Илья Зайчиков, СЭД ТЕЗИС: Одна из основных концепций модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС — это цифровые ассистенты

Илья Зайчиков: Мы в команде СЭД ТЕЗИС фокусируемся на повышении удобства и производительности, а также на развитии технологий, доступных заказчикам. За последние три года мы обновили дизайн системы, выпустили HR-модуль, реализовали поддержку машиночитаемых доверенностей. Для повышения производительности проведена оптимизация нагрузки на серверы, добавлена возможность выделения серверов для отдельных сервисов, усовершенствованы механизмы кэширования и логирования и т.д. Отдельно стоит отметить вопросы импортозамещения и задачи государственного сектора. СЭД ТЕЗИС — кроссплатформенный продукт на протяжении всей своей истории, но при этом мы уделяем много внимания подтверждению совместимости с российским ПО. Для государственного сектора выпущена отдельная сборка СЭД ТЕЗИС.

Интеграция в СЭД ТЕЗИС технологий искусственного интеллекта соответствует общему вектору развития системы и сейчас является одной из наших главных задач. Эта тема вызывает огромный интерес и среди производителей, и среди заказчиков. Мы хотим, чтобы ИИ в СЭД ТЕЗИС приносил реальную пользу. При его разработке мы уделили много внимания R&D, в результате тяжелой борьбы выиграли грант РФРИТ, и с его помощью создали уникальный для рынка продукт, включающий набор гибких инструментов роботизации с возможностью использования любых моделей ИИ.

Илья Зайчиков: Благодаря представленному в системе набору инструментов, автоматизацию можно настроить и добавить на любые экраны и к любым процессам. Это помогает оптимизировать работу каждого пользователя с учетом ее специфики и индивидуальных особенностей.

Механизмы умной автоматизации, включая RPA и обращение к различным моделям ИИ, встроены в систему на самом глубоком уровне и их можно комбинировать с множеством операций. Пользователям доступны различные форматы их использования: 100% роботизация, автоматизация отдельных задач или точечные подсказки. При полной роботизации процесс выполняется в фоновом режиме, не блокируя экран, так что пользователь может заниматься своими делами.

Одна из основных концепций модуля ИИ в СЭД ТЕЗИС — это цифровые ассистенты. Для их вызова достаточно нажатия кнопки, которое запустит последовательность из множества действий. Еще одна важная концепция модуля ИИ — виртуальные сотрудники, которые могут брать на себя отдельные процессные роли вместо обычных пользователей. Кроме того, к СЭД ТЕЗИС можно подключить любые модели искусственного интеллекта, включая языковые: YandexGPT, GigaChat, Llama, Mistral и другие. В дополнение к автоматизации, благодаря модулю искусственного интеллекта, пользователям доступны умные подсказки. Они помогут, например, заполнить поля в карточке, опираясь на собранную статистику о работе пользователей.

Одна из ключевых составляющих успешной реализации систем с искусственным интеллектом — качественные данные для обучения. Модуль ИИ в СЭД ТЕЗИС способен собирать информацию обо всех событиях и действиях пользователей с учетом их контекста. Эту информацию можно выгружать в различных форматах и использовать для обучения моделей ИИ. Кроме того, собранные данные будут полезны для анализа процессов, определения точек возможной автоматизации, расследования системных сбоев или инцидентов ИБ.

Модуль ИИ можно применять в любых процессах: обработка входящих и исходящих документов, согласование документов, управление задачами, проведение офлайн и онлайн совещаний, подготовка отчетов и многое другое. Исходя из нашего опыта и запросов заказчиков, модуль ИИ может решать следующие задачи:

• Создание и заполнение карточек, установка связей между ними
• Назначение и делегирование задач
• Проверка контрагентов
• Контроль сроков действия документов
• Распознавание текста документов, определение темы и подготовка краткого содержания
• Проверка документов, поиск недостатков как по оформлению, так и по содержанию
• Автоматическая подготовка текстов резолюций, писем, служебных записок и других документов
• Формирование авансового отчета на основе фотографий чеков и билетов
• Подготовка отчетов к совещанию и отправка их на ознакомление участникам

Это только несколько примеров, вариантов применения модуля ИИ намного больше. Умные инструменты автоматизации упростят работу на различных этапах. При обработке входящего документа ИИ может распознать текст вложения, создать карточку, установить ее связи с другими документами, сформировать черновик резолюции и назначить исполнителей. Также ИИ может подготовить краткую справку по документу для пользователей с различными ролями и проанализировать оформление и содержание на предмет недостатков, которые нужно исправить. На основе выполненных по резолюции задач, ИИ может завести карточку исходящего письма и подготовить черновик текста ответа. Таким образом ИИ может автоматизировать весь цикл работы с документом, от поступления до отправки ответа. Помимо этого, существует еще множество сценариев использования ИИ. Демонстрация поможет получить представление о возможностях модуля искусственного интеллекта лучше, чем их описание. На сайте продукта доступна запись вебинара по этой теме. Всем, кто заинтересуется, мы с удовольствием проведем презентацию и предоставим демо-стенд для тестирования функциональности модуля ИИ.

Илья Зайчиков: Low Code и No Code инструменты присутствуют в системе с самой первой версии. Они упрощают работу с исходным кодом системы, настройку маршрутов движения документов, создание карточек и так далее.

Сейчас мы выпустили первое на российском рынке решение с Low Code AI инструментами, которые делают настройку автоматизации максимально доступной и понятной. К примеру, для создания цифрового ассистента можно записать последовательность действий, при необходимости внести в нее правки и сохранить. Этот процесс похож на процесс записи звука. Администраторы системы на основе данных о совершаемых пользователями действиях могут создать множество различных цифровых ассистентов. При их настройке доступно изменение любых параметров, например, выбор языковой модели для подготовки черновика документа. Цифровых ассистентов можно создавать для любых групп пользователей, скажем, для делопроизводителей. Для экспериментов не требуются разработчики, обновления и перезагрузки системы.

