Каково место ECM в цифровой компании?
Цифровая трансформация бизнеса в контексте построения цифровой экономики, место ECM в цифровой трансформации компании – в этом контексте рассматривался широкий круг вопросов на очередной конференции Landocs Day «Место ECM в цифровой компании», проведенной компанией «ЛАНИТ».
Содержание |
Цифровая экономика: новейшие технологии, повышение скорости бизнеса в контексте ECM
В этой статье будет рассказано о видении глобальных тенденций ИТ, о том, как эти тенденции уже трансформируют бизнес, а также об ускорении бизнес-процессов путем их цифровизации на базе современной ECM-системы, особенностях ECM/СЭД LanDocs 3, а также о практическом опыте использования LanDocs 3 как ECM-платформы для цифровизации процессов крупных распределенных компаний в различных отраслях российской экономики.
Новейшие технологии
Трансформация бизнеса по Gartner – переход к модели будущего мира, в основе которой три понятия – ум, цифра и сеть (Intelligent, Digital, Mesh). Новый мир будет динамический, автономный и все более безопасный – вопросы ИБ выходят на первый план. Появление большого количества умных вещей – роботов, дронов, автономного транспорта. Смена модели восприятия – переход к модели, когда система будет принимать решение, подстраиваясь под восприятие человека.
В плане конкуренции скорость изменения бизнеса с учетом изменений на рынке становится определяющим фактором успеха, и основной инструмент – ИТ. Основные мировые тренды: облака, искусственный интеллект, интернет вещей, экосистемы, блокчейн.
Облака уже сегодня - большой бизнес, этот бизнес растет и будет продолжать расти. Искусственный интеллект (AI) на сегодня развит в узкоспециализированных областях, под которые он обучен – распознавание лиц и некоторые другие, но универсальность применения AI пока под вопросом. Интернет вещей (IoT) применяется во всех отраслях, этот рынок будет расти, количество вещей, способных принимать решения, к 2020 году достигнет 75 млрд. Экосистема создается с тем, чтобы донести ценности до клиента, умение создавать экосистему сегодня также в значительной степени определяет успех. Вести бизнес самостоятельно уже сложно или невозможно, необходимо создавать цифровые экосистемы, предполагающие умение взаимодействовать с другими компаниями, а также вовлекать в процесс предоставления услуг умные вещи, создавая новые модели бизнеса. Количество компаний, взаимодействующих с другими в рамках предоставления услуг, увеличится в ближайшие три года в три раза. Технология блокчейн позволяет автоматизировать бизнес-процессы в распределенной среде, дает возможность создания доверенной среды в рамках экосистемы, а не просто внутри корпоративного периметра отдельной компании. Блокчейн предоставляет бизнесу возможность передавать ценности клиенту, минуя посредников, эффект по масштабам сопоставим с появлением интернета. Затраты на блокчейн к 2021 году превысят 9 млрд. в 2021 году (IDC). Вместе с тем, технология еще новая, имеется много технологических платформ, находящихся в стадии тестирования, большинство реализуемых проектов - пилотные. Метавселенная ВДНХ 
Корпоративный мир как более консервативный на сегодня изучает новые технологии, оценивая эффект от их использования и устанавливая границы рисков, которые корпоративному бизнесу в силу его консервативности переходить нельзя.
Повышение скорости бизнеса в контексте ECM
Скорость доставки информации пользователю становится решающим фактором для бизнеса и для ECM.
Скорость доставки информации включает скорость захвата данных, скорость обработки рутинных операций внутри процесса, скорость обработки сложных операций внутри процесса, вопросы информационной безопасности, скорость вывода информации пользователям.
Скорость захвата – первый шаг на пути эффективной цифровизации бизнеса - тормозится обработкой бумажных носителей, отсутствием интеграции с другими системами, получением данных от внешних пользователей. Увеличить скорость можно при помощи потокового сканирования и интеллектуального распознавания документов, интеграции с официальным сайтом/личным кабинетом, ERP-системой, финансовыми и другими программами предприятия.
Скорость рутинных операций тормозится нерегламентированными рутинными операциями, неавтоматизированными операциями, ненужными операциями. Выход – регламентация и стандартные маршруты для типов документов, интеграция для автоматического получения данных, боты, отчеты по процессам и их анализ, при этом чем больше компания накапливает данных, тем больше можно увидеть посредством их анализа.
Скорость обработки сложных операций тормозится подготовкой и созданием документов, принятием решения человеком, неправильной классификацией процессов – простые процессы обрабатываются как сложные. Решение путем типизации процессов и документов, упрощение маршрутизации документов, интеллектуальный поиск и анализ.
Проблемы в контексте информационной безопасности – определенные типы документов вообще не попадают в систему, остаются на бумаге со всеми вытекающими последствиями, в силу требований ИБ снижается скорость внедрения новых решений. Проблема снимается использованием стандартных решений по защите конфиденциальных документов, возможности сертификации/аттестации на ИБ системы в целом, а не отдельных модулей СЭД.
