Как автоматизировать работу ОЦО с помощью цифровой бухгалтерии от EnDocs

В чем особенности ОЦО

Общие центры обслуживания могут взять на себя все операционные задачи компании и обеспечить при этом максимально высокий уровень обслуживания внутренних и внешних заказчиков. ОЦО может быть организован как специализированное внутреннее подразделение компании или выделен в отдельную организацию, оказывающую услуги всем остальным операционным единицам и подразделениям.

Чаще всего ОЦО строят холдинги и компании с распределенной структурой.

В таких компаниях внедрение ОЦО дает максимальный эффект за счет:

Снижения затрат

Вместо того чтобы каждая компания в холдинге имела свои собственные службы поддержки клиентов, бухгалтерии, ИТ-отделы и т. п., холдинг может создать один общий центр, который будет обслуживать все компании одновременно. Общий центр обслуживания позволяет объединить и оптимизировать процессы и ресурсы всех дочерних компаний, а это позволяет получить значительное сокращение затрат на персонал, оборудование, аренду и т. д.

Стандартизации процессов

Общий центр обслуживания стандартизирует и унифицирует все процессы и процедуры внутри холдинга. Это позволяет обеспечить более высокую эффективность и качество обслуживания, а также лучшую координацию работы между компаниями в холдинге.

Централизации управления

Общий центр обслуживания дает возможность централизованного управления всеми оперативными процессами. Это позволяет руководству холдинга иметь более полную картину операций внутри компаний и проводить оптимизацию и изменение внутренних процессов.

Улучшения клиентского сервиса

В конечном итоге одна из основных задач ОЦО — улучшение качества обслуживания клиентов, как внутренних, так и внешних. Высокая специализация ОЦО, централизованное управление и стандартизация процессов позволяют сделать рутинные операции максимально эффективными и незаметными для сотрудников компании и дают возможность бизнесу сосредоточиться на основных процессах, приносящих компании прибыль.

В общие центры обслуживания входят специалисты разных профилей.

Чаще всего в ОЦО объединяют:

• бухгалтерию,
• отдел кадров,
• ИТ-поддержку,
• административно-хозяйственный отдел.

После внедрения ОЦО бизнес-процессы в компании становятся прозрачнее, ведь вместо контроля за разрозненными подразделениями достаточно управлять одной централизованной службой. Вместе с тем получается значительно сократить издержки: все офисы и предприятия может обслуживать одна команда ОЦО. В конечном итоге руководители компании разгружают себя от операционных задачах и фокусируются на развитии бизнеса.

Что нужно, чтобы организовать ОЦО

Чтобы организовать общий центр обслуживания, недостаточно перевести всех сотрудников в один отдел или операционную единицу. Обычно процесс внедрения нового подхода проходит в несколько этапов и в зависимости от размера компании может растягиваться до года. Чаще всего для создания ОЦО нужны четыре этапа.

Этап 1. Провести оценку. На этом этапе руководители компании анализируют существующие бизнес-процессы, составляют схемы процессов, чтобы максимально выявить дублирование функций, «узкие места» и несовершенство процессов. В результате анализа выявляются недостатки и потенциал оптимизации процессов.

Зачастую уже на этом этапе к оценке подключают ИТ-специалистов компании. С их помощью проводится анализ соответствия текущей ИТ-инфраструктуры и бизнес-приложений потребностям бизнеса.

После оценки процессов и ревизии бизнес-приложений у руководителей формируются ожидания от будущего ОЦО. Можно составить конкретные задачи, которые в перспективе будет решать центр, и проектировать целевые показатели эффективности его работы.

Этап 2. Перейти к проектированию. Руководители должны определить процессы, подлежащие централизации и переводу в ОЦО, определить текущие и целевые показатели эффективности, составить стратегию и план проекта построения ОЦО, его сроки и ключевые задачи. Это поможет задать вектор, в котором будет развиваться новая структура.

Этап 3. Подготовить изменения. На этом этапе менеджеры детально прорабатывают задачи, которые поставили на предыдущем этапе. Они проектируют целевые процессы, фиксируют целевую организационную структуру и должностные обязанности, прописывают инструкции для сотрудников. Параллельно разработчики готовят программное обеспечение для перехода на новый формат работы.

