«Экстра-М» автоматизировала S&OP на базе российской платформы Optimacros

2023: Завершение проекта по автоматизации процесса S&OP

26 января 2023 года компания «Оптимакрос» объявила о завершении проекта в «Экстра М» по автоматизации процесса S&OP (планирования продаж и операций) на базе российской платформы Optimacros. Результатом проекта, который длился три месяца, стала оптимизация планирования продаж, а также снижение трудозатрат на управление производством компании.

По информации «Оптимакрос», по мере увеличения объема производства «Экстра М» процессы планирования усложнялись и требовали постоянно возрастающих трудозатрат. На момент принятия решения об автоматизации планирование осуществлялось в Excel и строилось следующим образом: еженедельно 10 менеджеров составляли прогноз продаж в своих персональных файлах, затем, после валидации их расчетов ответственным руководителем, все данные сводились в общий файл прогноза по продажам, который отправлялся в отдел управления запасами. Там, на основе прогнозных значений и данных, вручную выгруженных из нескольких отчётов в 1С, рассчитывалась потребность в заказе импортной продукции и потребность в продукции собственного производства. Объемы импорта, полученные таким образом, отправлялись на дальнейшую обработку, где специалисты распределяли потребность на заявки и вручную заносили их в 1С. Все это требовало значительного количества времени.

Недостатками существовавшего подхода являлись отсутствие целостности данных, трата большого количества времени на ручную обработку показателей, высокая вероятность человеческой ошибки. С целью оптимизации процесса была поставлена задача по снижению трудозатрат и продолжительности цикла планирования в рамках цепочки Продажи-Производство-Закупки-Логистика-Персонал за счет методологического совершенствования процесса планирования и его автоматизации в единой системе. Для реализации задачи была выбрана отечественная платформа Optimacros. прокомментировала Ольга Соколова, финансовый директор компании Экстра М

Проект формировался итеративно и был разделен на функциональные блоки, после завершения разработки каждого из которых пользователи получали готовый инструмент планирования по отдельному бизнес-процессу и приступали к его тестированию и последующему использованию. Дальнейшая настройка и интеграция процессов планирования велась с учетом обратной связи от пользователей. Полностью внедрение было завершено за 3 месяца, в изначально согласованный срок.

У каждого специалиста появился свой персональный рабочий стол, где помимо основных рабочих форм он может найти такую полезную для себя информацию как исторические данные по продажам, текущий размер собственной премии и т.д. В блок прогнозирования продаж были внедрены системы согласования планов и расчета KPI, на которые завязан расчет премирования менеджеров. Также был отлажен блок управления производством: при составлении производственных графиков менеджер точно знает, с какого времени и какой объем продукции готов к переходу на фасовку, видит актуальные данные о доступности производственных линий и объемов сырья. Благодаря гибкости Оптимакрос в ходе проекта удалось сохранить привычный пользовательский опыт: выгрузка производственных графиков из Оптимакрос в Excel была настроена таким образом, что выгружаемый файл полностью сохранил свой первоначальный привычный для работников производства вид. добавила Ольга Соколова

В ходе проекта был настроен полный цикл обмена данными между Optimacros и 1С, в результате чего работа менеджеров по взаимодействию с этой учетной системой оптимизировалось. Теперь пользователям не нужно самостоятельно формировать и выгружать отчеты из 1C – платформа Optimacros ежедневно автоматически скачивает, обрабатывает и предлагает к использованию актуальные данные. Отделу управления запасами больше не приходится вручную вносить заказы поставщикам, они автоматически формируются в Optimacros и выгружаются в 1С одним кликом.

В результате реализации проекта процесс планирования продаж и операций в Экстра М стал прозрачнее на всех уровнях: руководителю стал доступен просмотр итогов планирования, видны предпосылки, которые легли в его основу, и отчет по план-факт анализу. Мы довольны достигнутым результатом, итогом которого стало создание инструмента автоматизации процесса S&OP, где на вход поступают планы продаж, а на выходе появляется непротиворечивый план производства и закупок. отметил Максим Шилов, директор по развитию и продажам «Оптимакрос»

Перенос процесса S&OP компании на платформу Optimacros полностью завершен, однако Экстра М продолжает развивать внутреннюю экосистему платформы, автоматизируя процессы финансового планирования и бюджетирования, формирования управленческой отчетности силами собственных сотрудников, которые прошли обучение Optimacros в ходе проекта.