СЭД в масштабе: «Открытие» перешел на новую систему управления документами

Дмитрий Соколов: Предыдущая система перестала удовлетворять требованиям бизнеса, прежде всего в плане скорости, удобства и функционального наполнения. Новое решение должно было быть современным и многофункциональным, при этом важным требованием было обеспечение бесшовной смены платформы - TESSA полностью отвечала всем нашим запросам.

О нашем выборе мы ни разу не пожалели. Я, как спонсор проекта, могу поставить самую высокую оценку. Огромное спасибо компании «СИНТЕЛЛЕКТ», которая разработала платформу TESSA, а также нашей ИТ-команде и, конечно, пользователям из разных подразделений – они доверяли нашему выбору и в ходе проекта не сильно нас «дергали». Отмечу, что переход был полностью бесшовным, как и ожидалось, а внедренный функционал полностью отвечал задачам бизнеса.

Дмитрий Первухин: Успех любого проекта – это команда! В нашем случае это три составляющих: заказчик, вендор, ИТ. В некотором смысле команда – это семья.

Отдельно хотелось бы выразить признательность ИТ-команде. Она смогла быстро сконцентрироваться на стоящих перед ней задачах и сделать все, чтобы удовлетворить требования заказчика. Это выдающиеся ребята! Трудились день и ночь, не покладая рук.Метавселенная ВДНХ 3.1 т

Велика роль в реализации проекта направлений интеграции и эксплуатации, а также тех людей, которые занимались непосредственно разработкой и внедрением системы. Большое им человеческое спасибо.

Отдельную благодарность хочу высказать вендору, который каким-то чудесным образом, всего за 9 месяцев, смог настроить под нас систему и масштабировать ее на весь персонал банка.

Павел Каштанов: Хотелось бы отметить высокую вовлеченность основного функционального заказчика - Департамент методологии и документационного обеспечения, благодаря которому были достигнуты такие высокие результаты. Была Профессиональная постановка задач, формализация требований, оперативное реагирование на любой запрос и активное участие в решении текущих вопросов.

Также проект был успешно реализован во многом благодаря высокой компетенции сотрудников блока ИТ, которые профессионально решали вопросы по управлению проектом, оперативно взаимодействовали между проектной командой и смежными подразделениями банка, брали на себя решение любых вопросов, связанных с ИТ-инфраструктурой банка.

Вадим Королев: Я занимаюсь проектной деятельностью порядка 20 лет, и за все время это был самый емкий проект. И надо отметить, что получен блестящий результат. Хочу отметить выверенную методологию, это позволило качественно отработать со стороны проектного офиса, безупречно вести бюджетирование проекта, управлять сроками.

Важным фактором считаю скоординированную работу проектной команды – всего на проекте работали порядка 400 человек, и все они показали себя профессионалами высокого класса. Заказчик понимал, что нужно, быстро подстраивался под запросы ИТ-команды и своевременно давал обратную связь по настройкам системы.

На всех этапах взаимодействия царила по-настоящему дружеская атмосфера, все службы старались помочь друг другу, не было отказов и непонимания. Можно сказать, что все мы действовали единой командой, внедрение прошло практически без шероховатостей. В результате получена современная СЭД, в которой работают все сотрудники банка и других компаний группы, всего около 22 тыс. пользователей.

Проект очень дорог для меня лично и чрезвычайно значим для нашего банка. Думаю, это самое интересное внедрения в нашей организации за последние несколько лет.

Ирина Шмирер: С учетом подготовительных мероприятий, проект занял не более полутора лет, мы полностью уложились в намеченные сроки и получили удовольствие от пройденного пути. Надо сказать, что для проектной команды внедрение пролетело стремительно – некоторым коллегам даже показалось, что прошло, от силы, полгода.

Наталья Байбакова: Полный спектр требований в рамках одного проекта реализовать невозможно, и бизнес это прекрасно осознает. Но все базовые задачи были решены безукоризненно: реализован весь запланированный функционал, при этом ИТ-команде удалось бережно использовать ресурсы и не допустить сбоев.

Игорь Тян: Все требования, реализовать очень сложно, но основные - важные для бизнеса - мы реализовали. Дополнительные требования, надеюсь, через какое-то время реализуем в рамках проектов по развитию СЭД

Сергей Ходырев: Я еще раз убедился в колоссальной роли коллективного мышления, некоего командного разума. Каждый участник команды постоянно был вместе с коллегами, все поддерживали друг друга и совместно решали поставленные в рамках проекта задачи. Считаю, что без доверия, понимания и взаимовыручки сложно прийти к успеху.

Нина Ким: Отмечу, что большой масштаб работы был проведен в период всеобщего локдауна. И несмотря на объективные сложности, с которыми столкнулась команда, было сделано даже больше, чем планировалось изначально. И это было бы невозможно без слаженной работы команды, отзывчивости и гибкости каждого из участников.

Юрий Игнатьев: На самом деле курьезные случаи в серьезных проектах – это всегда нештатные ситуации, которые могут негативно сказаться на результатах. Поэтому мы стараемся максимально плотно управлять проектом, чтобы ничего необычного и курьезного не возникало. Мы за то, чтобы были только управляемые случаи: даже если возникает трудность, это должен быть некий кейс, в который можно быстро включиться, обсудить его с коллегами, оперативно найти способы решения проблемы. Естественно, подобных «управляемых случаев» в крупном проекте бывает немало. У нас сильная команда, которая умеет решать самые сложные задачи и к любым случаям способна подойти нестандартно – именно за это я очень люблю свою команду.

