Как изменится опыт пользователей с обновлением дизайна СЭД ТЕЗИС и появлением умного поиска

В прошлый раз дизайн СЭД ТЕЗИС обновлялся 4 года назад, хотя в среднем дизайн ПО актуален примерно 5-7 лет. У продукта еще был запас прочности, но мы стремимся всегда быть на передовой во всех отношениях, поэтому пришло время перемен.

Мы основательно подошли к проектированию UI/UX и обратились к профильному агентству, которое провело аудит системы и дало рекомендации по интерфейсу и дизайну. Также мы, как и всегда, учитывали пожелания пользователей. В результате снизился порог входа в систему, сократилось количество кликов, необходимых для выполнения тех или иных действий, расширились возможности кастомизации внешнего вида. При этом сохранилась функциональность и принципы работы, так что пользователям не придется выходить из зоны комфорта и тратить время на адаптацию к новому дизайну.

Главный экран

На главном экране СЭД ТЕЗИС теперь находятся виджеты. Можно работать с готовой панелью или настроить ее в соответствии с индивидуальными предпочтениями. Добавлять, убирать и группировать виджеты без помощи администраторов или разработчиков. За счет этого каждый пользователь СЭД ТЕЗИС может получить быстрый доступ к тем функциям, которые нужны именно ему, или выполнить сложные действия с минимальными усилиями.

Внешний вид верхнего меню, кнопок, карточек и уведомлений стал интуитивно понятнее.

Быстрый доступ к документам и задачам

На главный экран СЭД ТЕЗИС можно вынести отдельные папки, которые используются чаще всего. Например, руководители будут сразу при входе в систему видеть документы или задачи, ожидающие решения. Выполнить нужные действия, например, согласовать или отклонить документ, можно прямо из виджета.

Также можно вынести на главный экран список всех назначенных пользователю документов и задач, отсортированных по сроку исполнения, карточки, помеченные как «важные», или список последних открытых карточек.

Инструменты визуализации: диаграммы, календарь, ежедневник

В формате диаграммы можно представить любой из настроенных в системе отчетов. С ним у пользователя СЭД ТЕЗИС всегда перед глазами будет актуальная информация, например, по входящим документам, журналам канцелярии или загрузке сотрудников.

Также можно вывести на главный экран СЭД ТЕЗИС календарь с подсвеченной актуальной датой и возможностью перехода в режим ежедневника. В нем пользователь видит документы и задачи, которые нужно выполнить к выбранной дате — это помогает четко соблюдать сроки.

Еще один виджет напоминает о днях рождениях сотрудников организации.

Заметки

Прямо в СЭД ТЕЗИС предусмотрена опция создания быстрых текстовых заметок — это в своем роде электронный аналог стикеров, которые люди приклеивают рядом с компьютером. Они позволяют держать перед глазами планы, напоминания или другую информацию. Особенно полезно, что в заметку можно добавлять изображения и ссылки, а также форматировать текст.

Составные команды

В прошлом году мы добавили в СЭД ТЕЗИС составные команды, которые объединяют сложную последовательность из нескольких действий в одной простой и быстрой форме. Допустим, для регистрации входящих документов достаточно будет заполнить простую форму из двух полей и нажать кнопку «Зарегистрировать» — после этого сразу будет создана частично заполненная карточка документа. Это сэкономит множество усилий делопроизводителям.

Раньше команды можно было ввести через голосового помощника или специальное окно. Теперь появилась опция вынести составные команды на главный экран в формате виджета — так использовать их стало еще проще. Каждый пользователь может настроить составные команды, необходимые именно ему.

Развитие технологий поиска

В СЭД ТЕЗИС появилась возможность использовать для поиска одну из самых популярных технологий в мире — базу данных Elasticsearch. С ней скорость поиска останется высокой даже при очень большом количестве документов — заказчики смогут масштабировать систему в соответствии со своими потребностями. Вдобавок к этому, Elasticsearch повысит релевантность результатов поиска, позволит искать по синонимам или учитывать возможность опечатки.

За счет заметного ускорения переиндексации функциональность поиска будет проще переносить при обновлении версии СЭД ТЕЗИС. В Elasticsearch индексы не нужно дублировать на каждый middleware-сервер, что особенно актуально для клиентов с большими кластерами. Плюс, не нужно тратить время на переиндексацию в случае повреждения данных на одном из серверов. Кроме того, Elasticsearch подходит для создания архивной базы данных за счет структурированного хранения данных в формате Json.

Итоги

• Обновление дизайна и механика виджетов упростит освоение системы и сэкономит много времени за счет сокращения количества кликов.
• Пользователи смогут настраивать рабочее пространство и выносить на главный экран те функции, которые им нужнее всего. Причем для этого не понадобится специальных навыков.
• Одна из приоритетных задач для СЭД ТЕЗИС — оставаться на острие технологий. Именно поэтому мы так тщательно подошли к выбору базы данных для поиска и остановились на одном из лучших решений в мире.