Citeck ECOS

Основные статьи:

• Business Process Management
• СЭД (подробнее)
• IT Service Management, ITSM

Платформа Citeck ECOS – отечественное Open Source решение для цифровой трансформации бизнеса, в основе которого лежат микросервисная архитектура и концепция low-code, что позволяет настраивать ее под нужды организации без программирования.

Платформа Citeck ECOS дает возможность построить бизнес-приложение для работы с корпоративной информацией, бизнес-процессами, управления сотрудниками и документами.Станислав Обухов, Т1 Иннотех: Автоматизация меняет функцию закупок 2.4 т

Типы корпоративных приложений, которые могут быть реализованы на базе Citeck ECOS:

• управление бизнес-процессами;
• портальные решения (порталы для клиентов, поставщиков, сотрудников);
• управление закупками и тендерами;
• ECM-решения, в том числе электронные архивы;
• CRM-системы;
• Приложения для работы с корпоративной информацией.

(данные актуальны на 2022г.)

2024

Модуль, позволяющий без программирования создавать любое количество независимых внешних порталов

Вышел обновленный модуль российской low-code платформы Citeck, позволяющий без программирования создавать любое количество независимых внешних порталов. Такие порталы используются для взаимодействия и обмена информацией компании с подрядчиками, партнерами, клиентами, дистрибьюторами и другими внешними пользователями, что значительно ускоряет согласование документов, обмен файлами, прием и обработку сообщений и решение других задач. Об этом Softline сообщил 14 октября 2024 года.

Внешний портал от Citeck избавляет сотрудников от рутинных задач по переносу документов и информации из одной системы в другую и при этом гарантирует безопасность данных, так как является отдельным независимым экземпляром системы и непрерывно синхронизируется с основным экземпляром системы по защищенному протоколу.

Портал сохраняет интерфейс платформы и может включать любые ее функциональные возможности — отправку заявок в техподдержку, партнерский отдел или отдел продаж, согласование документов, обмен файлами, взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно, и так далее. Создание и настройка портала осуществляются с помощью инструментов No-Code, то есть полностью без программирования: достаточно указать необходимые для конкретного портала типы данных и их атрибуты и выбрать доступные внешним пользователям действия. Доступ внешних пользователей к порталу осуществляется через браузер с любых устройств или через мобильное приложение.

Технические характеристики и функциональные возможности портала позволяют закрывать большой спектр бизнес-задач. Например, крупный поставщик тканей создает партнерский портал для своих контрагентов. Партнер проходит регистрацию и двухфакторную аутентификацию, затем отправляет заявки на доступ к материалам — каталогам продукции из Италии, Китая и Турции. Администратор одобряет заявки, и партнеру становятся доступны необходимые каталоги. На этом же портале он может оставить запрос на оптовые цены или отправку образцов, подгрузить карточку компании и согласовать документы.

Использование внешних порталов помогает компаниям быстрее и эффективнее взаимодействовать с внешними пользователями. При разработке модуля мы сосредоточились на удобстве и безопасности решения, поэтому для создания новых порталов не требуются навыки программирования, а защищенность внутренней информации обеспечивается за счет изолированности порталов от основного экземпляра системы, — пояснил Антон Иванов, управляющий директор Citeck компании SL Soft.

Релиз 2024.7 с порталом для внешних пользователей

В релизе 2024.7 платформы Citeck обновлен модуль Service Desk — в нем реализован портал для внешних пользователей. Также релиз включает ряд улучшений, призванных сделать совместную работу еще удобнее. Об этом Softline сообщил 21 августа 2024 года.

Модуль Service Desk, представленный Citeck осенью 2023 года, получил развитие: в нем появился портал технической поддержки. На нем внешние пользователи могут создавать обращения, отслеживать их статус, просматривать историю работы с заявкой, вложения и комментарии, в том числе по закрытым обращениям, а также могут вести переписку через комментарии и обмениваться файлами со специалистами технической поддержки. Портал непрерывно взаимодействует с основным экземпляром системы (отображает новые обращения, синхронизирует комментарии с обеих сторон, отправляет уведомления и т.д.), при этом не дает внешним пользователям доступ к каким-либо данным вне модуля. Обновление позволяет уверенно использовать платформу Citeck для импортозамещения Jira в качестве Service Desk (Jira — продукт зарубежной компании Atlassian). Еще один аргумент в пользу Citeck – возможность быстрой донастройки портала с помощью No-Code инструментов.