Пользователи буквально за несколько кликов могут добавить нужные им инструменты на те экраны, где это будет удобно конкретно им. Например, в карточке документа может появиться кнопка для подготовки краткого содержания, а в карточке контрагента — кнопка проверки сведений о нем через внешний сервис. Пользователям также доступна настройка внешнего вида кнопок: места расположения, иконки, цвета. Более того, модуль ИИ может самостоятельно предлагать варианты автоматизации, опираясь на собранную информацию о действиях пользователей.

Илья Зайчиков: Модуль искусственного интеллекта в СЭД ТЕЗИС — наша собственная разработка. Техническое ядро представляет собой модель данных и механизмы перехвата действий пользователей. Функциональное ядро включает в себя конструктор и различные механизмы запуска макросов, в том числе, с помощью голосового управления. Макросы выступают своеобразным «клеем», который связывает части модуля между собой и позволяет использовать возможности системы максимально гибко, делать практически что угодно.

Пассивное повышение производительности — система сбора статистики, возможность автоматического создания макросов и префиксный анализ — предназначено для повышения эффективности работы пользователей с минимальными усилиями с их стороны. Модуль ИИ может предлагать подсказки для заполнения полей, самостоятельно создавать макросы и продолжать действия пользователей с помощью существующих макросов.

Система мониторинга представляет собой механизм сбора информации о действиях пользователей в отдельном хранилище и последующего обращения к этой информации. Результат ее работы можно увидеть в интерфейсе системы на экранах «Мониторинг активности» и «Поиск последовательностей», также администраторы и интегрированные с СЭД ТЕЗИС системы могут напрямую получить доступ к базе данных мониторинга.

Также модуль ИИ включает в себя механизмы работы с машинным обучением, и возможность подключения любых моделей машинного обучения и языковых моделей. В систему встроены механизмы, позволяющие подготавливать данные для обучения моделей и затем использовать эти модели для автоматизации процессов в СЭД ТЕЗИС. Для отдельных задач, таких, как распознавание речи или текста, используются open source решения.

Илья Зайчиков: Мы запустили пилотные проекты внедрения модуля ИИ в правительстве одного из субъектов РФ и в крупных компаниях из сферы производства, страхования и телекома. Искусственный интеллект планируется использовать для классификации обращений граждан, обработки первичных финансовых документов, поиска ошибок в документах и подготовки краткого содержания документов для пользователей различных ролей. Это лишь несколько примеров автоматизации процессов при помощи ИИ, мы с заказчиками обсуждаем и другие сценарии. Ход пилотных проектов показывает заинтересованность рынка и практическую пользу искусственного интеллекта. На данный момент с использованием нашего модуля ИИ реализуется уже более 10 пилотных проектов.

Илья Зайчиков: Когда заходит речь о внедрении искусственного интеллекта, у многих заказчиков возникают различные опасения и вопросы. Один из таких вопросов — безопасность данных, которые используются для обучения нейросетей. В СЭД ТЕЗИС данные находятся в полной сохранности, так как используются только у заказчика и никуда не передаются. Кроме того, модели ИИ могут быть развернуты как в облаке, так и локально.

Еще одно опасение связано с тем, насколько можно доверять решениям, принятым искусственным интеллектом. Повышение уровня автоматизации может происходить постепенно. Сначала модуль ИИ будет собирать статистику и анализировать действия пользователей, потом — предлагать подсказки, затем — выполнять действия самостоятельно. При этом у пользователей всегда должна оставаться возможность проверить результат работы и при необходимости скорректировать его. Внедрение модуля ИИ происходит примерно так же, как и проектное внедрение СЭД ТЕЗИС. На первом этапе аналитики изучают бизнес-процессы заказчика и пожелания по автоматизации. Затем команда внедрения производит необходимые настройки. Далее ИИ проходит этапы тестирования и опытной эксплуатации, а пользователей обучают работе с новой функциональностью.

Илья Зайчиков: Сейчас искусственный интеллект присутствует далеко не во всех продуктах, а его возможности часто ограничены. Мы ожидаем, что в ближайшие несколько лет многие производители СЭД будут стремиться реализовать ИИ в своих системах. В проектах внедрения искусственный интеллект также будет встречаться чаще.

За счет использования ИИ в СЭД ТЕЗИС заказчики смогут автоматизировать широкий круг рутинных задач в любых процессах без ограничений и за счет этого сэкономить большое количество времени. В дополнение к этому, искусственный интеллект поможет в принятии решений, начиная от краткого пересказа сути документа и заканчивая подсказками по составу согласующих. Возможности кастомизации за счет использования ИИ выйдут на новый уровень. Систему можно персонализировать с учетом задач и роли каждого пользователя, а кроме того, она сможет обучаться как в режиме реального времени, так и на ретроспективных данных. По мере увеличения количества успешных проектов и оценки их экономического эффекта, будет расти спрос на ИИ.

В свое время мы предугадали и возглавили тренд на кроссплатформенные веб-приложения в СЭД. Сейчас мы наблюдаем зарождение нового тренда. Технологии искусственного интеллекта достигли такого уровня и продолжают развиваться с такой скоростью, что в корпоративных системах должны применяться максимально гибкие инструменты настройки. Мы выбрали именно такой вариант реализации ИИ в СЭД ТЕЗИС, и уверены, что именно за ним будущее.