Заказчики: Славнефть-Мегионнефтегаз (СН-МНГ) Москва; Нефтяная промышленность Подрядчики: МайТэк (Major Technologies Group, MT Group) Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)Второй продукт: Directum: Управление закупками (Управление тендерами) Третий продукт: Directum Solo Дата проекта: 2015/08 — 2017/02
|
Технология: SRM - Управление взаимоотношениями с поставщиками
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
Содержание |
2017: Внедрение мобильного управления
17 марта 2017 года компания «МайТэк» сообщила о внедрении мобильного управления процессами в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» с помощью Directum Solo.
С течением времени в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» появился вопрос удаленного управления процессами во время нахождения руководителей в командировках и на деловых встречах. Требовалось обеспечить оперативный доступ к необходимым документам, папкам, заданиям системы Directum вне рабочего места, в том числе в offline-режиме при отсутствии подключения к интернету.
Компания «МайТэк» предложила ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» решить поставленную задачу через внедрение Directum Solo – мобильного офиса руководителя. Предложение было одобрено.
С запуском в промышленное использование Directum Solo позволило топ-менеджерам на 100% контролировать все ключевые бизнес-процессы компании, а также обеспечило непрерывное движение работ за счет оперативного рассмотрения поступающих задач и документов. Приложение охватило все ключевые маршруты: процессы канцелярии, ОРД, обращения граждан, работу с договорными документами, согласование планов по тендерным процедурам, постановку и контроль поручений.
Использовать мобильное решение будут порядка 30 руководителей. Все процессы на платформе iOS уже настроены, ведется доработка для Android.TAdviser выпустил новую карту российского рынка информационных технологий: более 380 разработчиков и интеграторов
2016: Продолжение внедрения
Внедрение СЭД повысило прозрачность договорного процесса и обеспечило необходимый уровень безопасности документов. ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» (ОАО «СН-МНГ») – это современное нефтегазодобывающее предприятие с развитой производственной инфраструктурой.
Активная разработка новых месторождений, рост добычи нефти привели к увеличению объема документооборота. Для повышения качества взаимодействия сотрудников, а также опираясь на практику российского бизнеса и стандарты корпоративного управления, руководством была выбрана система электронного документооборота DIRECTUM. Она максимально удовлетворила задачам масштабируемости, а мощная адаптируемая под бизнес-процессы ECM-платформа и опыт внедрений вендора и партнеров в нефтегазовой сфере подтвердили правильность решения. Исполнителем работ выступил генеральный партнер DIRECTUM – компания ООО «МайТэк» .
Осенью 2013 года стартовали работы по внедрению. Первый этап проекта велся в двух наиболее значимых направлениях – автоматизация работы с договорными документами и создание электронного архива. В результате были автоматизированы бизнес-процессы по формированию, согласованию и регистрации договорных документов, их сканированию, контролю возврата и передаче в архив. Обеспечена защита договоров с помощью механизмов парафирования, штрих-кодирования и использования электронной подписи (ЭП). Настроена интеграция с кадровой системой «Персонал» в разрезе сотрудников, должностей и организационной структуры, а также с ERP-системой SAP в разрезе договоров и контрагентов.
Ощутив эффект от выполненных работ по внедрению СЭД DIRECTUM, руководством предприятия было принято решение о начале второго этапа автоматизации, целью которого стала автоматизация следующих бизнес-процессов:
- процессы канцелярии (рассмотрение входящих документов, подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем, исполнение и контроль поручений);
- работа с организационно-распорядительной документацией (разработка, согласование, регистрация, исполнение и хранение приказов/распоряжений и служебных записок);
- процессы подготовки и проведения совещаний, а также протоколирование результатов и контроль исполнения принятых решений;
- регистрация, рассмотрение, исполнение обращений граждан и организаций;
- подача, согласование и исполнение заявок на закупку, в том числе процессы по выбору контрагента;
- работа с документами, задачами через веб-клиент.
В едином информационном пространстве DIRECTUM будут работать порядка 1000 сотрудников предприятия.
В планах компании развитие и расширение функционала системы, в том числе внедрение бизнес решения «Управление показателями эффективности», которое позволит руководству работать с количественными оценками бизнес-процессов организации, накапливать статистику и наглядно отображать ее на контрольной панели.
2016: Развитие проекта
В 2015 году предприятие оформило 2,5 тыс. заявок на закупку и накопился большой объем сопроводительной документации. Управление закупками компании охватывает 800 пользователей в 14 территориально разнесенных филиалах и включает в себя множество контролируемых параметров:
- соблюдение сроков подачи заявок и потребностей;
- своевременность заключения договоров;
- процент исполнения потребностей и заявок;
- эффективность контрактования;
- процент проведения конкурентных закупок;
- воздействие инфляции.
Финансовые риски в сочетании с особенностями проведения закупочной процедуры на предприятии и высокой трудоемкостью подготовки аналитических отчетов способствовали принятию решения об автоматизации процесса.
Эксперты компании МайТэк совместно со специалистами ОАО «СН-МНГ» провели детальный анализ закупочных процессов предприятия. По результатам исследования заказчику было предложено решение «Управление закупками», разработанное на основе бизнес-решения «DIRECTUM: Управление тендерами».
В результате внедрения заказчик получил эффект, превосходящий ожидания:
- точность расчетов сумм заявок и потребностей;
- прозрачность закупочных процедур;
- полное оформление всех видов документов;
- соблюдение внутренних регламентов проведения закупочных процедур.
Итог этапа внедрения
Внедрение модуля «Управление закупками» позволило комплексно взглянуть на весь процесс закупочной деятельности и оценить, какие именно отдельные этапы требуют оптимизации. В рамках проекта внедрения актуализированы некоторые регламенты, при этом, система Directum стала удобным инструментом контроля их соблюдения. Исключен человеческий фактор ошибок в расчетах или неполнота предоставляемой документации.
Специалисты компании «МайТэк» совместно со специалистами ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» разработали отчеты, позволяющие отслеживать статус фактического исполнения заявок на закупку и анализировать общий план закупок. Сократилось время их формирования.
На 15 февраля 2016 года решение «Управление закупками» переведено в производственную эксплуатацию.