Скорость предоставления информации пользователям тормозится предоставлением информации внешним пользователям, в том числе - контролирующим органам, неспециализированные интерфейсы, низкая скорость поиска документов. Решение – в создании упрощенных специализированных интерфейсов, заточенных под типовых пользователей с ограниченным кругом операций, в общих хранилищах для неструктурированных данных из различных ИС с единым резервным копированием, интеллектуальный поиск информации.
Бизнес-процессы, связанные со сбором и обработкой данных, - одни из самых подверженных цифровизации (исследование McKinsey), поэтому в плане развития ECM/СЭД LanDocs компания «ЛАНИТ» тоже идет по пути партнерства, прорабатывая и предоставляя большое количество сервисов совместно с компанией ABBYY (например - полнотекстовый поиск документов при помощи ABBYY Intelligent Search SDK), для автоматизации коллективной работы предлагается платформа «Мой Офис».
Цифровые технологии
Комплексная автоматизация документооборота на базе ECM/СЭД LanDocs 3 позволяет достигнуть ускорения бизнес-процессов путем их цифровизации на всех этапах.
На этапе захвата данных система позволяет исключить ручной ввод бумаги в больших объемах, долгое прикрепление сканов документов. Автоматизация осуществляется посредством внедрения потокового сканирования, автоматического извлечения и проверки данных на основе технологий ABBYY. Кроме того, исключается ручной ввод данных при их наличии в электронном виде, а также в тех случаях, когда их можно заполнить автоматически. В системе реализована автоматизированная регистрация документов из почты, интеграция с межведомственным и межкорпоративным оборотом, автоматический обмен через подсистемы обмена Landocs для взаимодействия с филиалами, прямая интеграция с СЭД другой организации. Система также позволяет реализовать ввод данных внешними пользователями посредством интеграции с их личным кабинетом, а также исключить дублирование данных при их наличии в других внутренних системах.
ECM/СЭД LanDocs 3 позволяет исключить ручное определение маршрутов для документов, ручное перемещение документов между этапами процесса, ручной контроль и передачу документа на согласование выше. С этой целью в системе можно создать любую комбинацию последовательных и параллельных этапов обработки, автоматическую обработку результатов согласования, динамическую балансировку заданий между сотрудниками внутри группы, напоминание участникам процесса о сроках, отслеживании взятых обязательств. Для распределенных организаций реализована автоматическая синхронизация данных по документам между филиалами на базе веб-сервисов Landocs, интеграция с программами «1С», SAP и другими системами для передачи сведений по документам, в числе новинок - коннектор для интеграции со СМЭВ для получения данных из ФНС, Росреестра и других федеральных структур.
В целях автоматизации сложных операций используется средство коллективной работы на базе «Мой офис», гибкие многовариантные шаблоны с возможностью типизации необходимых формулировок, маршрутизация с эскалацией и автоматическим согласованием, удаленный доступ к процессу согласования посредством веб-клиента и мобильного рабочего места, интерактивная отчетность, интеллектуальный анализ положений документов на основе чек-листов, проверка контрагентов по необходимым параметрам отчетности.
В плане предоставления информации в составе ECM/СЭД LanDocs 3 имеется модуль по подготовке ответов на вопросы, решения для быстрой выгрузки комплекта закупочных документов, формирования протоколов и выписок по решениям коллегиальных органов. Кроме того, реализовано предоставление доступа внешним пользователям для получения сведений по запросам, чат-боты, база знаний.
В системе реализован быстрый доступ к различным документам в составе комплекта, оперативный поиск документа, возможность подключиться вне своего рабочего места. Инструментарий – иерархическое представление комплекта документов, специализированные интерфейсы, полнотекстовый поиск (ABBYY IS SDK), удаленный доступ посредством веб-клиента, мобильного АРМ.
Компанией «ЛАНИТ» ведется постоянная работа над новинками для ECM, в их числе - использование мессенджера для отправки уведомлений определенному кругу лиц, удаленное ознакомление с документами, поиск информации и возможность создания документов, использование чат-ботов. Имеются наработки по авторизации внешних пользователей через сторонние сервисы - сайт госуслуг или социальной сети, что упрощает процедуру их регистрации в системе и поддержку актуальности их данных. Специальный модуль проведения совещаний LanDocs позволяет реализовать совместную работу с документами, доступ к ним и голосование в режиме видеоконференцсвязи.
Приоритетным направлением развития ECM/СЭД LanDocs являются web-клиент и мобильный АРМ, позволяющие работать с документами удаленно, готовить и запускать документы по маршруту согласования. В перспективе планируется, что с традиционной системой будут работать только сотрудники, имеющие непосредственное отношение к делопроизводству. На сегодня мобильный АРМ предназначен для руководителя, который должен участвовать во всех процессах, призван вовлекать его во все необходимые процессы и задачи. Веб-клиент по состоянию на апрель 2018 работает с последней версией ECM/СЭД LanDocs, в нем реализованы все базовые возможности системы по работе с документами, он позволяет использовать ЭЦП с целью обеспечения юридически значимого документооборота, а кроме того дает возможность подключать к процессу непосредственного исполнителя процесса.