Остальные обновления охватывают все модули платформы и направлены на ускорение работы пользователей при выполнении ими рутинных действий. В виджете «Комментарии» теперь можно упоминать других пользователей с помощью символа @ — отмеченный сотрудник моментально получит оповещение по почте. В групповых действиях, позволяющих выполнять операции сразу с несколькими объектами, появилась новая опция: система сама отправит ссылку на выгрузку нужных данных на указанный адрес электронной почты. Она пригодится, когда, например, нужно отправить отчет руководителю — теперь пользователь формирует отчет в системе и за пару кликов отправляет его адресату на почту, без скачивания файла и дополнительных манипуляций. Изменения коснулись и журналов — табличного представления документов, обращений, заявок и других объектов — при сохранении нового шаблона появилась возможность предоставить к нему доступ отдельным сотрудникам или их группам.

Для нас важно, чтобы их взаимодействие с системой и друг с другом внутри системы было простым, удобным и быстрым. Поэтому мы стремимся не только развивать новую функциональность платформы Citeck, но и улучшать пользовательский опыт, — отметил Антон Иванов, управляющий директор Citeck, компания SL Soft.

Релиз 2024.4 с плагином для разработчиков, ускоряющим разработку новых модулей

В конце апреля 2024 года компания Citeck выпустила релиз 2024.4 своей low-code BPM платформы Citeck ECOS. Продукт стал еще более открытым, в очередной раз расширив возможности Community-версии. Также был представлен плагин для разработчиков, ускоряющий разработку новых модулей. Об этом компания сообщила 23 мая 2024 года.

В Citeck ECOS Community был добавлен функционал, ранее доступный только в коммерческой версии Enterprise. В частности, это матрица прав, виджеты «Канбан» и «Стадии». Таким образом Citeck ECOS становится все более открытым и доступным продуктом, придерживаясь философии Open source. Community-версия предназначена для BPM- и low-code-энтузиастов, а также для небольших компаний, готовых самостоятельно настраивать и поддерживать систему.

Специальный плагин для среды разработки IntelliJ IDEA упрощает разработку новых микросервисов и модулей, ускоряя работу с проектами и артефактами ECOS. Простые бизнес-приложения можно по-прежнему создавать без навыков программирования, однако, если приложению требуется более сложная бизнес-логика и участие разработчика, новый плагин сделает его разработку еще более комфортной и быстрой.

Релизы теперь нумеруются в новом формате: [год].[месяц]. Так доставка обновлений стала более прозрачной и понятной. Добавленное правило касается обеих версий платформы, платной Enterprise и бесплатной Community. В версии 2024.4 был упрощен процесс импорта данных из Excel в ECOS. Это позволит, например, самостоятельно перенести данные из старой CRM. Другие обновления касаются инструментов аналитики в BPM-системе: на схеме бизнес-процесса было добавлено отображение KPI и процента экземпляров процессов на разветвлениях. Также были улучшены возможности настройки отчетов: в настройке колонок агрегации была реализована возможность добавлять несколько колонок с разными настройками фильтров и возможностью указания имени колонки.

2023: Выпуск восьми релизов

За 2023 год компания Citeck выпустила восемь релизов своей low-code BPM платформы, существующей в двух версиях — полностью бесплатного решения Citeck ECOS Community и коммерческого продукта Citeck ECOS Enterprise для крупных корпоративных клиентов. Об этом компания сообщила 27 февраля 2024 года.

𝓲

Citeck

BPM-система Citeck ECOS в 2023 году получила больше всего обновлений, начиная с русской локализации и улучшений интерфейса и заканчивая введением раздела Администрирование БП. Также стали доступны: DMN-таблицы, виджет Статистика процесса (состоит из счетчиков задач и heatmap — тепловой карты бизнес-процесса), генерация документов по шаблону в ходе бизнес-процесса, автогенерация форм для пользовательских задач и еще более десяти нововведений, включая новый элемент set-status, позволяющий обходиться без написания скрипта для смены статуса документа, заявки или другой сущности. Раздел Администрирование БП позволяет наблюдать за состоянием опубликованных бизнес-процессов, получать подробную информацию о них и их запущенных экземплярах, мигрировать версии и проводить манипуляции над отдельными экземплярами бизнес-процесса в одном окне. Этот функционал будет полезен компаниям, заинтересованным в глубоком внедрении BPM-практики и постоянной оптимизации бизнес-процессов.

Количество готовых модулей Citeck ECOS выросло еще на три пункта — были введены в эксплуатацию Service Desk, CRM и HR-модуль. Service Desk был призван заменить ушедший из России зарубежный сервис Jira. CRM позволяет работать с лидами и маркетинговыми рассылками. HR-модуль включает КЭДО, согласование отпусков, премирование, подбор кандидатов, согласование оффера и другие функции.

