Цифровизация автопарка.
Как оптимизировать работу и экономить 30% бюджета с помощью ИТ

Транспортная отрасль до 2030 года может претерпеть цифровую трансформацию и добиться значительного сокращения расходов, считают аналитики компании J’son&Partners Consulting. Этому прогнозу есть простое объяснение: большинство сценариев и бизнес-процессов в транспортной сфере можно оптимизировать за счет ИТ. Например, расход топлива контролируется датчиками, навигация обеспечивается системами GPS или Глонасс, принимать заявки может робот, а распределять задачи между водителями — система. Перевод этих процессов и сценариев в цифровой формат позволяет экономить ресурсы и повышает эффективность работы транспортных и логистических компаний.

Компаниям с собственным или арендуемым автопарком цифровизация также необходима. БИТ «Мастер», которые уже 20 лет занимаются автоматизацией транспортных процессов, отмечают, что автомобили в организациях часто используются нерационально. Они могут простаивать до 4,5 часов в день. При этом только в 10% компаний управленческие решения о работе транспорта принимаются на основе аналитики больших данных.

Если внедрить ИТ-систему, то можно оптимизировать затраты на транспорт, добиться равномерной загрузки каждого ТС и исключить поездки в личных целях. Заказчики, которые внедрили платформу «ТМ: Корпоративные поездки» от компании БИТ «Мастер», фиксировали следующие результаты:

• увеличение количества выполненных поездок на 50-80%;
• подбор автомобиля за 5 минут вместо 2-3 дней;
• снижение расходов на содержание парка на 30%;
• исключение простоев служебных автомобилей.

В первую очередь таких результатов удавалось достигнуть за счет автоматизации. Часто в парках с десятками машин сохраняется большой объем рутинных ручных операций: подбор транспорта, информирование заказчиков и исполнителей, планирование работы водителей. Внедрив систему с инструментами самообслуживания, компания исключает человека-посредника. Это экономит время, увеличивает скорость обработки данных и исключает ошибки. Например, если сотрудник сам может заказать транспорт в мобильном приложении, нет необходимости звонить оператору. Другая ситуация: водитель не возвращается на базу за заказом, а получает информацию о следующей поездке в мобильном приложении. При этом подбором занимается автоматика с учетом множества факторов: удаленности, графика, класса машины, задачи заказчика и пр.Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

Другая составляющая успешной цифровизации — уберизация транспорта. Если в парке автомобили числятся за конкретными сотрудниками или отделами, то полезная нагрузка крайне низкая. Данные из систем мониторинга показывают, что в «закрепленных» машинах двигатели работают в только 20-30% времени. Объединив ресурсы и внедрив культуру совместного пользования, компания значительно увеличивает эффективность работы автопарка. Так, уберизированный транспорт совершает порядка 15 поездок в день, вместо стандартных двух-трех. Чтобы сотрудники не саботировали проект, автомобили открепляют последовательно. Например, Омский нефтеперерабатывающий завод сначала включили в проект только 8 автомобилей, а затем постепенно увеличивали общий пул.

Инструменты для работы в цифровизированном автопарке

Чтобы правильно организовать цифровизацию в автопарке у каждого участника процесса должны появиться новые инструменты для работы. Руководителю нужен сервис, куда стекается вся информация о работе транспорта. Заказчику — новый способ создавать заявки, а водителю необходим инструмент для работы с заказами. При этом, часть функций должна полностью брать на себя автоматика. Рассмотрим на примере программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки», как меняется работа автопарка.

Раньше диспетчер был вынужден вручную фиксировать все заявки, вести отчетность, распределять поездки между водителями, постоянно звонить, чтобы контролировать перемещение транспорта. После внедрения эту задачу берет на себя система, она фиксирует все заявки, подбирает ближайший свободный автомобиль, следит за соблюдением рабочего графика водителей и многое другое. После цифровизации диспетчеру не нужно делать всю вручную, достаточно отслеживать заявки и работу водителя в веб-кабинете или в локально установленном «Рабочем месте ТМ». Он может посмотреть какие нарушения зафиксировала система, проверить состояние транспорта, запланировать ремонт машин, распечатать путевой лист, увидеть данные о медицинском осмотре.

Секретарь либо частично, либо полностью освобождается от обязанности заказа транспорта. Сотрудники теперь сами в несколько кликов могут заказать транспорт в мобильном приложении или в «Кабинете клиента». При этом руководитель отдела или секретарь может проверить, какие поездки совершают сотрудники, не используют ли они транспорт в личных целях.

У водителя появляется мобильное приложение. Ему не нужно возвращаться, чтобы взять заявку, система сразу же назначит его на следующую поездку. Связаться с заказчиком теперь также можно напрямую. В мобильном приложении предусмотрен чат с сотрудником, где можно задать вопросы.

Чтобы управлять корпоративным транспортом с учетом анализа больших данных, в составе платформы есть «Кабинет аналитика». Здесь обрабатываются данные о поездках, водителях, сотрудниках, скоростном режиме, расходе топлива, сменах и любых других внутренних процессах. Сервис работает как в режиме реального времени, так и формате отчетов за периоды.

