«БФТ.Закупки» — управление полным циклом закупок: от сбора потребностей до анализа результатов

Рустам Ардавов: С 2023 года тренд на импортозамещение ИТ решений затрагивает практически все процессы организаций, и корпоративные закупки в этом плане — не исключение. Особенно учитывая, что привычные зарубежные вендоры, как SAP и Oracle, прекратили поддержку своих программных продуктов у клиентов из России, бизнесу необходимо в срочном порядке искать замену привычному софту. Выбирая отечественные аналоги среди доступных на рынке продуктов, бизнес учитывает удобство их использования, функциональность, интеграционный потенциал и возможности кастомизации. Кроме того, для распределенных структур важна способность решения к централизованному управлению процессами.

В приоритете у компаний также ускорение процесса закупок. Он может затягиваться из-за неоптимизированной, разветвленной процедуры формирования и согласования документов несколькими должностными лицами, а также из-за сложностей контроля, отслеживания текущего статуса закупочных документов.

В то же время остаются актуальными потребности эффективной маршрутизации задач в рамках закупочного и смежных подразделений, а также методологического обеспечения закупок. Цифровизация бизнес-процессов повышает качество проведения закупочных процедур за счет исключения рисков «человеческого фактора». Например, SRM-система, интегрированная с внешними информационными источниками (такими как закупочные площадки), может получать из них нужные ей данные. Это избавит сотрудников от необходимости вносить информацию вручную, а значит — позволит избежать ошибок.

Организация закупочной деятельности в компаниях может меняться, и система управления закупками должна уметь быстро реагировать на эти изменения. Сотрудники компании должны работать с актуальными номенклатурными справочниками, быстро находить нужную информацию во внутренних и внешних источниках, с помощью цифровых инструментов анализировать рыночные предложения, быстро адаптироваться к новым условиям.

Рустам Ардавов: Цифровое решение для организации процесса закупок, в первую очередь, должно закрывать типовые потребности закупщиков: это ведение справочников номенклатуры (включая функции загрузки информации из внешних источников, ее нормализации и дедупликации), сбор потребностей в товарах, работах и услугах, поиск потенциальных поставщиков, запрос и получение их ценовых предложений, формирование базы надежных поставщиков, прошедших процедуру аккредитации, подготовка и согласование закупочных документов, непосредственно проведение закупок разных типов (на электронных торговых площадках, через электронные магазины, у единственных поставщиков и т.д.), обеспечение работы коллегиальных органов, заключение договоров.

Большую роль играют и следующие после заключения договора этапы: контроль исполнения, анализ проведенных закупок и формирование отчетности.

Вместе с тем в каждой компании существуют свои особенности проведения закупок. Например, наполнение справочников номенклатуры напрямую зависит от сферы деятельности организации. Процедура согласования технического задания и других закупочных документов отличается, в том числе, количеством ответственных за подписание функциональных исполнителей. В каждой компании представлена индивидуальная структура корпоративных информационных систем: бухгалтерских, учетных, складских и прочих.

В комплексном решении «БФТ.Закупки» учтены все нюансы закупочной деятельности, а также обеспечена необходимая степень гибкости для кастомизации и встраивания системы в существующий ИТ-ландшафт. Это «единое окно», которое делает процессы закупок максимально прозрачными, позволяя компании оптимизировать временные ресурсы.

Рустам Ардавов: В самом начале, на этапе формирования потребностей, «БФТ.Закупки» предоставляет инструменты сбора запросов структурных подразделений на закупку товаров, работ или услуг, с возможностью последующего планирования закупок на их основании.

Далее автоматизированный процесс обоснования начальной (максимальной) цены договора (НМЦ) позволит использовать ценовую информацию из реестра ранее исполненных договоров, а также из публичных оферт и новых коммерческих предложений поставщиков. Это важно для определения объективных условий предстоящей закупки.

Поиск товара по реестру исполненных договоров можно настроить по его наименованию, характеристике, региону поставки и временному периоду. Если же речь идет об услугах или определенных видах работ, — здесь чаще всего используются коммерческие предложения. Также востребованным источником выступают публичные оферты. В том числе решение может интегрироваться с электронными торговыми площадками и электронными магазинами. Проанализировав все доступные предложения, она отбирает оптимальные ценовые значения, автоматически формирует расчет и добавляет его в карточку закупки.

Таким образом, специалист не тратит время на поиск ценовой информации, отбор релевантных предложений и ручной перенос информации о ценах и источниках в таблицу расчета. Ему достаточно только проконтролировать тот результат, который был сформирован автоматизированным способом.

