Юлия Каныгина, «ВТБ Факторинг»:
Не нужно бояться вкладывать деньги в автоматизацию
В 2017 году "ВТБ Факторинг" автоматизировал работу коллегиальных органов управления на базе платформы TESSA при поддержке ECMGroup.Pro. По состоянию на июнь 2018 года, СЭД в своей ежедневной работе используют более 100 сотрудников. Система стала ключевым инструментом управления. Какие цели ставил перед собой заказчик, как проходил проект внедрения системы и что позволило достичь желаемых результатов - узнаем из интервью с Юлией Каныгиной, руководителем аппарата генерального директора "ВТБ Факторинг".
Какие цели ставил "ВТБ Факторинг" перед проектом автоматизации деятельности коллегиальных органов управления?
Юлия Каныгина: Ключевой целью проекта являлось объединение всех участников производственного процесса в общую информационную среду движения документов и контроля поручений. Автоматизация процесса подготовки проведения заседаний коллегиальных органов, принимающих решение по производственным вопросам, было призвано сократить сроки и затраты на согласование и подписание утверждающих документов коллегиальных органов. При этом важным требованием для нас было обеспечить возможность удаленного принятия решения по производственным вопросам членами коллегиальных органов.
В контур автоматизации вместе с тем были включены и задачи общего документационного обеспечения: обработка входящих, исходящих и внутренних документов.
Как проходил выбор платформы и подрядчика?
Юлия Каныгина: Нам было необходимо высокотехнологичное современное решение. TESSA привлекла своей элегантностью, удобным и понятным интерфейсом, высокой скоростью работы. Выбор в пользу команды ECMGroup.Pro был сделан по причине наличия необходимого опыта и компетенций создания для "ВТБ Факторинг" инструмента, который обеспечил бы автоматизацию с учетом всех нюансов решения наших производственных задач.
Как проходили работы по внедрению системы? Были ли особенности?
Юлия Каныгина: Особенность этого проекта заключалась в том, что внедрение необходимо было начать с функционала, который являлся логическим завершением работ по данному проекту, иными словами, нужно было начать строительство дома с 9 этажа.
Задача была не тривиальной и даже творческой, но команда ECMGroup.Pro справилась, мы начали работать в системе TESSA и, постепенно, по ходу проекта был развернут весь остальной функционал.
Хочу также отметить, что функциональные требования этого проекта не являлись типовыми, так сказать, проект не был коробочным вариантом внедрения. Особенности нашего бизнеса потребовали реализовать специфическое решение, включающее, например, аккумулирование данных разных документов в одном или создание нескольких документов из данных одного, и, конечно, использование усиленной квалифицированной электронной подписи.
ВТБ Факторинг на рынке с 2009 г. И сегодня – это лидер на российском рынке факторинговых услуг. Оказало ли это влияние на ход проектных работ?
Юлия Каныгина: Безусловно, "ВТБ Факторинг" строго соблюдает высокие стандарты работы и требований Группы ВТБ, а также нацелен на использование современных технологий. География деятельности "ВТБ Факторинг" охватывает всю территорию России через собственную филиальную сеть в 15 крупнейших городах России и филиалы Банка ВТБ, что повлияло на требования к функционалу возможности согласования (голосование, подписание) решений по производственным вопросам без физического присутствия участников на заседании коллегиальных органов.
Каких результатов удалось достичь?
Юлия Каныгина: Благодаря проекту стали возможны:
- полный процесс обработки документов и контроля поручений: создание и согласование вопросов к рассмотрению, формирование повестки, формирование протоколов, создание решения (поручений) и выписок из протоколов,
- аккумулирование и обработка в общей информационной базе текущих производственных вопросов, требующих принятия решения коллегиальным органом,
- обработка артефактов процесса (создание повесток, согласование и ознакомление заинтересованных участников с повестками заседаний коллегиальных органов) без использования документов на бумажном носителе и дополнительных инструментов коммуникации, кроме СЭД,
- параллельное согласование (голосование, подписание) документов всеми участниками коллегиальных органов по заранее заданным маршрутам, обеспечивающее сокращение сроков принятия решения в 2,5-3 раза,
- обработка в едином контуре входящих, исходящих и внутренних документов по классической схеме документационной цепочки: создание, согласование, подписание.
Основной текущий результат - скорость подписания протоколов (что сопоставимо со скоростью принятия решения и обеспечения финансирования клиентов) увеличилась с 9-ти рабочих дней до 3-х рабочих дней. И мы считаем это достойным результатом!
Что в совместной работе с командой ECMGroup.Pro можете отметить?
Юлия Каныгина: Ребята показали себя высокопрофессиональной, слаженной и целостной командой. Это был наш первый совместный проект. Нужно было вместе сделать большую работу и каждый справился со своими задачами. Проект был не простым, но похоже, ECMGroup.Pro интересно разбираться с нетривиальными задачами, а это ключ к общему успеху.
Какие планы по развитию решения поставлены?
Юлия Каныгина: Мы строим далеко идущие планы нашего сотрудничества. На подходе новый проект по автоматизации движения финансовых документов по хозяйственным договорам организации. Есть и другие задумки, по которым нужно сформировать функциональные требования. Будем двигаться к достижению наших целей, направление движения определено.
Что посоветуете другим компаниям, стоящим на пороге обмена электронными документами?
Юлия Каныгина: Не нужно бояться вкладывать деньги в автоматизацию. Соглашусь, проект перехода с бумажного документооборота на электронный не из простых, прежде всего в умах людей. Но использование устаревших технологий в бизнесе ограничивает возможности компании. Каждый день, проведенный с использованием современной СЭД, выгоднее и эффективнее, чем день без таковой. Важно не ошибиться с выбором партнера в решении этой задачи. Грамотная команда экспертов, имеющая опыт реализации разных проектов СЭД, обеспечивает львиную долю успешности проекта в сочетании с по-настоящему качественным и современным программным продуктом.
