«АК ОЗНА»: развиваемся с DIRECTUM более 5 лет

Андрей Озеров: Действительно, сегодня система DIRECTUM в компании используется гораздо шире, чем это было на момент завершения первого внедрения. Первый проект стартовал еще в 2008 году на одном из производственных предприятий холдинга. Когда мы получили положительные результаты от автоматизации, было принято решение о тиражировании системы и ее расширении.

Сейчас в системе порядка 100 типовых маршрутов и около 60 справочников. А развитие идет сразу в двух направлениях: автоматизация бизнес-процессов производства и обслуживающих подразделений.

Помимо базовых канцелярских и договорных процессов в электронном виде ведется работа с тендерной документацией, внутренними распорядительными документами, командировочными заявлениями.

TAdviser: Какой объем документооборота охватывает DIRECTUM? Какое количество сотрудников работает в СЭД?

Андрей Озеров: На сегодняшний день в системе зарегистрировано 2046 действующих пользователей. А объем документооборота с начала 2014 года вырос почти до 43 000 документов, среди них служебные записки, внутренние распорядительные документы, чертежи, договоры, счета, заявки и прочие.

TAdviser: Могли бы Вы дать оценку результатам развития системы DIRECTUM на вашем предприятии?

Андрей Озеров: Главный драйвер развития системы электронного документооборота в компании ОЗНА – заинтересованность сотрудников в ее постоянном улучшении, в облегчении их работы за счет автоматизации рутинных операций. Так, с помощью DIRECTUM решен ряд специфических задач, например, ведение реестра неблагонадежных поставщиков, реестра исков и претензий и так далее. TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.8 т

В результате развития система DIRECTUM стала важной частью информационной среды компании. Она решает множество разнородных задач, позволяя сотрудникам эффективно взаимодействовать и обмениваться информацией.

Если говорить более конкретно:

• на сегодняшний день более 90% сотрудников ОЗНА работают в DIRECTUM;
• процессы согласования, рассмотрения документов ускорились, даже процедуры планирования и анализа аудитов стали проще;
• сократилось количество ошибок при заполнении документов;
• легче выявляются причины задержек в тех или иных процессах;
• повысилась ответственность и дисциплина исполнителей.

TAdviser: Развивается ли проект сегодня? Какие бизнес-процессы планируется охватить еще?

Андрей Озеров: Буквально месяц назад мы собственными силами обновили DIRECTUM до версии 5.0. Если судить о развитии системы по заявкам, то сейчас мы разрабатываем примерно один новый процесс в месяц. Имеется тенденция к автоматизации небольших (3-5 участников) бизнес-процессов. Новые справочники создаются реже, но работа в этом направлении также ведется. Из последних разработок самыми интересными являются «Реестр недобросовестных поставщиков» и «Реестр исков и претензий».

В ОЗНА нет единого подразделения, которое бы занималось постоянным совершенствованием бизнес-процессов. В основном, развитие системы ведется за счет пользователей, которые предлагают идеи, как сделать тот или иной процесс удобнее для себя. В этой связи мы планируем провести комплексный срез знаний сотрудников и разработать новые, углубленные программы обучения. В ближайшее время планируется закупка новых лицензий, а также будем настраивать интеграцию DIRECTUM с системой 1С.

TAdviser: Не так давно компания DIRECTUM анонсировала новое решение по игрофикации «DIRECTUM Восхождение». Применяются ли игровые механики в СЭД в ОЗНА? Какие результаты могли бы отметить?

Андрей Озеров: Впервые о применение игровых механик в системе услышал на Открытых днях DIRECTUM в 2013 году. Тема показалось интересной. Через некоторое время по инициативе руководителя службы информационных технологий ОАО «АК ОЗНА» Бориса Николаева внутри компании провели конкурс.

Выбирались победители в 4 номинациях:

• самый активный пользователь системы;
• больше всего созданных задач;
• больше всего выполненных заданий;
• больше всего созданных документов.

Так мы глубже познакомились с геймификацией. Что интересно, по завершении конкурса значительно вырос уровень исполнительской дисциплины – задания стали выполнять быстрее. Наиболее полезной геймификация оказывается при обучении. По наблюдениям, многие пользователи с удовольствием изучают систему, высказывают пожелания по автоматизации процессов. Геймификация позволит выявить таких пользователей, заинтересовать их.