Ручной ввод, Excel и автоматизация сбора данных: Smart Forms улучшает практики BI

С одной стороны, важная для BI информация часто оказывается не заведена ни в одну информационную систему и требует анкетирования непосредственных участников процесса. С другой стороны, во многих организациях уже принята практика заполнения электронных таблиц в Excel, загрузка которых на BI-платформу также требует дополнительных усилий.

Реальность такова, что многие компании не просто хотят перейти к цифровому анализу данных и принятию решений на основе данных — это является реальной потребностью организации. Однако проекты автоматизации сбора отчетности могут длиться годами, а при отсутствии систем, автоматически фиксирующих данные о продажах, закрытых сменах, производстве и так далее, ручному вводу просто не остается альтернативы. А наше решение позволяет сделать его частью единого процесса сбора и анализа данных, — комментирует Семир Ахмед, владелец продукта Smart Forms.

Еще одна проблема, с которой сталкиваются аналитики — низкое качество собранных вручную данных. Иногда информация поступает в систему слишком поздно и оказывается уже бесполезной, а в других случаях многократные операции ручного ввода и обработки данных приводят к тому, что данные искажаются, в них появляются ошибки и повторы. Верификация введенных вручную данных — еще одна большая задача, решение которой требует дополнительных ресурсов и оттягивает момент, когда данные попадают на дашборд и могут помочь в принятии решений.

Smart Forms

Решение Smart Forms появилось на рынке еще в 2016 году как способ перевести в цифровой вид отчетность, которую сотрудники вводят вручную. При переходе от пересылки таблиц с данными по электронной почте к заполнению полей в веб-формах многим организациям удалось на порядок увеличить скорость получения данных, а также автоматизировать их верификацию.

В числе преимуществ Smart Forms:

• Скорость. Чем больше у компании отделов и филиалов, тем сложнее собирать любые показатели — от финансовых данных до параметров производственных процессов и данных о выполненных работах. В случае со Smart Forms сразу после ввода данные оказываются в хранилище и уже в следующую секунду могут быть использованы для задач аналитики.

• Верификация данных. Функционал Smart Forms позволяет установить для каждого поля формы правила, согласно которым она заполняется. То есть при заполнении сотрудники не могут ввести данные, не соответствующие заданным ограничениям — как по типу данных, так и по диапазону значений.

• Права доступа. Smart Forms используется в распределенных корпоративных средах. И поэтому в решении предусмотрены гибкие параметры настройки доступа. Интеграция со службой каталогов позволяет реализовать централизованные индивидуальные и групповые политики управления доступом, а конструктор форм делает возможным демонстрацию только тех полей и ячеек, которые допустимы для заполнения конкретным специалистом.

• Согласования. Система Smart Forms помогает не только собрать данные, но и согласовать их. Настройки ПО позволяют запланировать одобрение собранных данных на уровне линейного руководства. Если менеджер принимает полученную информацию, она передается дальше, если нет — форма отправляется сотрудникам на исправление.

• Единая точка правды. Сбор всей информации в одной точке позволяет верифицировать не только отдельно взятые значения, но также обнаруживать сильно выпадающие и отличающиеся от среднего значения, чтобы сразу запустить проверку и уточнить, не были ли странные показания результатом ошибки и человеческого фактора.
• Экономия. Затраты на сбор данных через Smart Forms также оказываются ниже, чем при ручной обработке просто за счет сокращении ручных операций. По данным вендора снижение затрат на сбор данных при переходе на Smart Forms составляет порядка 20-40%.
• Автоматическая загрузка в BI. Один из самых важных факторов внедрения Smart Forms заключается в том, что данные, полученные непосредственно от сотрудников, уже проверенные руководителями (в режиме согласования) и прошедшие проверки на уровне правил заполнения, попадают непосредственно в хранилище BI-платформы. То есть фактически каждый новый отчет работника из отдаленного филиала может быть моментально учтен в итоговой статистике и отчетах, повлиять на отображение диаграмм на дашбордах.

А если все-таки нельзя без Excel?

Любая компания стремится к максимальной автоматизации в вопросах работы с данными. Однако далеко не всегда бизнес-процессы можно изменить сразу. В некоторых случаях это вообще невозможно, например, если данные поступают от партнеров или подрядчиков в виде электронных таблиц.

На этот случай в Smart Forms был реализован специальный механизм ViLoader, который позволяет загружать электронные таблицы напрямую в систему, одновременно осуществляя те же проверки и верификации, которые заданы для отдельных категорий данных при установке и конфигурировании системы.

Экосистема Visiology

Smart Forms является составляющей экосистемы Visiology, которая является одной из наиболее зрелых платформ на российском рынке BI. Внедряя Smart Forms, заказчики получают готовый инструмент для визуализации и анализа данных, поступающих от сотрудников. Подобный подход позволяет сразу же отслеживать изменение ситуации и принимать решения на основе данных.

Целый ряд проектов, для которых требуется возможность быстро и просто подгружать электронные таблицы, собирать данные непосредственно с сотрудников, операторов, финансовых специалистов, предопределяют выбор в пользу Visiology. Наличие Smart Forms позволяет автоматизировать те процессы, которые иначе потребовали бы длительного внедрения дорогостоящего ПО с последующим обучением персонала и адаптацией. В результате получается достичь нужного бизнесу результата в кратчайшие сроки», — отмечает Сергей Корнеев, специалист компании «Полианалитика».

На базе платформы Visiology можно свести воедино данные, полученные из Smart Forms, а также собранные через ETL-инструменты (поддерживаются Loginom, утилита с открытым исходным кодом ViXtract, интеграционные инструменты для подключения к 1С ДЭНВИК и ATK BIView и другие варианты подключения) и находящиеся непосредственно в различных СУБД и КХД.

Благодаря этому пользователи получают возможность анализировать весь спектр данных, собранных из разных источников, на базе подробных и удобных дашбордов с возможностью детального анализа, фильтрации drill-down и других методов изучения.

Для корпоративной среды

Visiology 3 представляет собой современную BI-платформу корпоративного уровня с возможностью настроить любые политики прав доступа, которые будут одновременно работать как для средств визуализации, так и для системы сбора отчетности. Каждый департамент, каждый филиал будет работать только с теми данными, которые имеют к нему отношение.

Использование оптимизированной СУБД ClickHouse гарантирует высокую производительность Visiology + Smart Forms даже для тысяч пользователей, в федеральном масштабе и сотнях терабайт данных.

Благодаря современному подходу к моделированию данных и поддержке самого распространенного языка аналитических запросов DAX экосистема Visiology на сегодняшний день предлагает наиболее полный набор инструментов, подходящих одновременно для миграции с зарубежных BI-платформ, таких как Qlik, PowerBI и Tableau, а также для автоматизации тех процессов сбора данных, которые до сих пор остаются в зоне ручного ввода.