Agile ECM

Изменения бизнес-среды

К первой группе можно отнести изменения бизнес-среды. Несомненно, одним из самых главных факторов, меняющих бизнес-ландшафт, стало усиление конкуренции практически на всех рынках. В той или иной степени связано это с не прекращающейся глобализацией, когда стираются границы между странами и на прежде закрытые национальные рынки приходят иностранные конкуренты. Это порождает унификацию бизнес-процессов, в свою очередь облегчающую проникновение новых транснациональных игроков. Другая черта зрелых рынков, которую нельзя не отметить, это высокий профессионализм игроков. От них требуется доскональное знание рынка, его запросов, способность предлагать востребованные продукты и сервисы. А для серьезного продвижения необходимы сверхусилия — чтобы вывести на рынок революционно новый или предвосхищающий текущие требования заказчиков продукт либо услугу. Компании даже для сохранения текущих позиций должны постоянно совершенствовать свою продукцию, инвестировать солидные средства в собственное развитие.

Не секрет, что в ряде отраслей регуляторами рынка установлены предельно жесткие правила для участников. Более того, эти требования постоянно расширяются и ужесточаются. Есть и надотраслевые правила, например, для публичных компаний, в сфере налогообложения и т. д. Да и сами компании берут на себя `повышенные обязательства`, стремясь соответствовать требованиям, которые не являются обязательными, но свидетельствуют о зрелости организации и высоком уровне продукции или сервисов (группа стандартов ISO, требования MoReq и т. д.).

И наконец, третий фактор, который можно отнести к внешним, — это усиливающийся поток информации. Архивы компаний ежегодно растут на 25%, общий объем бумажных документов только в США превышает 4 000 000 000 000 (четыре триллиона), каждый год эта цифра увеличивается на 880 млрд. экземпляров. Компаниям приходится обрабатывать и хранить всё больше документов, управлять все большим их количеством. Это не только увеличивает прямые затраты на управление информацией, но и усложняет задачи соответствия требованиям регуляторов и поиск нужной информации.

Таким образом, усиливающаяся конкуренция, давление регуляторов и рост объемов обрабатываемой информации — вот далеко не полный перечень внешних факторов, меняющих условия для бизнеса.

Изменение парадигмы ведения бизнеса

Вторая группа предпосылок для возникновения Agile ECM — это изменившаяся парадигма ведения бизнеса, в том числе стиль управления компанией. На смену вертикально-иерархическим структурам приходят структуры сетевые, объединяющие сотрудников-энтузиастов вокруг лидеров. Этот процесс затронул и крупные компании, монолитные коллективы которых трансформируются в небольшие инициативные команды, соединяющиеся с вертикалью через своих руководителей. Команды могут создаваться как на постоянной основе, так и для решения определенных задач. В последнем случае мы говорим о проектном стиле управления.

Помимо стиля управления меняется и характер взаимодействия в компаниях. Растет количество горизонтальных связей, а сами коммуникации все больше напоминают социальную сеть. В рабочей среде, настроенной на эффективное взаимодействие, вполне обычной практикой считается отправка задания не только своим коллегам, но и руководителю, от линейного до генерального.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft 2.3 т

И еще один фактор, о котором не следует забывать, — `мобилизация` пользователей корпоративных информационных систем. Все больше сотрудников работают удаленно (дома, в деловых поездках, в филиалах, разбросанных по всему миру), используя в работе всевозможные мобильные устройства. Отвечать на этот вызов времени приходится как вендорам информационных систем, так и самим компаниям, создавая и поддерживая каналы связи, приложения и сервисы для удаленной работы.

Итак, основными внутренними факторами изменения бизнес-среды можно считать изменения стиля управления, характера взаимодействия, широкое использование социальных технологий и возрастающую мобильность работников.

Как Agile ECM решает вызовы времени

Меняющаяся под влиянием внутренних и внешних факторов бизнес-среда диктует новые требования к информационным системам предприятия, прежде всего тем, которые поддерживают бизнес-процессы компании, обеспечивают их участников информацией, необходимой для принятия решений. К таким информационным системам вне сякого сомнения относятся ECM-системы.

Концепция Agile ECM появилась как ответ на вызовы времени. ECM-система должна адаптироваться к постоянно изменяющейся бизнес-среде, поддерживать новые стили и методы управления, сохраняя при этом контроль над ходом бизнес-процессов, четкость и регулярность их выполнения. Можно выделить несколько характерных черт, присущих Agile ECM.

Поддержка гибких бизнес-процессов

Главная ценность Agile ECM — это возможность быстрой адаптации системы к меняющимся бизнес-процессам. Чтобы выжить, компаниям приходится реагировать на изменение условий ведения бизнеса и, как следствие, перестраивать свои бизнес-процессы. Agile ECM позволит без существенных затрат изменить бизнес-правила, перенастроить существующие типовые маршруты и создать новые. Эта гибкость должна быть заложена не только в архитектуре системы, но и в ее идеологии.

