Подводные камни внедрения системы согласования договоров в девелоперской компании

ООО «РГ-Девелопмент», инвестиционно-девелоперская компания, реализующая в Москве три жилых проекта под зонтичным брендом «Родной город», внедрила систему согласования договоров на базе российской платформы управления документооборотом и бизнес-процессами Docsvision. Активными пользователями СЭД стали 70 сотрудников, благодаря системе срок согласования документов удалось сократить до 3-4 рабочих дней.

Подводные камни внедрения системы согласования договоров в девелоперской компании

Казалось бы, что может быть проще внедрения системы согласования договоров? Настроили маршрут, научили согласующих нажимать «Да»/«Нет» — и вперед. Но опыт показывает, что сложности возникают тогда, когда документы запускаются и согласовываются людьми, имеющими разное представление о том, что такое правильный договор.

Как разрешить противоречия? Команда внедрения часто пытается сделать это за счет новых «наворотов» в системе. Но пользователи выдают порой довольно противоречивые требования по доработке, без единой методологической концепции. В итоге система усложняется, а сроки согласования и трудозатраты увеличиваются.

Вариант разработки единой методологической базы для согласования договоров также имеет двойное дно. Многие уверены, что достаточно написать и согласовать регламент, а затем лишь контролировать его исполнение. Но наполнение регламента вытекает из тех же упомянутых выше противоречивых комментариев пользователей.

Наш опыт показал, что успех всего проекта напрямую зависит от того, насколько команда внедрения погружается непосредственно в процесс документооборота. Вот ключевые, на наш взгляд, моменты, которые нужно обеспечить команде проекта:

• конкретность — необходимо «раскапывать» каждую нестандартную ситуацию, разбирать до буквы при каких условиях она возникла, какие были замечания к документу и как их отработали;
• объективность — важно собирать и проверять факты по истории согласования документа, а не опираться только на субъективное мнение сотрудников, работающих в СЭД;
• полномочия — нужно создать условия для того, чтобы при возникновении проблем сотрудники обращались к команде внедрения, а команде внедрения, соответственно, обеспечить полномочия, чтобы эти проблемы решать.

Если эти требования будут выполнены, дальнейший анализ накопленных бизнес-кейсов, принятие решений и их исполнение становятся для команды проекта простыми и понятными.

Коллегам, которым предстоит аналогичное внедрение автоматизации процесса согласования, рекомендуем обратить внимание на несколько важных задач, решение которых помогло нам реализовать проект:

• разделить договор на ключевые блоки (разделы) и назначить ответственных за проверку каждого из блоков;
• определить, в каких ситуациях договор можно согласовать, а в каких нет, например, заворачивать договор из-за одной запятой нецелесообразно;
• настроить удобный механизм делегирования заданий подчиненным сотрудникам;
• создать механизм, обеспечивающий защиту от случайной или преднамеренной корректировки текста с момента согласования в СЭД и до момента распечатки оригинала договора на подпись.

Кроме того, важно в качестве аргументов при принятии решений опираться на конкретные примеры, ситуации и нюансы, актуальные для данной организации. Люди часто считают, что компании похожи в вопросе автоматизации, и пытаются сделать программу такой, какой она была на их самом любимом месте работы.

Важно понимать, что внедрение системы электронного документооборота в строительной компании — это не сборка конструктора, а, скорее, выращивание дерева, когда вся совокупность меняющихся условий, людей, корпоративной культуры задает наиболее оптимальную форму согласования документации. Система должна быстро запускаться и постоянно модернизироваться за счет накопленных кейсов. Надо быть готовыми к тому, что на основную часть внесения изменений может уйти несколько месяцев.