«Контур» помог «Мечел-Сервису» автоматизировать документооборот

2021: Автоматизация документооборота

Компания «Мечел-Сервис» перешла на электронный документооборот (ЭДО) через систему Контур.Диадок. Благодаря технологии ЭДО удалось снизить нагрузку на персонал, сократить ручные операции по обработке документов и ускорить обмен ими с месяца до 1–2 дней. Об этом 20 апреля 2021 года сообщили в компании «СКБ Контур».

При переходе на ЭДО в «Мечел-Сервисе» планировали повысить производительность сотрудников, сделать проще и быстрее обмен документами, настроить электронный архив и сэкономить на ведении бумажного документооборота. Чтобы перенести все этапы работы с документами в электронный вид, учетную систему компании связали с системой ЭДО Контур.Диадок.

В результате получилась следующая схема. Сотрудники создают документы в корпоративной системе «Спутник». Для передачи контрагентам документы автоматически перемещаются из нее в 1С, где формируются электронные документы в утвержденном ФНС формате. В «Спутник» возвращаются визуальные образы подписанных документов. Решение разработала ИТ-команда «Мечел-Сервиса» с помощью методов API Контур.Диадока.

При запуске проекта стояла задача интегрировать сервис ЭДО с учетной системой компании. В таком случае удобнее всего применить методы API. Разработчики клиента получают доступ к обширной библиотеке методов и настраивают те опции, которые помогают организовать документооборот с контрагентами и оптимизировать процессы. В итоге сотрудники работают в привычной учетной системе, им не нужно переходить в другой сервис для отправки или получения документов, - отметила Ольга Кулагина, менеджер по развитию федеральных клиентов Контур.Диадока.

Электронный документооборот настроен во всех подразделениях компании, через ЭДО «Мечел-Сервис» работает с 66% контрагентов. Электронные документы сопровождают 60% отгрузок и 80% поставок металлопродукции. По отзыву заказчика, срок доставки подписанных документов сократился с месяца до 1–2 дней — платежи от покупателей теперь поступают быстрее. Вести документооборот стало проще, сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Внедрение ЭДО в организации с разветвленной структурой, как у нас, имеет свои особенности. Переводить документы с бумаги в электронный формат не имело смысла без автоматизации бизнес-процессов. Поэтому при выборе оператора мы изучали, какие возможности он предлагает для интеграции с информационными системами предприятия. Подключение электронного документооборота, безусловно, упростило и ускорило обмен подписанными оригиналами. Не менее важный эффект для нас — это высвобождение времени сотрудников на выполнение основных задач. Автоматизация документооборота полностью исключает операции по сканированию, сбору собственноручных подписей и пересылке документов. Мы продолжаем наращивать функциональность проекта ЭДО и стремимся к полному переходу на электронный обмен с контрагентами, - рассказал Лариса Анастасов, директор департамента операционной эффективности ООО «Мечел-Сервис».