Удобный документооборот в телефоне — реальность?

Все большее число людей работает с документооборотом со смартфона

Почти 93% россиян выходит в интернет через мобильный телефон и только 69% — через ноутбук или компьютер, говорится в авторитетном исследовании цифровой среды Digital 2024 Global Overview Report. И этот разрыв ежегодно увеличивается: смартфоны все чаще используются как рабочий инструмент и полноценный офис «на ладони», их функционал расширяется, а производительность повышается. Чего не скажешь об удобстве и защищенности: работать с документами на смартфоне бывает по-прежнему сложно.

На ноутбуке или планшете работать с документами привычнее: диагональ их экранов ближе к формату А4. А когда размер уменьшается — сразу возникают проблемы. Как работать на экране размером с ладонь, чтобы это было удобно и эффективно, — говорит Евгений Степанищев, технический директор ООО «Системы документооборота».

Решением компании — СЭД «Практика» — уже пользуются полмиллиона человек по всей России, а среди клиентов — самые передовые федеральные министерства и ведомства: Минфин РФ, Минцифра РФ, правительство Москвы и еще 14 регионов, а также более 800 коммерческих компаний.

С какими сложностями чаще всего сталкиваются те, у кого работа связана с большим количеством документов? Наша редакция пообщалась с техническим директором СЭД «Практика» и проанализировала критически важные параметры, от которых зависит эффективность крупной организации.

Удобство. Как полноценно работать на маленьком экране?

Перенос документооборота на смартфон — задача со звездочкой: нельзя просто так взять и уменьшить лист А4, чтобы он начал помещаться в ладони. Как результат — документ очень мелкий, с ним невозможно работать. Чтобы решить эту задачу, разработчики СЭД «Практика» создали особое представление документов, которое позволяет увеличивать шрифт прямо на странице, а также выделять и копировать фрагменты текста.

Как правило, мобильные системы документооборота охватывают только часть жизненного цикла документов. Решение СЭД «Практика» учитывает потребности и функции всех сотрудников организации, поэтому в приложении есть все необходимое для работы на каждом этапе бизнес-процесса: создание документа, редактирование, поиск, согласование и контроль исполнения. Прямо в приложении можно направить документ на подписание электронной подписью, отсканировав страницы с помощью камеры смартфона или прикрепив файл.

И это еще не все. В приложении есть инструменты проектного управления, позволяющие оперативно отслеживать исполнительскую дисциплину, проверять, на какой стадии находятся контрольные поручения, документы и задания от руководителей, оценивать эффективность работы сотрудников. Например, для контроля исполнения разработан специальный модуль «Судьба документа», который представляет собой интерактивный дашборд поручений и задач.

Работа в мобильном офисе нового типа не требует специальных навыков или долгого обучения (это в целом философия «Практики»). Начать работу так же просто, как использовать банковское приложение.

Рис.1. Удобный и интуитивно понятный интерфейс

Безопасность. Не утекут ли документы?

Нельзя хранить рабочий контент на личном устройстве. Одно дело — ноутбук на рабочем месте в защищенном контуре, другое — смартфон с массой ИБ-уязвимостей, который к тому же может быть потерян.

Сегодня работа с документами на смартфоне может быть вполне безопасной. В системе СЭД «Практика» пользователи работают только внутри приложения и не скачивают ничего на свой мобильный телефон. Даже скриншот экрана сделать не получится, чтобы нивелировать все риски. Как только приложение закрыли — все, сторонние лица получить доступ к документам не могут, — объясняет технический директор компании.

Сам канал передачи данных надежно защищен отечественными алгоритмами ГОСТ-шифрования. По словам Степанищева, используется пара из приватного и публичного ключа, которая генерируется на устройстве. Публичный ключ передается на сервер, а приватный остается на смартфоне — им подписывается каждое сообщение, которое передает приложение. Что исключает кражу приватного ключа и осуществление операций от лица владельца смартфона.

Кроме того, все компоненты продукта входят в реестр программного обеспечения минцифры РФ — они соответствуют всем требованиям по надежности и безопасности.

СЭД «Практика» — пионеры мобильного документооборота

Первый мобильный офис для документооборота «Практика» создала в далеком 2005 году. Именно тогда власти Татарстана поставили задачу, чтобы с электронными документами работали все, включая высшее руководство. Поскольку никаких айфонов и даже планшетов в те годы не было, «Практика» использовала ноутбуки-трансформеры для создания нового класса систем документооборота — мобильный офис.

Рис.2. Первые версии мобильного решения СЭД «Практика», выпущенные в 2006 году

Мобильный офис мы сделали раньше, чем появился айфон. В Татарстане на тот момент с документами в электронном виде практически никто не работал — все носили бумаги. И интерфейс, который мы разработали — это метафора работы с физическими документами. Как руководителю приносят папки, в какой последовательности в них расположены документы, как он их раскладывает, как отмечает решения и расписывает резолюции. Полностью сохранили весь сценарий работы и перенесли его на экран. Мы плотно работали с людьми, отвечающими за документооборот, вместе с ними создавали дизайн, адаптировали интерфейс. Продукт быстро стал популярен даже среди тех руководителей, которые тогда не любили пользоваться компьютером, — рассказывает Степанищев.

Система документооборота изначально создавалась, чтобы в ней без проблем работали все участники процесса, включая первых лиц. И руководство Татарстана тогда установило стандарты по времени обучения: для рядовых сотрудников — 1,5 часа, а для руководящего состава — 0 часов. Это позволяет сегодня организациям масштабом в 50 тыс. человек полностью переходить на СЭД «Практика» за три месяца.