KYOCERA Smart Information Management: инструмент для современных офисов
KSIM является полноценной интеллектуальной системой управления информацией, которой можно доверить процессы управления документами современной компании. При этом эффективность работы офисных сотрудников поднимается на новый уровень, за счет упрощения действий технического характера при повседневной работе с документами.
Содержание |
Документооборот является важной составляющей бизнес-процессов в любой компании, поэтому его организация крайне важна в современных условиях. Проблемы с оформлением и оборотом документов дорого обходятся – потери составляют в среднем около 5% от прибыли. И это без учета форс-мажорных ситуаций, например, утеря или возможная утечка внутренней информации к конкурентам, что может привести к огромным убыткам.
Для организации документооборота, в соответствии с современными требованиями, всем корпоративным клиентам (как бизнес-структурам, так и государственными организациям) нужны соответствующие инструменты. Одним из новейших и наиболее развитых по функциональным возможностям является Kyocera Smart Information Management (KSIM), который актуален и для организации документооборота (docflow), и для других аспектов деятельности организаций, включая инфобезопасность (ИБ), а также «цифровую трансформацию» (DX).
Docflow и DX
К оптимизации документооборота сегодня следует относиться как к составной части «цифровой трансформации» деятельности компании. Согласитесь, увеличение прибыли на 5% вполне позволяет отнести данную активность к DX! Важно помнить, что на эти процессы надо смотреть шире. Работа с документами сегодня включает анализ и планирование процессов, связанных «с бумагами» во всех формах, контроль за печатью и копированием, обеспечение инфобезопасности и прочие сопутствующие действия.
Совершенствование работы с документами – не разовая акция, поэтому документооборот должен соответствовать бизнес-процессам в компании, которые постоянно трансформируются в условиях меняющейся реальности. Разумеется, следует помнить и о новых технологиях, применение которых обеспечит повышение эффективности.
Особенности современного документооборота
Отметим, что движение компаний в сторону безбумажного офиса продолжается уже далеко не первый год, но при этом процессы далеки от завершения. К реализации этой концепции компании и госструктуры приближаются с разной скоростью. Это означает, что и сегодня продолжается переход с «бумажных» форм в электронные, поэтому сканирование и печать все еще актуальны.
Если к форматам работы с твердыми копиями: печати, сканированию и копированию пожелания почти не изменились, то к электронным документам требования становятся разнообразнее. ИТ-ресурсы сегодня уже более децентрализованы, но при этом всем документам компании нужна единая система для хранения, индексации, управления и т.д.
Гибридные форматы работы становятся привычными, поэтому к хранилищам документов нужен удаленный доступ к ресурсам, но при этом удобный и быстрый. Обеспечение дистанционно работающих сотрудников компании возможностями взаимодействия с корпоративными архивами документов — необходимо для выполнения служебных обязанностей.
Популяризация гибридных форматов предъявляет дополнительные требования к инфобезопасности. Повсеместное внедрение удаленной работы — лишь один из драйверов ИБ, но есть и другие. Важно, что инфобезопасность должна быть обеспечена как специализированными решениями, так и соответствующими функциями в бизнес-системах, в том числе, созданных для работы с документами.
Инструменты — доступны
Вендоры, понимая требования рынка, поставляют программные платформы, упрощающие компаниям работу с документами. Сегодня управление документооборотом и администрирование работы с документами внутри компании, с технической точки зрения, не является сложной задачей. Заметим, что платформы являются развитыми многофункциональными решениями, прошедшими длительный путь совершенствования. Напомним, что компания Kyocera Document Solutions одной из первых разработала решения для управления документами (Managed Document Services, MDS) в современном понимании, с 2007 года развивала и совершенствовала соответствующие продукты.
Компания активно продвигает в разных регионах мира соответствующие товары — продукты и сервисы, адаптируя их к требованиям рынка и пожеланиям заказчиков. Подчеркнем, что Kyocera предлагает как сами продукты, так и их адаптации под нужды конкретного заказчика, при этом доступны поставки оборудования и программного обеспечения, обучение пользователей, поддержка и администрирование. Клиент может выбрать нужное, в зависимости от предпочтений и особенностей собственной внутренней организации. «Обладая профессиональным опытом и культурой чуткого партнерства, мы помогаем организациям применять знания на практике, чтобы стимулировать изменения». – отмечено в документах компании. Kyocera Smart Information Management – одно из наиболее современных, функциональных и мощных решений, существующих сегодня.
KYOCERA Smart Information Management: преимущества и особенности
KSIM является полноценной интеллектуальной системой управления информацией, которой можно доверить процессы управления документами современной компании. При этом эффективность работы офисных сотрудников поднимается на новый уровень, за счет упрощения действий технического характера при повседневной работе с документами.
Рассматриваемое нами решение создано в современной концепции «web-based», позволяющей оптимально обеспечить простой и быстрый доступ к ее функциям в реальности гибридной работы. Приятно, что в данной концепции для KSIM браузер является таким же источником документов, как сканер, многофункциональное устройство или файлохранилище. Также KSIM может работать совместно с другими программными решениями KYOCERA, например, Capture Manager, который позволяет захватывать, обрабатывать и сохранять файлы.
KSIM обеспечивает полный цикл работы с документами компании, упрощая все этапы, начиная от их занесения. Также доступны индексация, полнотекстовый поиск, архивация с контролем доступа, весь спектр работы с версиями — фиксирует, заменяет, отменяет и т.д.
Кроме работы с наборами документов, KSIM позволяет организовать документооборот с базовыми опциями, достаточными для большинства предприятий. Система предоставляет возможность создавать предопределенные рабочие процессы, а также имеет набор функций для обеспечения дополнительных преимуществ: позволяет пользователям инициировать процессы проверки — можно добавлять комментарии, вносить изменения, при этом KSIM фиксирует каждое действие. Также можно производить утверждения документов, в том числе электронно, что важно в условиях гибридной работы.
Выводы
Kyocera Smart Information Management – мощный многофункциональный инструмент, способный значительно упростить работу в офисе. Автоматизация и оптимизация процессов повышает производительность, а также способствует повышению качества работы, предотвращая возникновение многих ошибок. KSIM позволяет структурировать процессы работы с документами, что повышает безопасность, улучшает управляемость, увеличивает экономическую эффективность. Сократив трудозатраты на ручные процессы в обработке документов, компании получают возможность направить высвободившиеся ресурсы на выполнение основной бизнес-деятельности и на развитие.
