Чек-лист: Как выбрать платформу обучения сотрудников
Обучение сотрудников компании — непрерывный процесс, который для многих бизнесов стал обязательным. Адаптация новых работников, повышение квалификации, развитие технологических навыков — все это требуется практически каждой серьезной компании. Между тем обучение — сложный бизнес-процесс, которому присущи организационные и технические особенности. Для его обеспечения существуют специализированные решения — системы и платформы класса LMS (Learning management System), позволяющие организовать обучение, составить программы и наполнить их контентом, а также оценить эффективность тренинговых программ. Леонид Бутаков, эксперт Эквио, рассказывает о том, что необходимо учесть при внедрении LMS и по каким признакам сделать выбор в пользу конкретного решения.
Содержание |
Главное достоинство платформы обучения — возможность связать процесс обучения и его бизнес-результаты. С ее помощью руководитель получает возможность анализировать эффективность обучения, экстраполировать его результаты на бизнес-показатели компании, такие, как сокращение затрат на содержание персонала, сокращение времени на адаптацию, высвобождение ресурсов, необходимых для проведения тренингов, в том числе – человеческих. Таким образом, платформа позволяет провести обучение, собрать метрики, которые его характеризуют и связать их с аналитическими инструментами, либо сторонними, либо встроенными в саму платформу.
Критерии выбора платформы
Функциональность соответствует требованиям, которые компания предъявляет к процессу обучения. Здесь необходимо отметить такие возможности, как проведение обучения в разных форматах, наличие или отсутствие мобильных приложений платформы, удобство платформы для тренеров и пользователей, возможность брендирования интерфейса платформы, соответствие платформы требованиям законодательства о защите персональных данных.
Важную роль играет выбор вариантов размещения платформы — в облаке или on-premise. Компании часто делают выбор в пользу SaaS-решений, однако крупные структуры предпочитают размещение в частном облаке или на собственных серверах. Конкретный выбор определяется в этом случае особенностями ИТ-ландшафта заказчика и корпоративными политиками в области использования облачных решений и защиты данных.
Особенности поддержки решения. Как правило, заказчики не имеют достаточного опыта использования специализированных обучающих платформ, либо ранее применяли иные решения, приспособленные для нужд обучения персонала. В этой связи для многих из них весьма актуальны услуги, связанные с обучением администраторов платформы и пользователей, первоначальной настройкой решения, переносом контента, техподдержкой. Метавселенная ВДНХ
Интеграционные возможности платформы и наличие у поставщика компетенций, связанных с ее интеграцией с другими решениями и бизнес-приложениями. Наличие у поставщика или интегратора компетенций по переносу пользователей, контента и статистики из унаследованных или сторонних систем, в том числе, зарубежных. Как правило, у компаний, которые ранее использовали специализированные решения для обучения персонала, уже имеется наработанный обучающий контент и методики, которые необходимо перенести в LMS-систему.
Стоимость решения. Она является важным фактором, при этом значительную роль играет не только цена лицензии, но и стоимость владения на 1-3-5 лет, в которую могут включаться и затраты заказчика на собственную инфраструктуру (в тех случаях, когда выбирается размещение on-premise).
Импортонезависимость решения сегодня становится скорее «гигиеническим» фактором, нежели фактором выбора. Связано это с уходом иностранных игроков, отсутствием поддержки иностранных систем и ростом недоверия к иностранным решениям со стороны российских заказчиков.
Формальная оценка решения
Для формальной оценки решения можно использовать следующий перечень возможностей.
Функциональные возможности администрирования:
- Контроль доступа, основанный на ролях, и возможность их настройки;
- Учебный каталог с общедоступными и скрытыми/доступными только части участников курсами;
- Составление отчетов по пользователям;
- История пользовательских попыток ответов и их оценок;
- Возможность управлять «путём ученика»;
- Наличие встроенного конструктора тестов;
- Наличие встроенного конструктора курсов;
- Возможность размещения инструкций и каталогов.
Особенности интерфейса:
- Виджеты на главной странице;
- Новости;
- Push-уведомления пользователей;
- Календарь;
- Email-рассылки;
- Комментарии/форум.
Особенности пользовательской функциональности:
- Загрузка курсов по wi-fi, удаление после прохождения
- Страница достижений
- Сквозной поиск
- Мобильное приложение
Наличие элементов геймификации:
- Генерация PDF-сертификатов при успешном завершении обучения;
- Рейтинговая система;
- Баллы за курсы;
- Баллы за другие активности;
- Баллы за привлечение других участников;
- Интернет-магазин;
- Возможность проведения конкурсов.
Облако или on-premise?
Передовые LMS-решения могут иметь и облачную, и серверную версии. Выбор между облаком или размещением системы на собственных серверах полностью определяется отношением компании к порядку хранения данных.
Преимущества облачной версии — быстрота внедрения (от одного дня), стоимость подписки, отсутствие необходимости инвестиций в собственное оборудование, большая эластичность решения, которая важна в тех случаях, когда компании необходимо значительно увеличить количество пользователей.
Основной причиной выбора в пользу on-premise остается стремление заказчиков обеспечивать сохранность данных исключительно собственными силами, полагаясь на компетенции корпоративных служб информационной безопасности.
Как оценить эффективность LMS-решения
Экономические метрики эффективности LMS-решений оценивают такие показатели, как время сокращения онбординга сотрудников в компании и объем сэкономленных благодаря ему средств, а также увеличение объема продаж благодаря обучению персонала коммерческих подразделений. Кроме того, оценивается объем выполнения бизнес-показателей, которые были поставлены перед компанией перед началом внедрения решения. Наконец, еще одним показателем является соотношение планируемых и реальных затрат компании, связанных с владением платформой. Помимо стоимости это могут быть расходы на содержание инфраструктуры и администрирование системы.
Качественные оценки эффективности проекта внедрения LMS-решения оценивают соответствие ожиданий и реальности в части администрирования системы, наличия или отсутствия заявленной функциональности.
Для получения объективной оценки эффективности LMS-решения требуется время, необходимое для достижения запланированных показателей. Минимальным необходимым сроком оценки эффективности LMS принято считать три месяца с момента внедрения. Значительная часть заказчиков оценивает эффективность проекта по прошествии года с момента его завершения.
Предварительное знакомство с LMS-решением даст возможность провести первичную оценку его эффективности. Для этого можно воспользоваться пробным периодом. К примеру, Эквио готова предоставить потенциальным заказчикам демонстрационный доступ к своей платформе. Он поможет оценить ее рабочие качества, соответствие возможностей платформы потребностям бизнеса компании, провести пробные тренинговые сессии и на основе их результатов составить прогноз об экономической эффективности решения.