В 2023 году в Citeck ECOS был реализован необходимый базовый функционал для работы с электронными доверенностями: появились журналы и карточки МЧД, возможность принимать и отправлять машиночитаемые доверенности через операторов ЭДО, а также хранить и редактировать их.

Автогенерация форм и журналов из созданного типа данных — самое заметное улучшение low-code конструктора Citeck ECOS за последний год. Благодаря этому время создания бизнес-приложений сокращается в разы. Также появилась возможность создавать общие атрибуты (аспекты) для разных типов данных.

Помимо виджета Статистика процесса (созданного специально для BPMS) появились виджеты, которые можно использовать для любых модулей Citeck ECOS. Графическая статистика — столбчатые, круговые и линейные графики с любыми данными из любых журналов. Виджет Стадии — визуальное отображение развития и текущего статуса документа, заявки или других сущностей. Виджет канбан стал доступен не только для журналов, но и для карточек (крайне удобен, например, в заявках на подбор кандидатов в HR-модуле).

2022: Выпуск версии Citeck ECOS на полностью российском программном стеке

Компания Citeck – один из ведущих российских вендоров на рынке ПО с открытым кодом (open source) – 15 июня 2022 года выпустила версию цифровой бизнес-платформы Citeck ECOS, построенную полностью на отечественном стеке программных технологий.

Сегодня в связи с уходом с рынка большинства зарубежных вендоров – OpenText, Microsoft, IBM, Red Hat, Terrasoft и др. – и остановкой поддержки их ПО, а также в некоторых случаях одномоментным прекращением работы над текущими проектами, многие компании встали перед выбором, как далее реализовывать стратегические программы по цифровизации бизнеса и как вновь не стать заложником изменившейся ситуации.

Платформа Citeck ECOS – умное отечественное Open Source решение для цифровой трансформации бизнеса, в основе которого лежат самые инновационные подходы – микросервисная архитектура и low-code, что позволяет настраивать ее под нужды организации в минимальные сроки. Citeck ECOS – это высококачественная альтернатива многим зарубежным решениям. Платформа может полностью заместить продукты многих западных вендоров: причем с ее помощью можно реализовывать не только новые проекты, но и успешно модернизировать существующие.

«Новая версия платформы, построенная полностью на российском программном стеке, дает свободу заказчику в выборе необходимой конфигурации платформы и будущую независимость от любых вендоров. Хочется отметить один интересный момент – отечественные решения, в том числе база данных и операционная система, используемые в этой версии ECOS, тоже являются open source продуктами, что сводит на нет те риски работы с проприетарным ПО, с которыми сегодня, после введения западных санкций, столкнулись многие компании. Открытость платформы позволяет в любой момент организовать обучение ИТ-команды заказчика с тем, чтобы в дальнейшем при необходимости он мог самостоятельно заниматься внедрением и поддержкой платформы. В отличие от многих других мы также предоставляем весь исходный код, поэтому vendor lock-in в нашем случае полностью исключен», − рассказал Антон Иванов, основатель и генеральный директор Citeck.

2021: Обновление Citeck ECOS (4.0.0rc2)

Самое главное отличие последней версии платформы от предыдущих – отказ от Alfresco и монолита вообще и переход на использование микросервисной архитектуры и концепции low-code.

В 2021 году вендор полностью переписал ядро платформы, взяв за основу микросервисы, а использование платформы Alfresco оставил как опцию в нескольких модулях.

Микросервисная архитектура и концепция low-code позволяют ECOS:

• оперативно модернизировать отдельные сервисы и добавлять новые, без необходимости обновлять весь продукт целиком из-за небольших изменений одного из компонентов;
• снижать затраты на внедрение нового функционала и поддержку системы без программирования;
• осуществлять быструю разработку новых сервисов;
• оценить высокую надежность, отказоустойчивость и возможности масштабирования продукта.

Бизнес-платформа предлагает заказчикам несколько вариантов развертывания системы: можно создать частное облако на серверах Citeck или развернуть систему в инфраструктуре заказчика. Доступен к реализации и гибридный вариант: какие-то сервисы можно разместить в облаке (для общения с подрядчиками и контрагентами, например), а остальное – onpremise в рамках единой системы.

2020: Выход мобильного приложения Citeck ECOS

Бизнес-интегратор Citeck 1 октября 2020 года сообщил о выходе публичного универсального мобильного приложения платформы Citeck ECOS. Релиз отечественного ИТ-решения по автоматизации и цифровизации бизнеса состоялся на операционных системах Android и iOS. Приложение доступно в магазинах Google Play и AppStore.

