функциональностью, построена на мощной платформе уровня предприятия СUBA, которая позволяет реализовывать различные задачи, как связанные, так и не связанные с документооборотом и развивать систему до любого уровня. Также на уровне платформы обеспечивается поддержка работы со всеми типами клиентских устройств и сред — обычные десктоп- и веб-клиенты, разнообразные мобильные гаджеты с разными мобильными ОС, что немаловажно для легкой интеграции системы как в офисных , так и в мобильных устройствах» - замечает руководитель направления ЕСМ «ТЕЗИС» Ласкин Иван

.

Убедиться в высокой отказоустойчивости системы и оценить оперативность работы с большим объемом данных помог референс-визит представителей ГК «Русская Платина» в компанию со схожей территориально-распределенной структурой, где уже была внедрена система ТЕЗИС. Сталкиваясь с похожими задачами представители общались как с управляющим персоналом, так и с людьми на местах. Хорошие отзывы о работе в системе, удобном интерфейсе и высоком уровне взаимодействия с разработчиком окончательно убедили представителей ГК «Русская Платина» в правильности выбора ЕСМ системы.

Директор по информационным технологиям группы компаний «Русская Платина» Сергей Бычков отмечает: «Немаловажной характеристикой для нас являлась возможность работы ЕСМ через тонкий клиент. Это позволяет, во-первых, оптимизировать наши серверные мощности, во-вторых, получить доступ к нужным данным с любого места без привязки к стационарному компьютеру, с мобильных устройств, планшета – с чего угодно. Полноценный web-клиент реализованный в системе ТЕЗИС также позволил нам сэкономить существенные средства на этапе внедрения решения, поскольку не требовал работ по развертыванию и настройке системы на рабочих станциях. Это в целом облегчило работу ИТ-службе при сопровождении ЕСМ» .

Решение

В августе 2012 г. начались работы по проекту. Был проведен предварительный анализ бизнес-процессов и документооборота управляющей компании (Москва) и дочернего общества «Черногорская ГРК» (Москва), осуществлена настройка и выработка технологических схем движения документов. Уже в октябре 2012 года система ТЕЗИС была запущена в опытную эксплуатацию в Москве, а в декабре 2012 г. в ОАО «Артель старателей «Амур» (Хабаровск).

Весь спектр работ по внедрению, и настройке системы , а также обучению пользователей осуществлялся специалистами компании-разработчика Haulmont (Хоулмонт). Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

В рамках проекта решались следующие задачи: организация стандартизированных процессов создания, регистрации и согласования документов, распорядительной документации и договоров, ускорение процесса доставки документов в структурные подразделения, сокращение объема работ по тиражированию документов в канцелярии, создание единого хранилища документов с разграничением прав доступа к документам между пользователями, решение вопросов защиты информации и переход к электронному документообороту.

Кроме того, в рамках построения единого документооборота в дочерних обществах, было учтена потребность как построения сквозных процессов документооборота (когда согласование начинается в одном офисе, а заканчивается в другом), так и возможность использования локального документооборота, не связанного с другими системами. Такими образом были минимизированы риски простоя в работе. Т.е. если происходит сбой на московских серверах, Хабаровск продолжает работать в своей локальной системе, при этом все данные у них есть, они могут вводить и согласовывать, не ожидая, когда в Москве наступит утро и там решат проблему.

Немаловажной задачей был контроль деятельности удаленных подразделений. Сложность этой задачи была обусловлена большой временной разницей (до семи часов) в графиках работы между управляющей компанией и дочерними обществами.

Мало какой проект внедрения документооборота обходится без интеграции с учетной системой, поскольку система документооборота не может жить вне общего информационного пространства и существует на основе справочников. В данном случае решалась задача интеграции с 1С:Управление Производственным Предприятием, достаточно сильно модифицированной внутренними силами заказчика. Следующая задача - это необходимость встраивания системы в существующую инфраструктуру. На момент внедрения IT-инфраструктура в ГК «Русская Платина» уже была сформирована, были закуплены сервера, выбрана стандартная серверная ОС. Благодаря кроссплатформенности и невысоким требованиям к серверным ресурсам со стороны ТЕЗИС, ЕСМ была безболезненно внедрена в сложившуюся инфраструктуру.

Результат

В результате проекта внедрения ЕСМ ТЕЗИС в ГК «Русская платина» была проведена плановая интеграция всех сотрудников в единую информационную среду. Таким образом была решена проблема большой территориальной распределенности подразделений ГК и существенной разницы в рабочем времени.

«Сейчас гораздо меньше ощущается временной разрыв, например, между Хабаровском и Москвой. Люди в Хабаровске не чувствуют себя полностью оторванными, они могут решать свои вопросы по согласованию документов, по решению каких-то задач гораздо оперативнее, чем раньше это делали по бумажной или электронной почте» - отмечает Сергей Бычков.

Управляющая компания в Москве получила важный инструмент контроля деятельности сотрудников удаленных офисов. Существенно усилился контроль исполнения поручений благодаря возможности отслеживать сроки движения документов по процессам в системе ТЕЗИС.

Удаленные от центра подразделения получили возможность запуска сквозных процессов – когда карточка документа во время согласования может много раз менять систему приписки. То есть начинается процесс в Хабаровске, согласуется несколько раз с руководителями хабаровского офиса, дальше уходит в Москву, может происходить несколько итераций согласования как внутри Москвы, так и с возвратом обратно в Хабаровск. После согласования договор утверждается и остается как в хабаровской системе, так и в московской.

Решая достаточно масштабные задачи ECM ТЕЗИС гармонично стала частью общего ИТ-ландшафта предприятия. Будучи реализованной на универсальной платформе СUBA для создания бизнес-приложений, ЕСМ обладает широкими возможностями по интеграции с другими системами, что и было продемонстрированно успешной интеграцией с учетной системой.

Сочетание классических подходов к автоматизации задач делопроизводства и контроля исполнения с современными требованиями к надежности и безопасности позволили ЕСМ ТЕЗИС решить различные бизнес-задачи, связанные с обработкой документов и создать объединяющую информационную среду для компании с офисами в различных часовых поясах.