С января по декабрь 2019 года ECMGroup.Pro (ЕСМ Групп Про) осуществлял техническую поддержку системы электронного документооборота. Федерального агентства водных ресурсов и обеспечением соответствия ее функциональности требованиям нормативно-правовых актов РФ в части обмена документами в электронном виде, развитие решения.

2017

1 июня 2018 года компания «ECMGroup.Pro» сообщила о внедрении СЭД для Федерального Агентства Водных Ресурсов (ФАВР).

Кроме центрального аппарата и территориальных органов ФАВР в процессе документооборота также участвуют 50 подведомственных организаций, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и общественные объединения.

Предпосылки и цель проекта

Задачей проекта стала модернизация системы электронного документооборота. Основной предпосылкой внедрения платформы для СЭД была трудность, а иногда и невозможность найти на рынке труда специалистов по работе с СЭД на базе Lotus Notes, и как следствие сложность администрирования системы. Бизнес переходит на российское ПО, но отнюдь не массово

После рассмотрения специфики сферы деятельности Агентства, таких как письменные обращения граждан, запросы на предоставление информации, объёмная переписка, команда по внедрению пришла в выводу, что оптимальным решением станет замена СЭД на базе IBM Lotus Notes на платформу автоматизации бизнес-процессов Tessa от Синтеллект.

Ход проекта

Внедрение, адаптация и запуск платформы Tessa были проведены за 3 месяца.

Благодаря обязательному применению УКЭП (усовершенствованной квалифицированной электронной подписи), платформа обеспечивает юридической силой все исходящие документы, в том числе межведомственный электронный документооборот (МЭДО), обращения граждан, служебные записки (СЗ), организационно-распорядительную документацию (ОРД) и протоколы.

В ходе внедрения специалисты уделили особое внимание процессам межведомственного документооборота (МЭДО):

ознакомление и рассмотрение документов, а также контроль исполнения поручений;
точное следование внутренним нормативам оформления документов;
соответствие требованиям безопасности;
координация согласований для большого количества пользователей.

Итоги проекта

За первые полгода после внедрения обработано: более 200 обращений граждан, порядка 9000 входящих документов, свыше 3000 исходящих документов, около 200 служебных записок, 100 организационно-распорядительных документа, первые десять протоколов.

На июнь 2018 года все исходящие документы отправляются в электронном виде (МЭДО и электронная почта), в редких исключениях отправляются бумажные документы. В результате внедрения платформы Tessa, Заказчику предоставлен требуемый функционал, который отсутствовал в прежней СЭД, что позволило упростить администрирование СЭД. Также платформа повышает прозрачность действий пользователей и контроль исполнительской дисциплины, что положительно влияет на производительность.

Источник — «https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:%D0%A4%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D1%80%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D0%B0%D0%B3%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE_%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%BD%D1%8B%D1%85_%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%83%D1%80%D1%81%D0%BE%D0%B2_%D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8_(%D0%A0%D0%BE%D1%81%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%83%D1%80%D1%81%D1%8B)_(Syntellect_Tessa)»