Мобильный клиент обладает всеми основными функциями десктоп версии Citeck ECOS и предназначен для работы пользователей в рамках одноименной платформы. Citeck ECOS – универсальная ИТ-платформа по цифровизации процессов крупного бизнеса, которая автоматизирует деятельность компании при помощи цифровых технологий.

Платформа Citeck ECOS объединяет в себе:

• Исполнение и контроль бизнес-процессов (BPM)
• Электронный документооборот (СЭД)
• Хранилище документов в электронном виде (ECM)
• Портальные решения
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM / XRM)

Основные возможности:

• Планирование и построение бизнес-процессов с минимальным привлечением разработчиков или без участия разработчиков (low-code)
• Исполнение и автоматизация процессов в организации
• Контроль за исполнением поставленных задач
• Согласование документов
• Хранение истории документов с поддержкой версионности
• Интеграция с другими цифровыми платформами: SAP, 1C,|Microsoft Dynamics, Oracle E-Business Suite и т.д.
• Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП)
• Поддержка российских операторов юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО), включая СКБ Контур и Корус Консалтинг

Модули Citeck ECOS:

Система сочетает в себе более десятка готовых модулей, среди которых:

• Управление бизнес-процессами (BPMS)
• Управление договорами
• Учет и контроль финансовых документов
• Система электронного документооборота (СЭД)
• Обмен юридически значимыми документами
• Управление задачами и поручениями
• ОРД и корреспонденция
• Управление HR-процессами
• Управление тендерной документацией
• Электронный архив
• Управление совещаниями
• Кредитный конвейер

Мобильное приложение Citeck ECOS включает демонстрационную версию платформы. Пользователь может тестировать разные роли и пройти весь жизненный цикл заявки от ее заведения и доработок, до согласований и конечного исполнения заявки.

Оформить демо-доступ можно на сайте ecos24.ru или во вкладке мобильного приложения Demo access. Демонстрационный стенд позволяет протестировать систему по автоматизации и цифровизации бизнеса в рамках базовых функциональных особенностей:

• Договоры
• Финансовые заявки
• Дополнительные соглашения
• и другой функционал Citeck ECOS

Особенности мобильного приложения:

• Интуитивно понятные интерфейс и управление: согласование и отправление на доработку заявки при помощи обычного свайпа
• Возможность смены визуального оформления: темная, светлая, теплая, холодная темы
• Интерфейс на английском и русском языке
• Функционирование в offline-режиме

Платформа Citeck ECOS продолжает работать при потере соединения с Интернет. Задачи и бизнес-процессы синхронизируются каждый раз при подключении к сети. Последние версии сущностей подгружаются по мере их появления. Работа с уже загруженными задачами и бизнес-процессами возможна при отсутствии Интернет-соединения.

Мобильное приложение Citeck ECOS поддерживает любую сборку системы:

• Citeck ECOS Enterprise – лицензионное ПО формата on-premise для больших корпораций
• Citeck ECOS Standart– лицензионное ПО формата on-premise для среднего бизнеса
• Citeck ECOS Community – бесплатное ПО
• Citeck ECOS Cloud – облачный сервис в рамках одноименной платформы

2018: Функциональные возможности и решения. Три редакции

Citeck ECOS совмещает в себе технологии управления процессами, сотрудниками и документами организации. Платформа выделяется простотой и гибкостью в создании новых и изменении существующих бизнес-процессов. Она позволяет управлять бизнесом эффективнее за счет возможности масштабирования от небольших объемов до десятков тысяч пользователей и петабайт данных.

По данным на октябрь 2018 года Citeck ECOS выпускается в трех редакциях:

• Сommunity — свободная версия с открытым исходным кодом под лицензией LGPL;
• Enterprise – лицензионная версия, поставляемая с расширенным набором функциональных возможностей и гарантийной поддержкой в соответствии с SLA;
• Standard – лицензионная версия с набором готовых функциональных модулей для стандартных бизнес-процессов.

