Интервью TAdviser с начальником ИТ-отдела «Корпорации «СПУ» Борисом Серенко
С 2016 года в головном офисе «Корпорации «Стратегические пункты управления» в Москве в промышленную эксплуатацию запущена система электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision. При помощи компании-партнёра «АСКОН-ЦР» был автоматизирован ряд внутренних документоцентричных процессов: система установлена на 300 компьютеров, пользователями являются представители всех отделов корпорации. Подробнее о ходе проекта внедрения и о том, какой эффект использование системы электронного документооборота даёт предприятию, TAdviser узнал у Бориса Серенко, начальника ИТ-отдела «Корпорации «СПУ».
Расскажите, пожалуйста, о предпосылках внедрения, кто выступил инициатором процесса автоматизации?
Борис Серенко: Решение автоматизировать движение документов на предприятии было принято руководством «Корпорации «СПУ» для повышения эффективности деятельности в целом и соответствия требованиям времени. То, что движение бумажных экземпляров не всегда можно отследить, документы теряются, доставляя неудобства и приводя к тратам временных ресурсов – это общеизвестный факт, даже при самой строгой дисциплине. Мы выбрали стратегию серьёзного подхода к вопросу автоматизации и решили внедрять не просто доработки на базе нашей учетной системы, а специализированный продукт, позволяющий полноценно работать с документами: хранить и согласовывать, отслеживать выполнение заданий и т.д.
Как вы выбирали платформу для автоматизации?
Борис Серенко: Мы, в первую очередь, конструкторское бюро. Потребность в конструкторском программном обеспечении долгое время обеспечивал партнёр – компания «АСКОН», у которой мы приобретали ЛОЦМАН:PLM, КОМПАС-3D и другие программы. При выборе системы для документооборота мы, конечно, обратились к ним же, и вместе стали выбирать СЭД. Проанализировали рынок, изучили продукты топовых игроков, посмотрели цены на иностранные продукты – и в итоге пришли к выводу, что лучше всего остановиться на Docsvision.
А что именно сыграло роль при выборе платформы?
Борис Серенко: Гибкость решения, большие функциональные возможности, известность платформы и референсные заказчики во многих отраслях. Docsvision – это первая профессиональная система управления документами, с которой мы работаем.
Выбор делали очень долго. Техническое задание к системе писалось почти год, потому что мы всерьёз обследовали документооборот предприятия, проводили анкетирование, собирали статистические данные, выясняли ожидания сотрудников от будущей системы.
Какие же цели стояли перед проектом, какие документы подлежали автоматизации?
Борис Серенко: Мы хотели перевести в систему максимальный объём документации, но после тщательного анализа стало понятно, что не все документы нашего предприятия могут существовать в электронном виде: для большинства необходим итоговый бумажный носитель, а некоторые в принципе должны существовать только на бумаге, со всеми необходимыми визами.
Глобально перед нами стояли задачи сокращения сроков регистрации и обработки организационно-распорядительной документации (ОРД), сроков подготовки и согласования документов, обеспечение контроля исполнения документов. С помощью СЭД мы хотели уменьшить риски потери документов, обеспечить пользователям хранение и удобный доступ к документам в электронном виде. Для повышения уровня исполнительской дисциплины планировали автоматизировать формирование отчетности по исполнению документов в установленные сроки.
Расскажите пару слов о масштабах проекта и его технической реализации?
Борис Серенко: Проект длился в 2014-2015 году, в конце 2015 года мы провели ряд опытных эксплуатаций, и с 2016 система полноценно запущена в работу. Сегодня у нас 250 пользователей (пока только в московском офисе), с середины 2015 года в неё уже занесено свыше 28 000 документов.
Решение базируется на стандартных возможностях платформы, настроено партнером под наши бизнес-процессы с помощью конструкторов Docsvision. В процессе активно принимала участие рабочая группа проекта – это порядка 60 моих коллег – по одному человеку от отдела, которые были задействованы в тестировании. Каждый отдел имел возможность внести свои коррективы и замечания, оценить удобство системы. TAdviser SummIT 28 мая стал самым масштабным за всю историю его проведения. Более 1,5 тыс участников и 50 стендов. ФОТО
Обучение сотрудников работе с системой соответственно проводила команда ответственных и мы. Отмечу, что это не составило проблемы: у нас разработаны подробные инструкции на случай вопросов, большая часть которых касается тонкостей интерфейса, т.к. система довольно сильно нагружена функционально.
Какие процессы удалось автоматизировать?
Борис Серенко: Сегодня полностью автоматизировано движение служебных записок. Самый большой потребитель системы – наши экономические службы – за год выдают порядка 1000 служебных записок. Мой отдел, конечно, меньше, но достаточное количество (100-200 шт.) для того, чтобы оценить удобство реализации этого функционала в электронном виде.
Автоматизировано согласование и подготовка приказов, распоряжений, нет необходимости бегать вручную собирать визы – мы запускаем документ в системе, назначенные лица согласовывают его с замечаниями (или не согласовывают, в зависимости от бизнес-процесса), и инициатор получает документ обратно либо завизированный, либо на доработку.
Полностью автоматизирована подготовка писем, исходящих документов, проектов документов (исходящих документов, распоряжений, приказов, договоров, командировочных удостоверений и пр.) с использованием унифицированных шаблонов и справочников, входящих писем – вне зависимости от того, пришли они в бумажном или электронном виде. Они заносятся в СЭД и ждут резолюцию генерального директора. Документы финансового и кадрового блоков необходимы в бумажном виде - это осталось на усмотрение руководителей направления. Автоматизирован поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту.
Кто пользуется системой?
Борис Серенко: В обязательном порядке СЭД использует все руководство компании – порядка 70 человек, начальники всех отделов, а также минимум один человек от отдела, отвечающий за делопроизводство. Наша структура включает в себя порядка 70 отделов (конструкторские, договорные, бухгалтерские, юридические, кадровые, архивы, профкомы, по безопасности, ИТ-отдел и другие).
Как вы лично оцениваете эффект от внедрения СЭД, удобно ли?
Борис Серенко: Удобно. Я как пользователь в любой момент могу получить доступ ко всем документам, которые я создавал и в работе над которыми принимал участие. Предприятие у нас большое, несколько корпусов, так что исчезнувшая необходимость ходить и подписывать бумаги очень сильно ощущается. Документы всегда под рукой, ничего не теряется, а согласование сократилось с нескольких дней до нескольких часов – это не только удобство, но и значительная экономия времени.
Как приняли систему менее искушенные пользователи?
Борис Серенко: Изначально было непросто, т.к. система функционально насыщенная, но пользователи уже освоили, поняли все удобства, жалоб нет. Тем более, в моем отделе выделен специальный человек, который занимается поддержкой системы – консультацией пользователей, обслуживанием баз данных и бизнес-процессов, так что технические проблемы оперативно решаются.
Каковы перспективы развития проекта?
Борис Серенко: Добавление новых бизнес-процессов. Мы расширяем функционал «1С» модулем по закупкам, и необходима будет интеграция с СЭД, т.к. закупочная документация – это как раз служебные записки, распоряжения и договоры.
Общаемся с филиалами и «дочками», они также заинтересованы в этом продукте.
Я считаю, что проект успешный, несмотря на нюансы, которые, наверное, неизбежны при внедрении довольно масштабной ИТ-системы. Проект полезный, нужный, будем его развивать!
74