Обзор системы EnDocs: СЭД и BPM из облака и не только

Разработчик более 10 лет на рынке

Платформа EnDocs принадлежит компании ENSOL, которая разрабатывает и внедряет информационные системы с 2012 года. Первую версию программы они создали еще в 2014 году — тогда инструмент действовал на базе платформы Microsoft SharePoint Server.

С использованием SharePoint разработчики ENSOL автоматизировали процессы ЭДО в KFC, ABBYY, Royal Canin, PWC и Tui Russia. Вместе с тем в компании выяснили, что многие руководители бизнеса не готовы внедрять дорогие программы и оплачивать лицензионные сервисы Microsoft. Поэтому потребовалось более дешевое решение, которое не будет уступать в функциональности:

• нужен продукт на OpenSource-технологиях. Так покупателю программы не придется оплачивать дорогостоящие подписки;
• необходимы минимальные требования к оборудованию. Важно, чтобы заказчикам не требовались собственные сервера и дополнительная техника. Заодно клиент экономит на штате сотрудников, которые обслуживают инфраструктуру;
• сервис должен быть универсальным. В этом случае внедрение обойдется дешевле, ведь не потребуется индивидуальных доработок.

Чтобы создать доступный по цене инструмент с широкой функциональностью, компания начала разрабатывать новую версию платформы EnDocs на открытых технологиях. В 2020 году вышла первая версия новой платформы, изначально она была доступна только в виде облачного сервиса. Для его использования заказчикам не требовались собственные серверы, команда программистов и персональные решения. В 2022 году новая платформа стала доступна в варианте локальной установки (On-Premise).

Облачный документооборот проще внедрить и освоить

Разработчики EnDocs утверждают, что в компании на 100–200 пользователей можно внедрить ЭДО всего за месяц. Из них неделя уходит на подключение сотрудников и еще три недели — на тренинги, разработку методологии и обучение менеджеров заказчика.

Если специалисты поставщика программы подключают КЭДО, они выпускают электронные подписи для клиентов и дают доступ к базе знаний о сервисе. В других случаях в компании заказчика сразу формируют группу обучения — это менеджеры, которые пройдут тренинги и будут учить остальных сотрудников. Такой подход помогает экономить время и деньги на обучение работе с программой.

Выпуск электронных подписей (ЭЦП) разработчики предлагают вместе с внедрением сервиса. Компания ENSOL сотрудничает с УЦ ЭЦП «Калуга Астрал», технология предоставляется вместе с подключением EnDocs.

После подключения сервиса руководители, бухгалтеры, юристы и кадровики настраивают доступы сотрудникам и маршруты согласования документов, чтобы все процессы шли в автоматическом режиме. Им помогают операторы техподдержки EnDocs, они же настраивают интеграции и загружают справочники юрлиц, контрагентов и подразделений компании в сервис.

Чтобы освоить программу, рядовому пользователю не потребуется много времени. В EnDocs интуитивно понятный интерфейс, в котором можно разобраться даже без обучения: все кнопки подписаны, на каждое действие есть дополнительная справка.

Отличительная черта EnDocs — BPM-функциональность

Сервис позволяет не только учитывать документы, подписывать и передавать их, но и влиять на бизнес-процессы. EnDocs упрощает «канцелярскую» часть документооборота, а заодно ускоряет управленческие процессы. Например, с помощью системы можно автоматизировать распознавание документов, их передачу между сотрудниками. Менеджерам не приходится ходить за коллегами и напоминать об обработке документа — процесс идет автоматически.

Автоматизация влияет не только на бухгалтерию и кадры, но и на всю компанию целиком. Например, согласование и подписание счетов и договоров в цифровом виде ускоряет взаимодействие с подрядчиками. Из-за этого компания может быстрее оформлять сделки с поставщиками и реализовывать товары.

Настройка процессов не требует навыков программирования

EnDocs адаптирован для менеджеров: чтобы управлять бизнесом, не требуется штат программистов. Все настройки в системе выставляются так, чтобы процесс был доступным и открытым:

• моделирование процессов происходит с помощью инструментов low-code и no-code. Маршруты согласования, роли сотрудников и этапы задач собираются в простом конструкторе;
• ход выполнения задачи открытый — руководитель или ответственный менеджер в любой момент может проверить, на каком этапе работы находится документ.

Архитектура системы изначально спроектирована под использование в облаке: EnDocs построен на основе React и NodeJS. Для работы с базами данных используются MySQL и PostgreSQL. В качестве шины обмена событий и данных задействуются Yandex Queue и RabbitMQ. Бизнес-логика обеспечивается благодаря микросервисам, размещенным в контейнерах Docker. Контейнеры управляются оркестратором Kubernetes. Для хранения файлов используется объектное хранилище данных на базе S3-протокола.