Готовые функциональные решения на платформе Citeck ECOS:

• Управление договорами
• Учет и контроль финансовых документов
• Обмен юридически значимыми документами
• ОРД и Корреспонденция
• Задачи и поручения
• Электронный архив
• Совещания
• Доверенности
• Управление закупками
• Кредитный конвейер
• Управление нормативно-справочной информацией (MDM - Master Data Management - Управление основными мастер-данными|MDM)

Функциональные возможности семейства продуктов Citeck ECOS:

• Маршруты и бизнес-процессы (поддержка сквозных бизнес-процессов уровня предприятия в нотации BPMN 2.0.)
• Оргструктура и делегирование. Права доступа (Настройка учетных записей пользователей, правил доступа в зависимости от должностей и ролей. )
• Журналы документов (группировка документов по сходной тематике с возможностью сортировки, фильтрации и настройки отображения, а также экспорт в PDF и Excel)
• Управление метаданными документа (управление шаблонами документов)
• Управление версиями документов (сравнение версий документов онлайн)
• Эффективный поиск документов (поиск документа по любому из атрибутов регистрационной карточки и полнотекстовый поиск по фрагменту текста)
• Генерация документов по шаблонам MS Word (возможность создания сложных шаблонов с условиями)
• Индивидуальный интерфейс рабочего места (создание индивидуального интерфейса как непосредственно самим пользователем, так и администратором системы)
• Работа со справочниками (управление как линейными, так и вложенными справочниками с различной структурой полей)
• Построение отчетности (построение, просмотр и выгрузка различных видов отчетности, в том числе используя Pentaho Reporting)
• Drag\'n\'Drop интерфейс для загрузки документов
• Интеграция с другими информационными системами (1С, SAP, Oracle, Microsoft Active Directory, ИС Галактика, Диадок, СКУД, ФИАС)
• ЭЦП КриптоПро
• Потоковый ввод и распознавание на основе ПО Abbyy и Ephesoft
• Адаптивный кейс-менеджмент (управление неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами с учетом особенностей бизнес-правил компании)

2017

Версия 3.1 на платформе Alfresco 5.1

20 сентября 2017 года компания Citeck объявила о выпуске очередной версии системы Citeck EcoS, работающей на основе open source платформы Alfresco 5.1.

По словам разработчиков, в данной версии была значительно оптимизирована производительность системы. Кроме того, доработки коснулись механизма адаптивного кейс-менеджмента.

Citeck EcoS выпускается в двух редакциях — Enterprise и Community, которые получили номера 3.1.3 и 3.1.d соответственно.

Редакция Enterprise предназначена для коммерческого использования и распространяется по лицензии. Система содержит более 13 функциональных модулей, применяемых для решения широкого круга задач. В состав продукта также входят инструменты, позволяющие создавать бизнес-процессы и кейсы в нотациях BPMN и CMMN соответственно.

Редакция community распространяется бесплатно и доступа для скачивания официальном сайте.

Модуль «Управление договорами»

Возможности модуля «Управление договорами» Citeck EcoS

Функциональные модули

На май 2017 года в состав системы входят 10 функциональных модулей, каждый из которых может использоваться как отдельное решение:

Сiteck EcoS Community 3.0.с RC1

25 января 2017 года компания Citeck сообщила о выпуске релиза версии Сiteck EcoS. Изменения затронули редакцию Community 3.0.с RC1 и Enterprise 3.0.1 RC1.

Дополнения в версии Community 3.0.с RC1

• Оптимизирована работа журналов;
• Оптимизирована скорость работы системы;
• Доработана мобильная версия;
• Улучшен функционал делегирования и замещения (добавлена возможность назначения помощников, сообщение для автоответа) ;
• Появилась поддержка вкладок на форме редактирования документа;
• Добавлен новый шаблон расположения элементов по ширине страницы;
• Добавлены уведомления о изменениях в кейсах и документах;
• Добавлены уведомления об изменениях в истории событий;
• Улучшена работа фильтров (новые компоненты, скорость работы);
• Создание черновиков (сохранение без проверки обязательности полей);
• Разработан отдельный дашлет со штрихкодом для карточки документа.

Дополнения в версии Enterprise 3.0.1 RC1

• Разработана матрица прав доступа на атрибуты документа;
• Разработана матрица прав доступа ролей к документу;
• Добавлена шкала полномочий для выбора подписантов документа;
• Улучшена поддержка ЭЦП Криптопро.
• Появилась интеграция с сервисом Контур.Диадок
• Реализована поддержка импорта/экспорта шаблонов кейса;
• Реализована поддержка импорта/экспорта бизнес требований кейса;
• Добавлена поддержка импорта/экспорта CSV файлов;
• Возможность создания задачи простого типа в короткие сроки;
• Реализована возможность добавления доп. согласующего;
• Реализована возможность задания динамических ролей в кейсе;
• Оптимизирована поддержка кластерной конфигурации.

2015

Вышла вторая версия «Citeck EcoS Управление договорами»

17 апреля 2015 года компания Citeck сообщила о выпуске второй версии системы «Citeck EcoS Управление договорами».

