Интервью TAdviser c начальником отдела сопровождения информационных систем ФГБУ «ВНИИКР» Валерием Антоновым

Валерий Антонов: ФГБУ «ВНИИКР» – это центральная лаборатория по карантину растений в России, руководящая сетью региональных филиалов и лабораторий, а также научный центр международного значения. Система электронного документооборота для нас – необходимый инструмент, но в связи со сложной организационной структурой и инфраструктурой Центра для эффективной работы решение должно соответствовать ряду важных требований.

До внедрения ELMA документооборот по большей части велся в ручном режиме. Нам требовалось оптимизировать процессы по согласованию и ознакомлению с документами сотрудников филиалов Центра, исключить возможность потери при передаче документов между отделами и обеспечить удобный поиск документов. Важной задачей было формирование единого реестра документов ФГБУ «ВНИИКР», создание банков данных и справочников, доступ к которым разграничен, требовался аналитический инструмент для мониторинга качества работы с документами во всех подразделениях.

Валерий Антонов: Нам требовалась система, которая способна автоматизировать сложные маршруты движения документов между Центром и большим количеством филиалов, а также позволяет настраивать и корректировать маршруты уже в процессе работы – после того, как система внедрена разработчиком. Мы понимали, что предусмотреть все аспекты документооборота в крупном федеральном учреждении заранее сложно. Если выбрать решение, которое не предоставляет возможности изменять рабочий процесс, придется либо работать с теми маршрутами документооборота, которые были автоматизированы на этапе внедрения, либо выделять бюджет на доработку системы.

Нам было важно избежать такого развития событий, поэтому приложение для электронного документооборота ELMA ECM+, которое работает на основе ВPM-системы для управления бизнес-процессами, стало для нас оптимальным решением. Возможность изменять и улучшать уже автоматизированные процессы без необходимости программирования и остановки работы системы стала определяющим фактором в пользу внедрения ELMA.Метавселенная ВДНХ 2.8 т

Кроме этого, для нас было важно иметь возможность использовать СЭД в качестве инструмента коллективного взаимодействия сотрудников. Это несколько больший функционал, чем можно требовать от системы электронного документооборота. В системе ELMA наши сотрудники получили возможность ставить и выполнять поручения по документам как в рамках выстроенных процессов, так и разово, между отдельными специалистами, обмениваться комментариями к документам и сообщениями. Кроме этого, интерфейс системы включает календарь для планирования рабочего времени, информационное окно со списком всех активных задач и другие полезные функции, которые помогают в работе.

Валерий Антонов: Нашей основной задачей была автоматизация основных маршрутов документооборота на этапе внедрения системы, чтобы в последствии, когда работа решения будет протестирована и отлажена, мы имели возможность прорабатывать другие необходимые нам маршруты документооборота в плановом режиме.

Прежде всего были автоматизированы процессы обработки внутренних документов, процесс согласования договоров, проработаны процессы работы с входящими и исходящими документами. Важно отметить, что настройка маршрутов движения документов – списков согласующих лиц, мест регистрации, атрибутов карточек документов и других параметров велась экспертами со стороны разработчика системы совместно со специалистами из группы внедрения, сформированной в ФГБУ «ВНИИКР» и состоящей из сотрудников Центра.

Валерий Антонов: Как я уже отметил ранее, ФГБУ «ВНИИКР» – это учреждение со сложной организационной структурой. В регионах России работает 21 филиал Центра. В связи с этим работа по настройке маршрутов движения документов внутри подразделений и между филиалами была трудоемкой.

На этапе внедрения возникали проблемы в корректной работе процессов, также обусловленные сложностью маршрутов. Мы проводили тестовые запуски, выявляли проблемы и настраивали процессы документооборота, чтобы обеспечить их корректное исполнение в системе.

Валерий Антонов: Важным этапом проекта стало формирование центра компетенций по автоматизации документооборота непосредственно в ФГБУ «ВНИИКР». Специалисты получили консультации разработчика по администрированию и настройке системы, что позволяет нам вести сопровождение системы и развивать решение. Так, уже на этапе внедрения наши специалисты самостоятельно реализовали возможность распечатки штрих-кодов документов в ходе реализации процессов документооборота, обеспечили выгрузку контрагентов из бухгалтерской учетной системы и подключение к системе 800 пользователей.

Валерий Антонов: Никаких особых сложностей не возникло, однако мы предприняли для этого необходимые меры. Сотрудники любой компании, будь то государственное или частное учреждение, часто с настороженностью относятся к внедрению новых ИТ-решений, и это абсолютно нормально. Есть сложившийся порядок работы, к которому все привыкли, поэтому новшества могут восприниматься с некоторой долей опасения. Чтобы ввод системы в эксплуатацию был максимально удобным для наших специалистов, еще на этапе внедрения системы совместно с сертифицированным партнером ELMA компанией «Метапрок» мы провели обучение и познакомили сотрудников с новым решением. Специалисты Центра смогли посмотреть, как работают процессы документооборота, как реализован обмен задачами и сообщениями, а также задать интересующие вопросы. Кроме этого, интерфейсы ELMA изначально ориентированы на простоту и удобство для пользователей, так что разобраться, как работать в системе электронного документооборота, сотрудникам было не сложно.