Опыт заказчиков
От базовой СЭД к цифровому банку
Как рассказал участникам LanDocs Day Павел Сытник, представитель банка «Российский Капитал», первоначально ECM/СЭД LanDocs была внедрена в 2016 году, в головном офисе. За минувший период решение тиражировано на все филиалы, в результате чего ускорился процесс взаимодействия между головным офисом и филиалами. В 2017 был внедрен конфиденциальный документооборот и ЭЦП, что не только уменьшило риск несанкционированного доступа, но и ускорило сам процесс согласования, поскольку раньше документы терялись и долго подписывались вручную. После внедрения маршрутизации документов работа подразделений и исполнителей стала прозрачной, отчеты позволили провести оценку реальных показателей и определить причины просрочек. Все вместе это привело к улучшению исполнительской дисциплины, поскольку появилась возможность применения дисциплинарных мер на основе реальных, зафиксированных в системе документооборота данных. В результате большая часть (67%) договоров стали согласовываться в формальные сроки и этот показатель растет.
В результате внедрения ECM/СЭД LanDocs была автоматизирована канцелярия, все типовые делопроизводственные процессы, осуществлена интеграция с «1С» с целью обновления информации в справочниках, в планах - переход на веб-интерфейсы, но пока процесс заморожен – в связи с переходом банка к новому владельцу – Агентству по страхованию вкладов.
Интегрированное ECM-решение на базе LanDocs и OpenText
Владимир Феоктистов, руководитель проектного офиса «МОЭК», рассказал о нескольких этапах внедрения и использования ECM/СЭД LanDocs в его компании. По итогам большой работы, проведенной в предыдущие годы, в 2017 году компания получила систему, по словам спикера, с абсолютно новыми возможностями – расширенная поддержка на горячей линии, документооборот конфиденциальных документов, интеграция с другими системами через корпоративную шину данных, полнотекстовый поиск с использованием механизмов ABBYY и многое другое.
Дальнейшая корректировка бизнес-процессов, поддерживаемых ECM/СЭД LanDocs, стала осуществляться вследствие произошедших нормативных изменений, цель которых - упрощение доступа предпринимателей к сетям инфраструктуры монополистов, оказывающих соответствующие услуги в сфере газоснабжения, электроэнергии, воды и тепла. В результате изменений законодательства были существенно снижены сроки, что, как признался спикер, было болезненно для такой крупной организации как МОЭК, где работает порядка 15 тысяч человек и все процессы достаточно сильно забюрократизированы. При этом законодатель, сделав ставку на цифровизацию процессов, оставил право подавать документы в бумажном виде, что усложняло задачу снижения сроков рассмотрения заявок. В результате проведенной работы был построен ландшафт, в котором предусмотрены два канала поступления информации – вербальный и интерактивный. Для интерактивного канала решили задействовать личные кабинеты, где пользователь может составить комплект документов, совершить юридически-значимое действие – подписать документ ЭЦП и подать вместе с заявкой. Из личного кабинета попадают в документарную шину, функцию которой исторически выполняет ECM Open Text. 1 июня планируется запуск личных кабинетов на базе web-сервисов в промышленную эксплуатацию. В контексте импортозамещения стоит задача замены OpenText на корпоративное хранилище данных на базе LanDocs и, соответственно, использование LanDocs как единой ЕСМ-платформы. Важной является и задача оптимизация архитектуры ECM, ускорение ее работы. В плане интеграции со СМЭВ система находится в стадии тестирования.
Федеральное Казначейство – переход на централизованную модель LanDocs
Александр Беспалов, начальник отдела управления проектами Федерального казначейства РФ, констатировал, что на сегодня на платформе LanDocs автоматизированы делопроизводство и канцелярия, работа руководителей первого, второго и третьего уровней с применением мобильного АРМ. Система установлена в 97 территориальных органах и подведомственных учреждениях ФК, в ней работают порядка 40 тыс. пользователей.
В процессе развития платформы LanDocs в Федеральном казначействе, констатировал спикер, осуществлен переход на полностью безбумажный внутренний документооборот (исключение - приказы), что позволило упорядочить и ускорить стандартные делопроизводственные процессы, усилить контроль исполнительской дисциплины. Мобильное рабочее место, изначально разработанное как инструмент руководителя для ускорения принятия управленческих решений, в рамках развития начинает использоваться и для других процессов, например, автоматизации подготовки и проведения заседаний, проведения контрольно-ревизионной комиссии.
ECM/СЭД LanDocs позволил автоматизировать в ФК такие нестандартные для документооборота процессы, как согласование закупочной документации и контроль исполнения Государственных контрактов, внутренний контроль и самоконтроль сотрудников, ряд внутренних процессов, согласование и исполнение которых нормативно регламентировано.
В контексте импортозамещения в ФК РФ рассматриваются варианты перехода на отечественные СУБД. Второе важное направление развития – централизация платформы LanDocs вместо использования 85 локальных инсталляций системы, дальнейшее совершенствование процессов, создание единого информационного пространства.