Система получила новый дизайн и расширенные функциональные возможности по управлению договорами.

Дополнения:

• напоминания о сроках действиях договора и сроках платежей;
• автоматическая генерация счетов на оплату на основе графика платежей;
• создание договора по шаблону DOCX или HTML;
• возможность привлечения контрагента к процессу согласования договора;
• сравнение версий договоров online;
• доступ к документам с мобильных устройств на платформах iOS и Android.

Скриншот окна программы, 2014

«Citeck EcoS Управление договорами - 2.0» не требует лицензионных платежей, оплата производится за техническую поддержку. Предлагаются пакеты поддержки «Групповой», «Стандартный» и «Максимальный». Бесплатная версия на 5 пользователей доступна для загрузки на официальном сайте компании.

Citeck выпустила EcoS Community RC1

7 декабря 2015 года компания Citeck сообщила о выпуске релиза EcoS Community RC1. Community версия Citeck EcoS - решение с открытым исходным кодом для управления корпоративным контентом и кейсами.

Версия доступна для бесплатной загрузки и распространяется по лицензии LGPL. Citeck EcoS Community подходит для технических специалистов и разработчиков, готовых самостоятельно настраивать и поддерживать систему.

Скриншот экрана ПО (2015)

Citeck Ecos базируется на OpenSource платформе Аlfresco и помимо основных функций этой системы обладает рядом возможностей. Функциональность адаптивного управления кейсами – главная из них.

Решение представляет собой систему управления бизнес-процессами и документами. Помимо стандартного для СЭД функционала, вроде управления договорами, ОРД и корреспонденцией, Citeck EcoS позволяет создавать и администрировать бизнес-процессы, совместно работать с документами, ставить задачи сотрудникам и контролировать их исполнение.

2014: «Корус консалтинг» и Citeck поспорили из-за названия iDocs

В сентябре 2014 года «Корус консалтинг» заявила TAdviser, что компания Citeck нарушает ее исключительные права на товарный знак iDocs, используя его в названии своего продукта Citeck iDocs. Из предоставленного TAdviser свидетельства «Корус» на товарный знак iDocs следует, что заявку на его регистрацию, в том числе для использования применительно к разработке ПО, компания подала в 2012 году. В 2014 году свидетельство было получено. В этом же году Citeck зарегистрировала программу для ЭВМ с названием Citeck iDocs.

Директор направления систем электронного документооборота «Корус» Александр Аксельрод полагает, что свидетельства о регистрации программы для ЭВМ не достаточно для того, чтобы использовать товарный знак.

Подробности спора доступны по ссылке.

Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ Citeck iDocs

2013

Citeck EcoS - разработка компании Citeck, позволяющая автоматизировать один из наиболее трудоемких и требующих значительных временных затрат процессов – электронный документооборот.

Система построена на основе использования популярных западных Open Source платформ и состоит из четырех модулей:

• Citeck CЭД;
• Citeck Archive;
• Citeck ACM;
• Citeck Portal.

Свойства системы Citeck EcoS

Главным преимуществом данной разработки является мощный комплексный функционал, объединяющий автоматизацию документооборота, управление бизнес-процессами и возможность совместной работы с разграничением доступа по правам и заданным ролям пользователей.

Дополнительным «бонусом» данной системы является возможность организации электронного архива, включая потоковый ввод документов, их автоматическое распознавание и штрихкодирование. Функциональность решения разработана с учетом особенностей менеджмента в российских компаниях и законодательства РФ.

Одним из важнейших преимуществ системы Citeck EcoS является не только ее многофункциональная универсальность, но и достаточно быстрая и простая интеграция с такими приложениями, как:

• корпоративный портал 1С-Битрикс;
• учетные системы (1С и т.д.);
• система бизнес-аналитики Pentaho BI и др.

Основные возможности Citeck CЭД на платформе Alfresco

Обработка входящей и исходящей корреспонденции. Работа с документами

Возможности системы Citeck EcoS позволяют существенно сократить время обработки как входящей, так и исходящей документации компании. Вся поступающая в компанию корреспонденция регистрируется в электронном журнале входящей документации, там же указывается срок исполнения документа, его приоритет, а также заполняется регистрационная карточка. Причем, таких журналов регистрации может быть любое количество, например, свой журнал для каждого подразделения или проекта. В том случае, когда документ предназначен для исполнения, выбирается маршрут его дальнейшего движения (шаблонный или произвольный), назначаются исполнители с распределением их по ролям, например согласующие лица и подписант. Функция расширенного поиска системы Citeck EcoS позволяет достаточно оперативно найти нужный документ, как по его реквизитам, так и по содержанию.

