"Солнечный круг" запустила ЭДО с контрагентами

20 июня 2016 года ГК «Гэндальф» сообщила о финале проекта по внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) в ростовской сети супермаркетов «Солнечный круг» ^[1].

Задачи проекта

«Солнечный круг» - продуктовая розничная сеть из 18 супермаркетов. Годовой документооборот компании более 1,1 млн документов.

«Солнечный круг» ежегодно тратил на подготовку и доставку бумажных документов более 8,2 млн руб. Для сокращения денежных и временных затрат на ведение документооборота руководство компании приняло решение о переходе на ЭДО.

Для реализации проекта «Солнечный круг» выбрал группу компаний «Гэндальф». Метавселенная ВДНХ 2.7 т

Ход проекта

Проект разделили на два этапа:

• внедрение системы ЭДО в сети супермаркетов;
• налаживание обмена документами между «Солнечным кругом» и 360 контрагентами.

Проект продолжался шесть месяцев. Компания-интегратор решила технические вопросы подключения ЭДО, помогла заказчику встроить работу с технологией документооборота в бизнес-процессы. После необходимой доработки функционала и адаптации систему запустили в эксплуатацию.

Обмен по ЭДО подключен из двух учетных систем «Солнечного круга», исходя из идентификаторов контрагентов:

• с поставщиками услуг обмен ведется посредством «1С:Бухгалтерия предприятия 8» редакции 3.0,
• с поставщиками товаров — из программы «1С:Клиент ЭДО» редакции 2.0. Каждой программе соответствуют определенные бизнес-процессы. Так, для обмена с поставщиками товаров к электронному документу автоматически подбирается документ фактического поступления. Если данные сходятся, электронный документ подписывается цифровой подписью (ЭЦП). В случае различия электронный документ отклоняется по акту разногласий.

Итог проекта

Централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов в целом объединила 18 подразделений «Солнечного круга». Сотрудникам больше не приходится часы проводить в архиве в поисках нужных документов — все находится под рукой в учетной системе.

Увеличилась скорость взаимодействия с поставщиками, в том числе и при предоставлении ими исправленных документов. Если раньше исправленный документ мог идти несколько недель и в итоге затеряться, теперь такие документы «Солнечный круг» получает в течение дня. Согласно отзыву заказчика, за счет автоматической выгрузки и проверки на соответствие номеров и сумм счетов-фактур, реализованной ГК «Гэндальф», «Солнечный круг» своевременно сдает декларации по НДС, в них отсутствуют расхождения.

Благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами сократились на 15%. Ранее отправка одного заказного письма стоила 13,5 руб., теперь же за 10 руб. можно отправить пакет из трех документов. Так, при переводе в электронный вид 10 тыс. документов "Солнечный круг" экономит более 100 тыс. руб. Кроме того, после внедрения электронного документооборота пропала необходимость держать в каждом магазине сотрудника, ответственного за первичную документацию. На текущий момент штат сотрудников, ответственных за первичку, сокращен в 3 раза, и это позволяет дополнительно экономить более 300 тыс. руб. в месяц. Наша цель — перейти на обмен электронными документами со всеми поставщиками товаров. И следующим шагом нашей компании будет подключение к ЭДО поставщиков алкогольной продукции. Любовь Подгрушная, главный бухгалтер «Солнечного круга»

Согласно заявлению пресс-службы ГК «Гэндальф», основная часть проекта выполнена. С самого начала работ интегратор комплексно подходил к решению задач, взяв на себя внедрение системы, методику и консалтинг. Благодаря этому удалось перевести на ЭДО как «Солнечный круг», так и его крупнейших контрагентов — «21 век», «Два капитана», «Белый медведь», торговый дом «Арктика» и др. Заказчики получили уверенность в оперативности предоставления и правильности заполнения каждого документа. В ближайшие 3 месяца специалистами компании «Гэндальф» будет реализована важная задача подключения к обмену оставшихся контрагентов.