Подготовка проектов документов (извещения о закупке, технического задания, договора) обычно требует от специалистов описания объекта закупки, ручного заполнения одной и той же информации в разных связанных документах, поиска примера документа по идентичной закупке, внесения различных корректировок в уже готовые документы.

Здесь «БФТ.Закупки» предлагает несколько возможных сценариев: добавление объектов из готового справочника продукции с типовыми характеристиками, использование шаблонов документов с предварительно внесенными туда описаниями, конструктор документов. Данный инструментарий позволяет автоматизировать формирование требуемых документов.

В процессе согласования подготовленных проектов документов тоже есть свои трудности. Они связаны, например, с определением регламента согласования, с проверкой документации на предмет корректного заполнения (практика показывает, что часто при ручном вводе выявляются неточности в заполнении одинаковых переменных), с процедурой последовательных согласований, которая зачастую проходит в несколько кругов. Использование шаблонов документов на стадии подготовки уже снимает часть этих проблем: вероятность ошибок в них сведена к минимуму. Соответственно, количество согласований и доработок — тоже будет минимальным.

Для корректной маршрутизации документа между ответственными лицами в «БФТ.Закупки» поддерживается возможность параметризированной настройки с использованием справочника маршрутов согласований, а также применение технологического решения BPMS (Business Process Management Service). Последний инструмент поддерживает опцию маршрутизации предустановленных задач и рассылки уведомлений, справляясь с построением даже самых сложных и ветвистых маршрутов, в том числе предполагающих запуск параллельных процессов.

Значительное внимание уделено этапам проведения закупок, работы коллегиальных органов и формирования отчетности. Так, инструмент проверки контрагентов помогает выявить недобросовестных поставщиков. А подготовка регламентной и управленческой отчетности обеспечивается аналитической поддержкой с формированием многомерной визуализации в виде инфографики и OLAP-анализом (Online Analytical Processing — аналитика больших массивов данных).

Уже после проведения закупки система предоставляет возможности контроля хода исполнения договоров, заключенных на любых основаниях, посредством ведения соответствующих реестров.

В случае распределенной компании единая база данных системы консолидирует все процессы закупок, осуществляемых ее дочерними структурами.

Рустам Ардавов: Автоматизированное комплексное решение «БФТ.Закупки» предназначено для управления полным циклом закупок: от сбора потребностей до анализа результатов. Рассказывая о продукте, стоит остановиться на пяти главных принципах, заложенных в нее.

Первый принцип — надежное решение от проверенного поставщика с большим опытом проектной деятельности. Система «БФТ.Закупки» с 2016 года входит в реестр российских программ и баз данных, который ведется Минцифры России. Она разработана с учетом всех требований законодательства к информационной безопасности, защите данных и соблюдению принципов технологического суверенитета.

Второй принцип — технологичность и функциональность. Система закрывает все потребности заказчика по автоматизации закупочной деятельности. При ее разработке и эксплуатации задействованы самые современные технологии. Основой системы стала разработанная и развиваемая Компанией «БФТ-Платформа», которая также входит в реестр отечественного ПО и применяется для реализации крупных государственных проектов.

Третий принцип — максимальная кастомизация — разработанное с помощью low-code инструментов, решение «БФТ-Закупки» позволяет в процессе внедрения легко произвести все необходимые для адаптации под конкретного заказчика доработки. Администраторам системы предоставляются развитые возможности настройки системы в соответствии с изменениями бизнес-процессов, в том числе с применением технологии BPM (Business Process Management).

Четвертый принцип — широкие интеграционные возможности. Система может быть бесшовно встроена в существующую цифровую инфраструктуру организации: поддерживаются интеграции с порталами, бухгалтерскими, финансовыми, складскими и другими информационными системами Заказчика. Для взаимодействия могут использоваться как инструменты взаимодействия, предусмотренные в существующих системах, так и коннекторы, созданные проектной командой непосредственно в процессе внедрения.

Пятый принцип — постоянное развитие и качественная сервисная поддержка решения: регулярный выпуск версий обеспечит появление новых востребованных функций и адаптацию к меняющемуся законодательству, а развитая филиальная сеть и опыт Компании, полученный за многие годы работы с государственными заказчиками, обеспечат высокий уровень клиентского сервиса.

Сегодня любой организации как коммерческой, так и государственной, вовлеченной в процессы импортозамещения, важно выбрать для каждого направления автоматизации зрелые цифровые решения, рассчитанные на долгосрочную перспективу. В сфере закупок такое решение — «БФТ.Закупки».