Заказчики: ОрелМасло Орёл; Сельское хозяйство и рыболовство Подрядчики: Гэндальф (Gendalf) Продукт: Гэндальф: Скан-АрхивДата проекта: 2019/07 — 2020/01
|
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
18 марта 2020 года компания «Гэндальф» сообщила об установке программы для учета и хранения первичных документов в АО «ОрелМасло».
АО «Орелмасло» - компания по переработке семян рапса и подсолнечника в центральном регионе России. Каждый год предприятие перерабатывает 215 тысяч тонн сырья и производит высококачественные масла, которые поставляются в страны ЕС, Ближнего Востока, Средней Азии и в Китай. У компании существуют удаленные подразделения и представительство в Москве.
Документооборот «Орелмасло» достигает около 21 тысячи документов в год, большую часть из которых (около 12 тысяч) составляют входящие документы. Вести достоверный и полный учет вручную – очень непростая задача. С бумажным архивом неудобно и долго готовиться к проверкам ФНС, проводить сверки с контрагентами. Для автоматизации этих процессов в «Орелмасло» установили программу «Скан-Архив».
Это разработка компании «ГЭНДАЛЬФ», предназначенная для ведения учета и контроля наличия первичных документов, сканы которых автоматически прикрепляются к базе «1С». Благодаря «Скан-Архиву» в «Орелмасло» решили сразу несколько задач.
Во-первых, упростили хранение и обработку документов: теперь весь текущий документооборот, начиная с 1 января 2019 года, сохраняется в электронном хранилище. Просмотреть любой документ можно, не вставая с рабочего места. Нужен только доступ от системного администратора. АО «Росгазификация» на 30% повысила производительность труда, создав ИТ-экосистему для управления хозяйственной деятельностью
Во-вторых, проще стало вести учет наличия «первички». Программа фиксирует наличие оригиналов либо копий документов по каждому контрагенту. До установки «Скан-Архива» для этого требовались бумажные реестры.
В-третьих, программа автоматизировала работу по внесению в базу документов между подразделениями компании. Риск потерять данные стал минимальным, а на отправку документов от подразделений в головной офис теперь почти не нужно тратить время.
![]() | «Скан-Архив» помогает с решением главной нашей «боли» – с подготовкой к встречным проверкам и ответами на требования ФНС в рамках камеральных проверок деклараций по НДС. С новой системой нам не нужно собирать пакет документов вручную, так как вся информация видна в базе. Если к операции по контрагенту прикреплен скан документов, то строчка будет обязательно выделена цветом. Введение штрихкодирования договоров также сократило время на формирование ответного пакета документов в ФНС. Аналогично упростилось наше взаимодействие с контрагентами. Если документы нужны менеджерам срочно, то выгруженные из базы «1С» скан-образы попадают им в почту незамедлительно, – рассказывает Олеся Мелентьева, главный бухгалтер АО «Орелмасло» | ![]() |