2020/10/22 09:14:38

5 шагов к эффективной «удаленке»: как оптимизировать работу и общение сотрудников вне офиса

Массовый переход на удаленку, по данным ВЦИОМ, прошел удачно — 81% людей не пришлось осваивать какие-либо навыки, однако только 36% положительно отзываются о новом опыте. Проблемы в основном с недостаточно отлаженной работой видеоконференций, безопасностью, нехваткой единого пространства для общения с коллегами, сложности с удаленным доступом к привычным офисным программам. Лучше всех с задачами справились ИТ-компании, которым к удаленке не привыкать. В условиях неопределенности разбираем, как исправить ошибки и сэкономить на отказе от традиционного офиса, а также какие траты в этой реорганизации могут возникнуть.

Содержание

Новый подход к офису: альтернативные пространства
Как позаботиться об инфраструктуре
Настройка процессов под компанию
Настройка бизнес-процессов
Общение сотрудников в виртуальном пространстве
Смотрите также
Примечания

Основные статьи:

Новый подход к офису: альтернативные пространства

Экономическую выгоду от дистанционной работы подсчитывают уже давно: по данным^[1] J’son & Partners Consulting, компания со штатом в 10 человек может сэкономить 3% лишь на аренде офиса, если отправит половину сотрудников на «удаленку». Для самого работника выгода тоже очевидна: время и деньги тратить на дорогу не надо (в среднем^[2] — 20 тысяч рублей в месяц), график становится более гибким. В 84% компаний, опрошенных IDG Enterprise, повысилась^[3] производительность труда при дистанционной работе. В условиях пандемии 70% российского бизнеса готовы^[4] оставить новый режим и рассматривать альтернативные пространства.

Источник фото: Logitech

Первый вариант — виртуальный офис (VDI^[5]): сотрудник может решать задачи из любого места, в то время как его рабочее место находится на выделенном сервере компании, который также обеспечивает хорошую вычислительную мощность. Это позволяет не зависеть от определенного компьютера и его технических характеристик, не тратиться на дополнительное оборудование для сотрудника. Отличное решение, потому что у 7% россиян удаленка вызывала^[6] стресс из-за маломощного компьютера.

Второй вариант — незакрепленные рабочие места в офисах (Desk Sharing): это предварительное бронирование места под сотрудника, почасовая или посуточная оплата. Отличное решение для маленьких стартапов, которые не нуждаются в больших площадях.

Однако обязательно наличие администраторов пространств, потому что управление такими незакрепленными местами требует постоянного внимания, и наличие выделенных зон для переговоров, — считает Алена Гейдт, HR директор АНО «Платформа НТИ» и АНО «Университет 20.35».

Также она указывает на необходимость хорошей шумоизоляции, эргономики и безопасности.

Еще один вариант — распределенные офисы вдали от дома: несколько разных локаций в спальных районах вместо одного пространства где-то в центре. Здесь удается добиться экономии на аренде и одновременно решить вопрос с социализацией сотрудников, оставить штат относительно постоянным.Михаил Садиров, SMART technologies: На тестирование мультивендорных решений есть спрос

Алена Гейдт подчеркивает:

Альтернативные пространства могут хорошо работать, только если и работодатель относится к сотруднику симметрично — не ожидает, что тот работает на него фулл-тайм, и готов к портфелю проектов со стороны сотрудника, когда сотрудник ведет не только проекты у конкретного работодателя, но и другие. Это — экосистемная логика, к которой в реальности часто не готовы либо сотрудники, либо работодатели. Но будущее рынка труда — именно в таком подходе.

Как позаботиться об инфраструктуре

Если речь заходит о домашней «удаленке», сотрудника придется обеспечить «базовым минимумом» для эффективной работы. Это корпоративная техника (компьютер или ноутбук), которая должна быть способна защитить данные, а также быть готова к повышенным нагрузкам. Не исключены расходы на принтеры, сканеры, наушники с микрофоном, а также на мебель.

Переход на удаленку неожиданно потребовал доставки офисных кресел всем коллегам (долго использовать кухонные стулья оказалось неудобной практикой), покупки дополнительных принтеров, компьютеров, но общая экономия на офисе точно оправдалась, — поделился опытом Кирилл Кириллов, сооснователь и операционный директор BrandMonitor.

В идеальной ситуации это отдельная комната, хороший интернет-канал, рабочий компьютер достаточной мощности. Пропускной способности интернет-канала должно хватать для многочисленных онлайн-конференций, не говоря уже о манипуляциях с софтом и системным ПО, — добавляет Ольга Баранова, операционный директор Orange Business Services в России и СНГ.

Андрей Илингин, директор ЯКласс в России, говорит о том, что вопрос обеспечения сотрудников техникой контролируется в компании строго:

В основном, в качестве корпоративных обеспечиваем сотрудников моноблоками, ноутбуками и гарнитурами. Стараемся приобретать технику, исходя из задач конкретного сотрудника, но всегда обращаем внимание на качество — например, гарнитуры с шумоподавлением, компьютеры с большой оперативной памятью для использования корпоративных программ и приложений. Исходя из потребностей мы сформировали очередь сотрудников, которым необходима корпоративная техника, и закупаем ее в рамках выделенного на это ежемесячного бюджета. А высокоскоростной интернет все сотрудники обеспечивают себе сами.

Источник фото: Logitech

Ирина Степанова, руководитель направления видеорешений для совместной работы Logitech^[7], говорит, что для их компании всегда было в порядке вещей позволять одну часть работы сотрудникам выполнять удаленно, а другую — в офисе.