После прохождения всей процедуры исполнения, в случае необходимости формируется исходящий документ, который, соответственно, регистрируется в журнале исходящей документации, а все документы по данному процессу исполнения отправляются в электронный архив компании.

Система Citeck EcoS поддерживает версионность документов и возможность прикрепления связанных материалов к хранящемуся документу, благодаря чему, всегда можно оперативно отследить всю историю изменений и просмотреть все связанные с данным документом материалы.

Регистрация входящей документации

Генератор печатных форм

Для создания однотипных и часто используемых в работе документов, в Citeck EcoS предусмотрена возможность создания документа с помощью готового шаблона. Шаблон представляет собой форму электронного документа, содержащего поля для внесения или выбора информации из системы. После формирования шаблона в текстовом редакторе, он загружается в систему, где сохраняется в соответствующем разделе. В дальнейшем, для создания новых документов, шаблон легко найти по его названию или по типу документов, для генерации которых он предназначен.

Электронная Цифровая Подпись

Система Citeck ЕсоS автоматизирует как организационно-распорядительный, так и договорный документооборот, а поддержка электронно-цифровой подписи (ЭЦП) позволяет придать ему юридическую значимость.

Использование ЭЦП в системе реализовано на базе Крипто Про. Причем, возможности системы Citeck EcoS позволяют подписывать как саму карта документа, так и приложенные к нему файлы.

Безопасность и разграничение прав доступа

Для управления документами и контентом, а также реализации стандартов информационной безопасности в системе Citeck EcoS предусмотрена возможность разграничения прав доступа, как для определенных групп, так и для отдельных пользователей.

Разграничение прав доступа

Основные возможности Citeck Archive

Система Citeck EcoS имеет достаточно удобный интерфейс, благодаря чему работать с электронным архивом легко и просто. Ведь в процессе обработки все поступающие в архив документы сканируются и распознаются посредством программного решения Ephesoft с определением ключевых полей (например: название, сумма, реквизиты) и сортируются согласно специфике документа в заранее созданные папки и разделы. При этом к каждому документу прикрепляется контрольная карточка, которая содержит основные сведения о документе.

В модуль «Электронный архив» системы Citeck EcoS обработанные документы выгружаются в форматах pdf, pmb, jp2, psd, где, посредством функции резервного копирования, обеспечивается полная сохранность всей документации. Именно благодаря многоплановости и универсальности данной разработки можно быстро найти всю необходимую информацию, отсортировав ее при этом по заранее заданным параметрам (например, переписку компании с определенным контрагентом за требуемый период времени). Причем для этого не нужно ехать в головной офис, а достаточно лишь иметь соответствующие права, допуск к электронному архиву и подключение компьютера к сети Интернет.

Основные возможности Citeck ACM

Управление задачами и бизнес процессами

Организация и ведение бизнеса требует четкой системы управления задачами и структурой бизнес-процессов. Для достижения данных целей в системе Citeck EcoS разработан модуль, который позволяет реализовать следующие задачи:

• создание бизнес-процесса с указанием сроков исполнения и назначением ответственных сотрудников;
• запуск "связанных" задач;
• назначение приоритетов выполнения задач по критерию важности;
• уведомления (напоминания) пользователям о сроках исполнения по поставленным задачам;
• контроль статуса выполнения бизнес-процесса, в том числе отображение текущего состояния на диаграмме бизнес-процесса;
• формирование отчетов по просроченным задачам.

Создание бизнес-процесса с назначением ответственных сотрудников

Поддержка мобильных устройств

В процессе работы с документами зачастую возникает необходимость срочно согласовать внесение новых изменений ответственным лицом. Что делать если ответственный сотрудник не в офисе? В системе Citeck EcoS данная задача решается при помощи поддержки мобильных устройств. Система мультиплатформенна, благодаря чему ее клиентская часть открывается в любом браузере. Итак, имея в своем распоряжении любое устройство (ноутбук, планшет, мобильный телефон), подключенное к сети Интернет, вы получаете доступ, согласно соответствующих прав доступа, к системе в любое время суток и из любой точки мира.

Основные возможности Citeck Portal на платформе Liferay

Для повышения удобства работы пользователей в системе Citeck EcoS была дополнительно реализована возможность организации совместной работы посредством полноценного использования корпоративного портала. В частности, Citeck Portal системы Citeck EcoS позволяет размещать всю необходимую для внутреннего использования информацию с разграничением, как по иерархии компании, так и согласно правил доступа к тем или иным материалам.