Этап 4. Провести пилотный запуск ОЦО. Когда новая структура начинает работу, менеджеры должны пристально отслеживать утвержденные ключевые показатели: так получится скорректировать процессы в самом начале, если действия не дают желаемых результатов. В этот этап активно вовлечены руководители, методологи и разработчики: они дорабатывают методологию и ИТ-инфраструктуру. После успешного тестирования решение тиражируется и функции ОЦО масштабируются на всю компанию.

Внедрение ОЦО требует усилий в самом начале: нужно проделать большую работу по анализу и проектированию процессов и тщательно проработать структуру и регламенты работы будущего ОЦО. Однако после введения центра в работу рутинные задачи становятся куда проще, бизнес функционирует быстрее и эффективнее.

Как автоматизировать работу ОЦО

Через общий центр обслуживания каждый день проходит огромный поток информации. Сотрудники обрабатывают тысячи документов: бухгалтерскую первичку, счета, заявления и справки для сотрудников, договоры, отчетность — это гигантские пачки бумаги, в которых легко потеряться. Сотрудники ОЦО взаимодействуют практически со всем персоналом компании, выполняя ежедневно сотни и тысячи операций.

Использование современных высокопроизводительных систем автоматизации является жизненно необходимым для построения эффективного ОЦО.

Приведите всю работу с документами к единому виду. Для этого нужно организовать единый электронный архив документов, наладить передачу данных и взаимодействие между сотрудниками, максимально перевести документооборот в цифровой формат. Эти действия ускорят работу, сократят количество ошибок и снизят влияние человеческого фактора.

Сосредоточьтесь на финансовых задачах. Как правило, общим центрам обслуживания передают бухгалтерский учет всех предприятий компании. Это удобно и помогает существенно сэкономить: работу может выполнять единая группа квалифицированных специалистов ОЦО вместо нескольких разрозненных подразделений бухгалтерии. Однако централизовать и обработать поток входящих задач без помощи соответствующего ПО практически невозможно — необходимо подключать или разрабатывать цифровые сервисы.

Подключите электронный документооборот. Грамотно спроектированная и внедренная СЭД способна практически полностью автоматизировать все рутинные и механические задачи, высвобождая ценное время сотрудников, а также оказать влияние на бизнес-процессы организации в целом:

• Все финансовые документы поступают в единый центр — работа с ними проходит прозрачно, бумаги реже теряются и всегда доступны для использования сотрудникам компании.
• Компания существенно экономит на работе с документами — для обработки документов в цифровом виде с применением средств автоматической проверки и валидации требуется значительно меньший штат бухгалтерии.
• Автоматизированная система делает процессы компании прозрачными для руководителей — легко выявить и устранить «узкие места» и неэффективные задачи, а централизация позволяет с минимальными рисками и затратами выполнить необходимую корректировку и адаптацию процессов.

В целом автоматизация работы ОЦО значительно высвобождает время специалистов: рутинные задачи происходят без участия персонала. Он может сосредоточиться на работе, которая требует творчества и мышления.

Как автоматизировать бухгалтерию в ОЦО

Управлять внутренними процессами компании можно при помощи системы электронного документооборота. Одна из них — система электронного документооборота EnDocs от компании «Энсол».

В состав EnDocs входит специализированное решение «Цифровая бухгалтерия». Оно автоматизирует весь жизненный цикл бухгалтерских документов: от регистрации в канцелярии до отправки обработанных документов в архив. Программа помогает решать все основные бухгалтерские задачи:

Автоматически распределять документы по потокам обработки. Система позволяет автоматически разделять и маршрутизировать поступающий поток документов ответственным за их обработку рабочим группам — в зависимости от типа документов, контрагента, юридического лица и прочей аналитики документы доставляются на обработку именно тем сотрудникам, которые отвечают за данный участок учета.

Управлять всеми документами через единый интерфейс. Система работает в режиме одного окна: документы регистрируются, автоматически распознаются, маршрутизируются и утверждаются в едином информационном пространстве, независимо от их типа и происхождения. Например, для бухгалтера закрывающие документы, поступившие на бумаге и через оператора ЭДО (например, Диадок от компании «СКБ Контур» или СБИС), обрабатываются совершенно идентично, отображаясь в унифицированном виде в общем реестре документов.

Автоматизировать ввод первичных документов. Система обеспечивает автоматическое распознавание отсканированных бумажных документов и извлекает из них всю значимую информацию. Она классифицирует документы, автоматически создает и заполняет реквизиты учетных карточек и направляет на обработку ответственным сотрудникам. Таким образом, обеспечивается огромная экономия времени специалистов, связанная с первичной классификацией и вводом документов в информационные системы.

Документы автоматически распознаются и классифицируются, когда приходят по электронной почте, сканируются или загружаются вручную

Проверять и валидировать документы. Контрольные проверки автоматически выявляют некорректно оформленные документы — отсутствие печатей, подписей и прочих обязательных атрибутов, контроль корректности расчета НДС, наличие доверенностей в случае превышения заданного порога материальности и многое другое. Дополнительно система может осуществлять бюджетный контроль, сопоставляя сумму обрабатываемых документов с бюджетами по договору, заказу на покупку, ЦФО или статье затрат. Сотрудникам учетного центра не приходится тратить время на монотонные рутинные проверки, которые способна выполнить система.

Моментально доставлять документы. Документы проходят обработку в соответствии с маршрутами, которые предварительно составляет администратор системы. Когда в сервис попадает новый документ, он гарантированно проходит все шаги проверки и визирования, соответствующие данному типу хозяйственной операции. Документ автоматически направляется на утверждение к ответственному лицу, а затем передается по цепочке согласования без участия бухгалтера или менеджера.

Маршруты гибко настраиваются при помощи конструктора: можно проектировать сложные или нестандартные процессы согласования

Взаимодействовать с налоговой и контрагентами. Система позволяет в пару кликов формировать и передавать требуемую информацию контролирующим органам. Также ответственным сотрудникам всегда доступна исчерпывающая и актуальная информация по документам контрагентов, в том числе необходимая для контроля возврата подписанных закрывающих документов.

Контролировать сроки согласования документов. Система следит за подписанием документов и автоматически рассылает уведомления ответственным лицам. Если подпись задерживается, EnDocs оповестит инициатора процесса и подписанта.

В приветственном окне у каждого сотрудника отображается список задач, который напомнит о документе на согласовании

Автоматизировать принятие к учету. Интеграционные службы сервиса позволяют автоматически обмениваться данными с любой учетной системой компании, передавая в нее информацию о согласованных, подлежащих проведению документах. При этом компания экономит значительные ресурсы за счет автоматизации формирования документов и исключения ошибок ручного ввода данных. Важно также то, что при обмене данными СЭД может оперировать справочными данными учетной системы, то есть передает информацию в привязке к справочникам юридических лиц, контрагентов, договоров, статей затрат, проектов и т. п., используемым в учетной системе.

Хранить документы в финансовом электронном архиве. Сервис хранит все поступающие документы для будущего использования. Найти нужный файл можно всего за минуту: система поддерживает поиск по типу, номеру документа, его дате, контрагенту, подписанту и всем прочим реквизитам учетной карточки.

Найти документ в поиске можно даже по фразе, которая содержится внутри файла. Обработка запроса занимает не более трех секунд

«Цифровая бухгалтерия» в составе EnDocs не заменяет бухгалтерские учетные системы, но позволяет использовать их максимально эффективно, устраняя трудозатраты персонала на выполнение механических и рутинных операций, автоматизируя ввод документов за счет средств интеллектуального распознавания, исключая ручные ошибки и риски потери и утраты документов.

EnDocs легко интегрируется с решениями на платформе 1С и другими ERP-системами. Документы из бухучета автоматически передаются в EnDocs и обратно в ERP, а затем отправляются на долгосрочное хранение во встроенный электронный архив.

При помощи автоматизации организация сокращает издержки на обработку документов. Снижается количество ошибок, данные из всех источников синхронизируются в едином сервисе. Особенно ценно это для крупных компаний, через которые проходят сотни тысяч документов ежемесячно. Поэтому EnDocs внедряют большие корпорации, например Яндекс, Royal Canin, PwC.

Создание ОЦО позволяет систематизировать, удешевить и ускорить рутинные процессы компании. Но чтобы центр обслуживания работал по-настоящему эффективно, нужно заранее продумывать его автоматизацию. Хорошим решением станет система, которая совмещает ЭДО и помогает управлять бизнес-процессами одновременно — тогда работники не будут тонуть в бумажной работе и смогут сосредоточиться на развитии бизнеса.