Для переговоров малых групп и общения дистанционной команды из дома используются конференц-камеры MeetUP или BRIO. Схемы подключения зависят от типа помещения, его размера, количества человек и программного обеспечения. Такое оборудование помогает максимально заменить очные встречи.

Настройка процессов под компанию

Вынужденный стремительный перевод сотрудников на «удаленку» в марте показал, что все можно сделать очень быстро: привезти оборудование и инсталлировать его дома реально менее чем за час. Особенно если речь идет о классическом наборе оргтехники, не требующем каким-то сложных решений. Чуть дольше может длиться настройка оборудования, программного обеспечения, особенно корпоративной сети, которая должна быть защищена от внешних атак и утечек данных.

Кроме того, важно решить вопрос с удаленным администрированием, чтобы при любых проблемах с компьютером IT-специалисты могли моментально помочь. Для этого ставится программа TeamViewer и VPN — защищенный туннель, который строится от пользователя в корпоративную сеть через VPN-шлюз. В среднем полноценная настройка процессов способна отнять 1-2 дня. Ее можно проводить силами специалистов вашей компании или сторонней.

Настройка бизнес-процессов

В зависимости от специфики работы компании для управления удаленными командами требуются информационные панели, трекеры по каждой задаче, автоматизированные системы контроля, журналы открытых вопросов.

Андрей Илингин, директор ЯКласс в России выделяет сразу несколько важных сервисов и систем:

Для контроля бизнес-процессов при удаленном режиме работы мы применяем полный функционал G-Suite, внутри некоторых отделов используют Trello, IT-команда предпочитает Slack. Крупные проекты ведем в Битрикс 24, по срочным вопросам отражаем статус в Google Документах. Аналитика регулярно обновляется и выводится в Tableau (софт для визуализации и аналитики), по которому смотрим как перформят конкретные отделы и их прогресс по KPI. Также используем Google Аналитику и функционал 1C: модули для автоматизации, интеграцию 1С с Битрикс 24, пишем много собственных бизнес-процессов. Для автоматической обработки отзывов редакция использует Jira, где тоже создаем собственные бизнес-процессы и роботов для автоматизации, а служба поддержки использует UseDesk. У них отличный функционал по распознаванию текстов и автоматическим ответам на письма пользователей.

Общение сотрудников в виртуальном пространстве

Взаимодействие работников между собой и выполнение отдельных задач в командах повышает эффективность их труда. На удаленке общение обычно осуществляется при помощи мессенджеров (рабочие чаты), а также видеосвязи. Последние также используют для коротких совещаний и планерок. Здесь многое зависит от правильно подобранных инструментов — организации выбирают инструменты^[8] для видеоконференцсвязи от Logitech. Можно отдельно выбрать вебкамеры, гарнитуры и другое оборудование, можно приобретать готовые решения для помещений разных размеров. Большинство компаний склоняются к последнему варианту, потому что такое оборудование легко установить и просто использовать сотрудникам. Причем система сертифицирована для работы с Zoom, Google или Microsoft и др.

Видеосвязь между двумя-тремя сотрудниками легче организовать в виртуальных комнатах-чатах — это позволяют сделать практически все сервисы видеосвязи. Маленькой группой во всех можно общаться бесплатно, а вот за большие конференции зачастую уже придется заплатить.

Ирина Степанова, руководитель направления видеорешений для совместной работы Logitech в России говорит о том, что видеосвязь делает работу максимально эффективной:

Благодаря видеоконференциям создается единое виртуальное пространство, где всем удобно работать вместе. Сегодня это уже полноценная альтернатива командировкам, с помощью которой можно решить острые вопросы, не тратя время и деньги на дорогу. Даже после пандемии тренд будет сохраняться, количество рабочих поездок сократится.

Источник фото: Logitech

Несмотря на то, что видеосвязь уже давно используется для работы и взаимодействия внутри большинства компаний, в период пандемии мы в полной мере оценили существующие инструменты для проведения мероприятий. Мало того, они заменили нам оффлайн-события, и мы с удовольствием встречались со своими заказчиками, зарубежными коллегами, проводили переговоры. С коллегами стали даже чаще видеть друг друга, чем при работе в офисе, мы теперь обязательно включаем видео при звонках. Так что командный дух тоже укрепляется. В онлайн перешли даже конференции - на мероприятиях UiPath собирались иногда сотни участников, чтобы обсудить тренды роботизации бизнеса`, - делится впечатлениями Светлана Анисимова, генеральный директор UiPath Россия и СНГ.

Дополнительно для взаимодействия между сотрудниками могут понадобиться доски или средства совместного рисования: например, Popplet. Она позволяет проводить групповой мозговой штурм, прикреплять мультимедийные заметки с фото, видео, текстом, подгружая их с компьютера или из интернета. Также есть сервис RealtimeBoard, который синхронизируется с Google Drive и подходит для групповых чатов.

Имеет смысл и использовать софт, обеспечивающий сотрудникам удаленный доступ к рабочим столам «сокомандников». Это полезно во время групповой работы, а также возникающих проблем с софтом. Наиболее известная программа — TeamViewer. В Windows есть встроенная утилита Microsoft Remote Assistance. Кроссплатформенное решение, подходящее для macOS и Linux — Chrome Remote Desktop. У него есть и мобильное приложение для iOS и Android.

Если вы хотите узнать больше об оборудовании для видеосвязи, то вам сюда.