К тому же, достаточно полезными окажутся такие функции системы, как: создание блогов (для отдельного сотрудника, отдела или проектной группы), общий календарь событий, служба обмена сообщениями и корпоративный форум.

Корпоративный портал

Для кого создано решение «Citeck EcoS»?

Руководитель. Одним из наиболее явных преимуществ системы Citeck iDocs является возможность создания единой системы управления компанией. Так, благодаря данной разработке, руководитель компании может не только быстро и точно ставить задачи для выполнения тем или иным сотрудникам, но и при этом контролировать весь процесс выполнения данных задач.

Система Citeck EcoS позволяет видеть руководителю, на каком этапе или исполнителе «застрял» документ и вовремя «подтолкнуть» его. С другой стороны, документ уже не попадет на стол к руководителю, не пройдя соответствующих согласований и проверок всех требуемых служб. А в некоторых случаях необходимость "пропускать" документы через «кабинет директора» и вовсе отпадает.

Действительно, внедрение данной системы позволяет значительно повысить общую исполнительскую дисциплину, обеспечить четкость работы, прозрачность всех поручений, а значит, и повысить производительность сотрудников компании. К тому же формирование специальной отчетности о невыполненных задачах или несвоевременно выполненных позволяет более точно оценить работу каждого сотрудника компании.

А значит, управление компанией с системой Citeck EcoS становится простым, прозрачным и, главное, эффективным.

Сотрудник. Согласитесь, если у сотрудника есть возможность увидеть, что делали его предшественники, проанализировать, почему они это делали именно так и что делают другие функциональные подразделения, то он сможет более эффективно использовать полученные данные на практике, а значит, для выполнения тех или иных задач ему уже не понадобиться «изобретать велосипед», что, несомненно, скажется на производительности всей компании.

Сiteck EcoS для сотрудников компании?

В частности, наличие хранилищ документации, удобного расширенного поиска помогает устранить "узкие места" в работе с документами, такими как: невозможность их найти достаточно быстро, необходимость копировать оригиналы и т. д.

С другой стороны, система Сiteck EcoS помогает ускорить процесс «понимания» новыми сотрудниками бизнеса компании и своих обязанностей, Кроме этого, единое информационное пространство, которым по сути и является система Сiteck EcoS, позволяет сократить время на взаимодействие с коллегами, а значит и среднюю длительность бизнес-транзакций.

К тому же данная разработка призвана устранять «человеческий фактор» в управлении теми или иными операциями, например, система оповещений призвана еще раз напомнить сотруднику компании, что заканчиваются сроки исполнения по той или иной задаче.

Еще одним немаловажным положительным моментом использования данной разработки является повышение корпоративной культуры компании, формирование команды единомышленников, которые тесно взаимодействуют в информационном пространстве системы Сiteck EcoS.

IT- специалист. Основными функциями IT -службы практически любой компании является поддержание работоспособности программного обеспечения, создание единой автоматизированной системы управления организацией.

Поэтому, зачастую, важнейшими критериями выбора того или иного программного обеспечения становится удобство сопровождения и хорошая интегрируемость с уже используемыми компанией разработками.

Главным достоинством системы Citeck EcoS является простота обслуживания системы. В частности, разработка компании Citeck имеет достаточно типовые аппаратные и программные требования, работает под такими операционными системами, как Windows 2000, Windows XP, Windows 7,Windows 8, Linux и СУБД: Mircosoft SQL, Oracle.

К тому же, система Citeck EcoS обладает универсальной возможностью интеграции с такими системами, как: корпоративный портал 1С-Битрикс, учетные системы 1С, система бизнес-аналитики Pentaho BI и другими.

Система Citeck EcoS имеет простой и интуитивно понятный веб-интерфейс настройки информационных потоков компании, который позволяет системным администраторам компаний достаточно быстро решать такие разноплановые задачи, как управление и определение правил доступа, управление сеансами пользователей, мониторинг производительности и загрузки системы.

Система обладает мощными возможностями для удаленного централизованного управления. Данная возможность имеет ключевое значение, когда компания имеет разветвленную, географически удаленную структуру, а значит необходимо обеспечивать как работоспособность удаленных рабочих мест, так и доступ к централизованному хранилищу данных.

Автоматизация таких процессов, как получение отчётности о загрузке системы, нехватке дискового пространства, настройка запланированных событий и запуск задач, рассылка извещений пользователям и многих других в системе Citeck EcoS, значительно сокращает издержки на содержание и обслуживание данной системы.

Система Citeck EcoS эффективна для автоматизации деятельности служб: