«КС-Консалтинг» завершила комплексный проект внедрения СЭД «Дело» в Кемеровской области

Компания «КС-Консалтинг» 27 октября 2017 года объявила о завершении комплексного проекта внедрения системы электронного документооборота «Дело» в Кемеровской области.

Заказчики

Особенностью проекта стала автоматизация управления документами сразу в нескольких компаниях, осуществляющих деятельность в разных сферах, но принадлежащих одному собственнику (Гребенщикову Евгению Александровичу):

• ТД «Спасатель», поставщик горноспасательного оборудования для различных отраслей промышленности (горнодобывающей, химической, металлургической);
• «Кузбасский водный центр» (занимается финансированием строительства крупнейшего в регионе «Wellness центра»);
• УК «Томь» (оказывает услуги в сфере управления недвижимостью).

Задачи проекта

Заказчик поставил задачу автоматизировать документооборот всех организаций в одной базе данных. При этом каждая из компаний должна иметь доступ только к собственным документам и не видеть документооборот других.

Задачи проекта, которые обозначил заказчик, были общими для всех автоматизируемых организаций:

• упорядочить документопотоки;
• автоматизировать документооборот;
• дисциплинировать исполнителей через контроль поручений;
• обеспечить контроль пунктов протоколов;
• реализовать в СЭД уведомления сотрудников о сроках подлежащих исполнению документов и поручений;
• автоматизировать согласование договоров;
• обеспечить возможность оперативного поиска документов.

Выбор решения

Заказчик приобрел лицензии на СЭД «Дело» (сервер и клиентские рабочие места), а также на подсистему «Дело-Web». Кроме того, была закуплена опция «Сканирование», подсистема «Управление процессами» и приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг» для оперативного уведомления пользователей о событиях в СЭД).

Мы предлагали заказчику несколько вариантов систем, но они сами выбрали СЭД «Дело». Понравилась возможность ведения в одной базе сразу нескольких организаций, гибкая политика настройки прав пользователей, интеграция с мобильными решениями и наличие техподдержки после внедрения. Также заказчик оценил нашу оперативность в проведении презентации и информационного обследования, — рассказала Наталья Колесникова, куратор проекта внедрения.

Ход внедрения

Основная часть документов и бизнес-процессов, требующих реализации в СЭД, касались договорного документооборота и сопутствующей документации — переписки по ним, коммерческих предложений, счетов, актов, протоколов разногласий, дополнительных соглашений, и т.д. Традиционный управленческий документооборот — входящие и исходящие, поручения, ОРД, служебные записки и др. — также были заведены в систему, но не потребовали особой настройки бизнес-процессов, так как обеспечивались стандартным функционалом СЭД «Дело».

Во всех организациях, кроме ТД «Спасатель», параллельно с внедрением СЭД документооборот фактически ставился «с нуля», так как регламентированных и устоявшихся процессов движения документов было немного.

Итоги проекта

По итогам проекта для каждой из организаций в СЭД «Дело» создана отдельная картотека. Для каждой картотеки заведены свои группы документов. Разделение картотек обеспечивает разграничение доступа: сотрудники видят только собственный документооборот и не видят документы других организаций, хотя база данных общая.

Для регистрации различных видов документов во всех компаниях-фигурантах проекта применяется смешанная система. Документы входящие, которые приходят по почте в бумажном виде, регистрирует помощник генерального директора. Документы, которые приходят по электронной почте, может регистрировать исполнитель/менеджер. Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Документы, требующие согласования, вносятся в систему как проект — РКПД (регистрационная карточка проекта документа). Документы, не требующие согласования, регистрируются в системе как РК (регистрационная карточка документа) со скан-образом подписанного документа.

В части договорного документооборота все сопутствующие процессам подготовки, согласования, подписания и исполнения договоров документы регистрируются с указанием в СЭД привязки к тому договору, которого они касаются. Контроль исполнения заключенных (действующих) договоров также реализован средствами системы «Дело».

В целом все задачи, поставленные заказчикам, были реализованы в СЭД «Дело». На завершающей стадии проекта все пользователи системы прошли групповое обучение работе с СЭД. По состоянию на октябрь 2017 года, система работает в обычном режиме, авторский надзор не выявил каких-либо проблем в ее функционировании.