Таким образом, «ТМ: Корпоративные поездки» помогает компаниям в решении задач

• автоматизации обмена данными, создания электронного документооборота между всеми IT-системами;
• точечной аналитики;
• предотвращение нецелевого использования корпоративного транспорта;
• оптимизации эксплуатации транспорта и повышения его эффективности;
• ускорения взаимодействия между подразделениями;
• сокращения расходов на содержание автопарка.

Эта гибкая программная платформа сочетает в себе функции сразу нескольких типов систем автоматизации управления бизнес-процессами в сфере транспорта — диспетчеризации, мониторинга, аналитики больших данных и обеспечивает реализацию большинства сценариев приема и обработки заказов на поездки в режиме реального времени.

Архитектура платформы «ТМ: Корпоративные поездки»

Гибкость заложена в архитектуре платформы. Она включает в себя сервер «ТМ: Корпоративные поездки» (TM Server), на котором располагается ядро системы, сервер с тайпами карт, обеспечивающий также подключение к глобальным картографическим сервисам (TM Map Server), сервер для подключения водителей (TM Driver Server), а также сервера телефонии и SMS-сообщений (соответственно, TM Call Center Server и TM SMS-Server).

Схема системы

Надстройкой над серверной частью выступают брендированные мобильные приложения для создания заявок на поездки сотрудниками организаций «ТМК Пассажир» и их получения и исполнения «ТМК Водитель», а также веб-сервисы «Кабинет Клиента», «Кабинет Организации», «Кабинет Аналитика», а также рабочее место технического специалиста «ТМ Desktop».

Кроме собственно управления поездками компании могут собрать на платформе из стандартизованных компонентов решение собственных бизнес-задач. Как правило, всем нужны «Кабинет Клиента» и «Кабинет организации», а также приложения для водителей и сотрудников. А дальше организации выбирают модули и инструменты исходя из своих задач. Одним важно оптимизировать использование автотранспорта, поэтому они устанавливают лимиты на поездки или модуль совместных поездок. Другим важны охрана труда водителей, соблюдение ими заданных системой маршрутов, безопасность движения. Третьим – экономия топлива и сокращение простоев машин в автопарке. Четвертые заинтересованы в сборе и анализе больших данных.

Способы развертывания

Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» также отличается гибкостью способов установки и использования. Компании могут развертывать цифровую платформу локально в своей ИТ-инфраструктуре, в собственном частном облаке или в облаке разработчиков. Организации со строгими правилами промышленной и цифровой безопасности обычно размещают в облаке компании-разработчика. Сервер развернут в ЦОДе уровня Tier III компании Selectel, вошедшей по итогам 2022 года в ТОП-3 поставщиков услуг IaaS, по данным iKS-Consulting.

Архитектура сети при размещении системы в облаке

В случае размещения цифровой платформы «ТМ: Корпоративные поездки» специалисты компании осуществляют ее администрирование, контролируют ее работоспособность. При выпуске новых версий они обновляют систему и приложения, а также в режиме 24х7 готовы оказать услугу техподдержки.

Внедрение системы в IT-инфраструктуре компании тоже предполагает ее настройку с учетом бизнес-процессов и задач заказчика. Компания проводит обучение и подготавливает инструкции для пользователей всех категорий: сотрудников, секретаря или операторов, водителей и т.д. Кроме того «ТМ: Корпоративные поездки» гарантирует всем заказчикам всестороннюю помощь для обеспечения стабильной, устойчивой и безопасной работы системы.

Истории успеха

Преимущества перевода в цифровой формат организации поездок сотрудников на корпоративном автотранспорте уже оценили компании нефтегазового сектора — ООО «Газпром-Ямал», Омский НПЗ ПАО «Газпром нефть», АО «Мессояхнефтегаз», ПАО «Татнефть».

В суровых арктических условиях сотрудники ООО «Газпром-Ямал» ежемесячно создают в мобильном приложении ТМ Пассажир 5 тысяч заявок на поездки (это около 90% заявок), и ждут подачи автомобиля не дольше 5 минут. Омскому нефтеперерабатывающему заводу цифровизация автопарка позволила в первый же год сэкономить 13,5 млн. рублей. В ПАО «Татнефть» в системе «ТМ: Корпоративные поездки» создается 80% всех заявок на перевозку. К системе подключено 450 автомобилей.

Есть уже реализованные проекты цифровизации управления корпоративными поездками в энергетике, нефтехимической отрасли и в металлургии. Подробнее с ними можно ознакомиться на сайте компании →

Значимые эффекты от внедрения «ТМ: Корпоративные поездки» получены и в госсекторе. Так, в КГБУ «Автобаза при Аппарате губернатора и правительства Камчатского края» на топливе и запчастях сэкономили 22% бюджетных средств, отказались от 10 правительственных автомобилей и повысили зарплату водителям на 17%. В правительстве Белгородской области за счет цифровизации на 80% выросла полезная нагрузка на водителей.

И это далеко не полный перечень отраслей, где перевод «на цифру» процессов управления поездками сотрудников на корпоративном транспорте, будет не менее результативным. В него можно смело включать также застройщиков и девелоперов, перерабатывающие предприятия, горнорудные и металлургические комбинаты, предприятия ОПК, коммунальные и ремонтные службы, медицинские лаборатории и частные клиники.