Алексей Косарский: Была такая интересная ситуация, будто из «американских фильмов»: на проекте наступил довольно жаркий период, некий аврал, когда надо было успеть выполнить одну задачу. Время было позднее - около 11 часов вечера, у нас пошла поставка, появилось сообщение, что сервера будут перезагружены. Естественно, все были в панике, когда пошёл обратный отсчет. И вот на последней секунде загрузки поставка встала, и сразу же погасли сервера.

Дмитрий Соколов: Несмотря на долгую работу в банковской сфере, отмечу, что в столь сложном внедрении участвовал впервые. Сразу понял, что в проект необходимо быть вовлечённым от а до я, так как предстояло выполнить полную инсталляцию платформы, перейти на новое решение, то есть не просто доработать систему или включить в неё какие-то модули. Не скрою, заложенный срок внедрения платформы TESSA был очень амбициозным, вызывал опасения, тем более на момент начала проекта инфраструктура банка «Открытие» еще была разрозненной, она складывалась из периметров целого ряда унаследованных банков. У нас была старая система электронного документооборота, которую необходимо было бесшовно заменить новой платформой. Это была нетривиальная задача, но у нас сложилась отличная команда, поэтому больших опасений за конечный результат лично у меня не было. Как я уже отметил, мы внедрили почти весь возможный функционал, всё выполнили на отлично, а затем успешно отчитались перед соответствующим комитетом в банке. По сути, реализовано ядро банковской системы управления документами.

И мое личное, внутреннее удовлетворение от проекта – это ощущение не как спонсора, а как полноценного участника команды и, конечно, как руководителя, который внимательно за всем этим всем следил и управлял всеми основными работами.

Могу сказать, что я полностью доволен выбранным подходом к решению задач внедрения. Так как основной задачей было не изменение функционала существующей системы, а полный переход на новую систему, то надо было постараться не менять сами функции и процессы. Стало понятно, что если бы их сохранить не удалось, то это привело бы к затягиванию проекта на долгие годы, а в этом случае реализовать требования очень тяжело, прежде всего морально.

К счастью, нам удалось настоять на сохранении принятых процессов в ходе внедрения новой системы, поэтому первый важный итог – это то, что проект был реализован в заявленные сроки.

Вторым важным итогом стало то, что департаментом методологии и документационного обеспечения было выработано жесткое, но, как показал опыт, правильное решение по процессу согласований со всеми вовлеченными в проект внедрения подразделениями банка «Открытие». Понимая, что во многих случаях процесс согласования может затянуться на долгие недели и даже месяцы, мы дали понять, что решения будем принимать самостоятельно, беря на себя полную ответственность даже за тот функционал, которым будут пользоваться другие подразделения. Мы ни в коем случае не были волюнтаристами и всегда выслушивали предложения и принимали многие коррективы, но, повторю, решение всегда оставалось за нами. Эту позицию мы удержали, нам удалось убедить людей в банке, что такой подход максимально продуктивный.

Юрий Игнатьев: Итоги подводить не хочется, поскольку мне жаль, что такой прекрасный проект закончился. Поэтому просто отмечу, что мы здорово поработали и смогли создать реальную систему, которая, надеюсь, много лет будет приносить пользу Банку и его сотрудникам. Получилась система, которая убирает массу рутинных операций и позволяет оперативно обеспечить пользователей нужными документами. СЭД – это центральная система для любого банка, она охватывает максимальное количество пользователей, причем она способна решать как общие задачи, так и реагировать на специфические потребности отдельных подразделений и сотрудников.

Дмитрий Первухин: Вообще, на мой взгляд это удивительный проект, редкий в моей практике. Исключительное значение этого внедрения в том, что его в компании никто не заметил.

Если вернуться в недавнее прошлое, то Банк «Открытие», по сути, состоял из 12 банков, разрозненных в плане инфраструктуры и процессов, объединенных лишь юридически. Когда наша команда в 2018 году пришла разбираться с этими завалами, то первый фокус внимания был направлен на решение вопросов бизнеса. Основа корпоративного управления, его кровеносная Система – это электронный документооборот. Но действующая в то время СЭД CompanyMedia была морально устаревшей, не устраивала нас ни по одному из параметров. Многое в ней было реализовано нелогично, некоторых необходимых функций вообще не было. Естественно, работать в такой системе было очень неудобно. Все руководители банка приходили к нам и заявляли: «Сделайте хоть что-нибудь!» Но только после того, как к «Открытию» в 2019 году был присоединен «Бинбанк», мы смогли начать подготовку к внедрению новой системы электронного документооборота. И в результате случилась эта чудесная история, когда проект никто не заметил… В какой-то момент мы очутились в совершенно другом мире, гораздо более удобном, быстром и понятном. Возможно, в процессе миграции были какие-то шероховатости, но у меня в памяти не отложилось никаких проблем перехода на новую систему и трудностей с масштабированием – они практически всегда неизбежны, когда система «раскатывается» практически на весь персонал банка. Но у нас получилась бесшовная, незаметная миграция.

Далее на платформе TESSA в банке «Открытие» будут реализованы проекты построения электронного архива и создания полноценной системы управления корпоративным контентом (ECM).