Каждый процесс в EnDocs разбит на этапы, для одного и того же документа можно настроить разные сценарии согласования. Например, передать его другому сотруднику, если потребуются доработки, либо завершить процесс, если документ отклонил руководитель. Доступно несколько этапов:

• согласование — на этом этапе участникам процесса могут выдаваться разные задачи, такие как согласование, выполнение, ознакомление или подписание документов;
• вычисление — здесь задаются условия, которые определяют, какой путь процесса выбрать;
• событие — это обязательный шаг с определенным действием, например переход к следующему этапу, отправка уведомлений или завершение процесса.

Если процесс не укладывается в доступные этапы, можно настраивать собственные с помощью скриптов. Скопировать скрипты можно из библиотеки сервиса — это открывает возможности для тонкой автоматизации.

Работа с документами идет в полуавтоматическом режиме

Когда система настроена, для ее работы почти не требуется участие сотрудников. Им остается лишь принимать управленческие решения: проверять правильность составления документов, утверждать или отклонять договоры и счета, назначать ответственных. Остальные рутинные задачи закрывает сервис.

Документы в систему поступают автоматически или вручную

Для этого доступно несколько источников: корпоративная электронная почта, сканирование и распознавание, а также онлайн-система юридически значимого электронного документооборота «Контур.Диадок». Интеграция с Диадоком доступна по умолчанию — сразу после подключения сервиса получится наладить документооборот с контрагентами.

Если документ приходит по электронной почте или через скан, он распознаётся с помощью искусственного интеллекта. Система поддерживает три движка: коммерческий ABBYY FineReader, свободный Tesseract, а также технологию распознавания от компании «Яндекс». Сервис EnDocs извлекает данные и реквизиты из первичных документов: счетов-фактур, товарных накладных, УПД, актов и счетов на оплату. По заверениям разработчиков, распознавание сокращает время ввода документов на 80%.

Задачи назначаются системой или сотрудниками

Для разных типов документов можно заранее прописать маршруты согласования. Тогда сервис автоматически запустит процесс, как только документ попадет в систему. Например, если по электронной почте придет счет, он первым делом попадет бухгалтеру, а если сотрудник отсканирует договор, то сначала его вычитает юрист.

Задачу можно создать и вручную, в самом сервисе. Для этого менеджер прописывает тему и подробности, прикрепляет файлы, назначает ответственных и сроки выполнения. После выставления всех настроек процесс идет автоматически.

EnDocs также может обмениваться данными с другими системами для выполнения процессов, например 1С. Система может ждать нужных событий, отправлять и получать информацию в указанное время. Есть как стандартные соединители для взаимодействия с внешними системами, так и возможности для интеграции через API.

Система готовит отчеты по задачам

Менеджер может выгрузить статистику процессов с разбивкой по типам данных. Например, получится отследить нарушения сроков исполнения и загрузку сотрудников. Встроенная система BI-аналитики DataLens позволяет строить детализированные отчеты.

У сервиса много сценариев применения

Система EnDocs — комплексное решение: можно автоматизировать разные бизнес-процессы с помощью ЭДО. В структуре сервиса работает несколько взаимосвязанных блоков:

• электронный архив,
• договорной документооборот,
• согласование и оплата счетов,
• цифровая бухгалтерия,
• кадровый ЭДО,
• канцелярия и делопроизводство.

Компания может задействовать все блоки разом или работать только с необходимым для менеджеров минимумом. Мы выделили несколько возможностей, которые открывает бизнесу система.

Документы хранятся надежно, а найти их просто

Электронный архив документов формируется автоматически. Они систематизируются по имени, номерам, ответственным лицам и реквизитам. Документы не теряются, а компания не получает штрафов от надзорных органов из-за отсутствия необходимых бумаг.

Поддержка связей позволяет объединить различные документы в логический взаимосвязанный пакет. По одной кнопке можно выгрузить сразу несколько документов под конкретную задачу. Бухгалтерам, кадровикам и менеджерам не придется тратить время на поддержание архива в порядке.

Компания экономит до 40% рабочего времени кадровиков

В EnDocs можно создавать, отправлять и отслеживать статусы подписи кадровых документов онлайн. HR-специалист или кадровик может не ходить по офису с бумагами и не напоминать сотрудникам о документах по электронной почте — им придет автоматическое оповещение, а подписать получится одним кликом даже с телефона.

Система пригодится компаниям, у которых много удаленных сотрудников: можно сэкономить деньги и время на доставке документов. В EnDocs получится подписывать контракты, авансовые отчеты, командировочные удостоверения, служебные записки и многое другое. Сервис поддерживает интеграцию с «1С:Зарплата и управление персоналом», поэтому кадровикам не придется переносить данные из привычной программы вручную.

