Как «Ростелеком» снизил сроки проведения малых закупок и увеличил конкуренцию среди поставщиков

Снижение трудозатрат и повышение прозрачности

При разработке новых цифровых сервисов «Ростелеком» руководствовался следующими требованиями к готовому решению:

• Унификация процессов проведения типовых малых закупок
• Сокращение сроков проведения малых закупок
• Увеличение конкуренции среди поставщиков
• Снижение трудозатрат на проведение закупки со стороны сотрудников компании
• Повышение прозрачности закупок
• Создание предпосылок для дальнейшей автоматизации, роботизации и применения ИИ

Структурирование и кастомизация

Ростелеком приступил к поиску единого цифрового решения на базе десяти филиалов макрорегиона «Юг». Для участия в пилотном проекте был проведен конкурс для операторов электронных площадок, победителем которого по итогам полугодового тестирования был признан Клик Бизнес (ex. Торговый портал ЭТП ГПБ), разработанный компанией VESNA. Основными критериями отбора лучшего решения стали удобство интерфейса, функционал и возможность адаптации электронной площадки под конкретные требования заказчика.

Поскольку каждый из 80 филиалов «Ростелекома» самостоятельно занимался проведением разовых малых закупок на суммы до 500 тысяч рублей — за их проведение отвечали специалисты отделов договорного обеспечения и логистики — руководство группы компаний было заинтересовано в оптимизации трудозатрат, повышении эффективности проведения рутинных процедур и большей прозрачности за счет внедрения цифровых инструментов.

Для решения поставленных задач была проведена централизация малых закупок и структурная перестройка закупочных процедур. По итогам анализа созданного в рамках проекта Центра компетенций по малым закупкам определили пять основных товарных категорий, включая строительство сетей связи, вспомогательное оборудование, абонентское оборудование и информационные технологии, административно-хозяйственная деятельность и обеспечение транспорта. Каждое из этих направлений для более четкого определения задач курировал эксперт «Ростелекома».

Следующим логичным шагом стало объединение типовых закупок и их проведение на едином В2В-маркетплейсе. В работе учитывались пожелания сотрудников «Ростелекома». Для ускорения согласования были разработаны накопительный персональный отчет (по всем закупкам), более детализированный попозиционный отчет и отчет по закупке для внутреннего согласования. Для ускорения заполнения заявок был создан типовой шаблон запроса с необходимыми базовыми параметрами, в результате процедура формирования ценового запроса стала занимать не более 3 минут времени работы специалиста.

Завершающим этапом стало обучение специалистов по закупкам принципам работы на В2В-маркетплейсе.

Цифровой коэффициент полезного действия

В настоящее время «Ростелеком» проводит посредством нишевого В2В-маркетплейса 90% всех малых закупок. После внедрения единого цифрового решения их стали обрабатывать 17 сотрудников. На порядок сократились сроки непосредственного проведения закупочных процедур — вместо прежнего календарного месяца одна малая закупка теперь занимает всего лишь два-три рабочих дня.

Уровень конкуренции среди поставщиков закономерно вырос. Если до перехода на единую цифровую платформу один ценовой запрос по каждой товарной категории привлекал внимание двух-трех контрагентов, то в формате маркетплейса поступало уже 5,1 предложения на закупку. За счет доработки функционала этот показатель в ближайшее время планируется повысить до шести, что окажет еще более положительное влияние на уровень закупочных цен.

К дальнейшей стратегии развития проекта относится бесшовное встраивание B2B-маркетплейса в Цифровую Экосистему Умного Снабжения «Ростелекома» и стопроцентная интеграция с внутренними системами компании, использование алгоритмов и дерева принятия решений с роботизацией и искусственным интеллектом, исключение закупщика из операционного процесса по малым закупкам и переход к классическому маркетплейсу.

Рынок B2B-маркетплейсов: прогнозы и перспективы

К 2028 году на российский рынок могут, согласно прогнозам, выйти около сотни нишевых маркетплейсов со своей системой логистики, адаптированным под ту или иную категорию товаров интерфейсом, и аудиторией со сформировавшимся спросом. Объем торгов на таких площадках через несколько лет прогнозируется на уровне 32,67 трлн рублей, а доля сделок, как ожидается, будет достигать 15-17%.

Электронные платформы развиваются практически во всех отраслях экономики, даже наиболее консервативных. К основным преимуществам цифровых B2B-магазинов относят конкурентные цены, широкий ассортимент, быстроту решения запросов, скорость и эффективность обслуживания, а также возможность действительно оперативной связи для сторон сделки.

В числе предпосылок для взрывного роста цифровых платформ для бизнеса отмечают нарушенные цепочки поставок в связи с пандемией Covid-19, когда компаниям пришлось в сжатые сроки искать новых поставщиков, растущую операционную нагрузку на бизнес и другие факторы. Стремительное внедрение ИИ-алгоритмов и использование технологий искусственного интеллекта только усиливает этот тренд.