Включение контента в бизнес-процессы

Как показало недавнее исследование IDC, информационные работники (knowledge workers) тратят на поиск информации до 50% своего времени. Чтобы повысить эффективность работы, жизненно необходимо сократить время поиска нужной информации и документов. В идеале вся информация должна быть доступна без поиска. Новизна Agile ECM состоит в том, что ECM больше не рассматривается как пассивное хранилище документов. В Agile ECM контент изначально включен в бизнес-процессы, среда исполнения которых содержит все необходимые документы, инструкции, вспомогательные и методические материалы.

Ориентация на решение бизнес-задач

До сих пор распространено заблуждение, что ECM-системы решают вспомогательные административные задачи, как то: регистрация входящих и исходящих документов, организация архивного хранения и т. п. Согласно концепции Agile ECM, залог успеха ECM-проекта в том, что прежде всего автоматизируются ключевые бизнес-процессы компании. Это серьезно расширяет географию проекта, в центре внимания находятся не делопроизводители, а информационные работники. ECM-система теперь является инфраструктурным инструментом, обеспечивающим совместную результативную работу сотрудников компании, а само использование ECM становится залогом того, что бизнес-задачи будут решаться эффективно, а руководство получит механизм контроля исполнительской дисциплины, сможет держать руку на пульсе компании.

Быстрая разработка приложений

Современная ECM-система представляет собой платформу по разработке контентно-ориентированных приложений. Agile ECM позволит без значительных усилий и без привлечения вендора в короткие сроки разработать ECM-приложение. Разработка должна производиться в дружественной среде, с минимумом программирования. Чем меньше степень привлечения к разработке сотрудников вендора или интегратора, тем больше система соответствует концепции Agile ECM.

Разрабатываемые приложения должны предоставлять простой и эффективный доступ к контенту, хранимому в ECM-системе при максимальной производительности и гибкости бизнес-процессов.

Быстрое внедрение системы

Современные компании не могут позволить себе многомесячное внедрение информационной системы. Это означает, что Agile ECM должна обладать таким качеством, как возможность быстрого внедрения. Это требование-цель разбивается на ряд более детальных требований:

• интуитивно понятный интерфейс и логика работы системы. Для освоения системы не требуется дорогостоящее и длительное обучение пользователей;
• сложные действия в системе должны разбиваться на простые понятные этапы;
• наличие в системе встроенной справки и обучающих материалов.

Кроме того, быстрое внедрение системы возможно при использовании бизнес-решений, представляющих собой готовый технически-консалтинговый продукт, который будет без существенных затрат адаптирован под индивидуальные запросы клиента.

Поддержка мобильных устройств и удаленной работы

Как уже говорилось выше, современные бизнес-реалии таковы, что все больше пользователей работает удаленно, используя как традиционные компьютеры, так и всевозможные мобильные устройства. Agile ECM должна обязательно поддерживать удаленную работу через Интернет в режиме веб-доступа. Поддержка мобильных пользователей означает, что мобильный интерфейс системы должен поддерживать присущие мобильным устройствам конструктивные ограничения, а также возможные ограничения по скорости интернет-соединения и объему передаваемых данных. Как показывает практика, наиболее эффективными способами организации мобильной работы являются создание мобильного веб-доступа и разработка приложений для мобильных ОС, позволяющих мобильным пользователям осуществлять основные операции: просматривать и рецензировать документы, выполнять задания и отправлять задачи, работать со справочными данными.

Резюме

Agile ECM — это новый этап в развитии ECM. Это идеология, которая явилась ответом на новые требования рынка, изменившиеся условия бизнес-среды, а также новые практики ведения бизнеса. ECM-системы, реализующие идеологию Agile ECM, позволят бизнесу оперативно отвечать на изменения бизнес-среды, адаптироваться под изменяющиеся методы и стили управления компанией, организовывать работу как небольших проектных команд, так и крупных коллективов. Agile ECM позволит с наименьшими усилиями перестроить бизнес-процессы компании под новые требования. При этом не теряются качества, изначально присущие ECM-системам: контроль исполнения бизнес-процессов, предсказуемость и четкость их прохождения.

См.также

• СЭД (подробнее)
• ECM – Enterprise Content Management
• СЭД (Программные технологии)
• СЭД (методика внедрения)
• ECM (мировой рынок)
• Главные тренды ECM
• СЭД (рынок России)
• СЭД в России: отраслевая специфика
• Тренды российского рынка СЭД/ECM-систем
• География СЭД/ECM-проектов
• СЭД в формате SaaS
• EDI - Электронный обмен данными

Автор: Бушмелев Сергей, ИТ-аналитик компании Directum