Работа с бухгалтерскими документами становится проще

Решение EnDocs «Цифровая бухгалтерия» включает в себя весь жизненный цикл первичных документов в цифре — от регистрации в канцелярии до отправки в архив. Это снимает с компании сразу несколько типов рисков:

• Счета оплачиваются вовремя. Все процессы находятся на виду у бухгалтеров и менеджеров, поэтому можно легко проконтролировать, если документ «завис» на одном из этапов. Так в компании закупки идут динамично, и не возникает кассовых разрывов.
• Документы не теряются. Они автоматически регистрируются в системе, где их легко найти, но сложно удалить по неосторожности. Все счета находятся под контролем и в безопасности.
• Компании не выписывают штрафов. Все отчетные документы и счета контрагентов подготавливаются вовремя, поэтому не приходится платить по просрочкам. Даже если организации выписывают штраф, он регистрируется в системе и находится на виду — по нему не начисляются пени.

EnDocs не заменяет бухгалтерские учетные системы, но интегрируется с решениями на платформе 1С. Это упрощает ввод и регистрацию финансовых документов. Пользователи из бухгалтерии или финансового департамента могут синхронизировать справочники организаций и контрагентов, сотрудников и подразделений.

Специалисты EnDocs заявляют о неочевидной выгоде от внедрения цифровой бухгалтерии. Они утверждают, что нагрузка на отдел снижается настолько сильно, что некоторые компании сокращают штат бухгалтеров или переводят работников на полставки.

Компания может наладить безопасное хранение и обмен документами

Многие организации передают документы по электронной почте, и это огромный риск. Письмо могут перехватить, на компьютер попадет вирус, либо работник запишет пароль на бумажке, которую стащат. Тогда корпоративные документы попадут в руки злоумышленников, и компания поплатится деньгами за ошибку.

В EnDocs безопасность передачи данных обеспечивается 256-битным SSL-сертификатом. Данные пользователей безопасно сохраняются в зашифрованном формате — для этого используется уникальный набор ключей. Хранятся данные с помощью сервиса «Яндекс.Облако», сертифицированного на соответствие 152-ФЗ, ISO27001/27017/27018/27701.

Система постоянно создает резервные копии информации, которые дублируются на разных серверах. Даже если в центре обработки данных произойдет пожар, документы сохранятся в центре-дублере. Также в любое время руководитель компании может выгрузить копию данных из облака в локальное хранилище.

EnDocs можно развернуть в локальной системе

Систему EnDocs можно разместить на собственной площадке заказчика — в собственном или арендуемом дата-центре. Версии программ при этом не различаются: у них одинаковые интерфейс и функциональность. Переучивать пользователей, заново настраивать источники и загружать данные при этом не нужно.

Вариант для локальной установки использует ОС Linux (разработчики рекомендуют Ubuntu), на которую устанавливается Docker Composer для работы с контейнерами. Это напоминает связку контейнеров и MySQL в облачной версии.

В системе предусмотрено много интеграций для работы с популярным ПО, поэтому она встраивается в любой ИТ-ландшафт. Поэтому систему будет легко внедрить в бизнес и подключить к инструментам, которые уже используются в работе.

В основе архитектуры EnDocs лежит принцип горизонтального масштабирования: когда число пользователей, бизнес-процессов или объем данных увеличивается, достаточно добавить вычислительные мощности и распределить по ним сервисы системы.

Система не нагружает инфраструктуру

У сервиса минимальные требования к технике: для локальной установки подойдет обычный x86-сервер начального уровня. Например, для подключения 2000 пользователей и хранения 200 тысяч документов достаточно трех серверов с двумя ядрами и 12 ГБ ОЗУ. Для хранения данных используется хранилище S3 (программное или аппаратное), которое позволяет хранить данные практически неограниченного объема.

Для заказчиков локальной версии есть дополнительные возможности — например, им доступны интеграции со СБИС, «КОРУС СФЕРА Курьер» и сервисами других производителей, например «Контур.Экстерн» для обработки требований налоговых органов. Разработчики сознательно не перегружают облачный сервис интеграциями от сторонних поставщиков из-за сложной процедуры поддержки и обновления. Но собственная функциональность локальной и облачной версий EnDocs полностью совпадает.

Важно подобрать систему, которая решит задачи бизнеса

Системы управления бизнес-процессами и электронным документооборотом внедряются один раз и на много лет. Поэтому очень важно выбрать такое решение, которое позволит бизнесу успешно развиваться, сведя к минимуму рутинные задачи и те объективные ошибки, которые они могут за собой повлечь.

Скорость и прозрачность движения документов в компании очень важны для руководителей, которые в любой момент могут удостовериться, на какой стадии находится тот или иной документ, тот или иной процесс. Наконец, радует, когда подобные системы внедряются быстро, обладают расширяемой и редактируемой функциональность и не требуют серьезных капитальных затрат ни при покупке лицензии, ни в ходе последующей эксплуатации.