Электронное ДЕЛО (Белоруссия)

«Электронное ДЕЛО» - программный комплекс, разработанный на основе платформы «ДЕЛО» и адаптирован под нормативно-методическую базу по ведению делопроизводства в Республике Беларусь.

«Электронное ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию традиционного делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления.

«Электронное ДЕЛО» - масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организации любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

• возможность автоматизировать как управленческий, так и специализированные контуры документооборота организации, адаптировать систему под требования заказчика (настраиваемость системы)
• организация удаленного доступа с помощью web-интерфейса (ДЕЛО-WEB)
• использование широко применяемых технологических платформ (Oracle, MS SQL)
• обеспечение необходимого уровня защиты информации
• поддержание полного цикла работы с проектами документов
• возможность интеграции с другими программными продуктами (1С)
• возможность массового перевода документов в электронный вид с прикреплением электронного образа документа к регистрационной карточке (сканирование, поточное сканирование)

Регистрационная карточка системы содержит все необходимые реквизиты и полностью отвечает требованиям нормативно-методической базы по делопроизводству Республики Беларусь.

СФЕРА ПРИМЕНЕНИЯ

• автоматизация работы канцелярии;
• организация смешанного бумажно-электронного документооборота;
• внедрение полного электронного документооборота (безбумажных технологий) с использованием ЭЦП.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Для руководителей различных уровней

• быстрый поиск документов;
• воссоздание «виртуального рабочего места» руководителя – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами;
• упорядочение массивов документов, требующих ознакомления, визирования и подписания, наложения резолюций, контроля исполнения и т.п., путем распределения их по специальным папкам внутри кабинета;
• ограничение доступа других сотрудников к документам, находящимся в кабинете должностного лица, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией;
• существенное сокращение сроков согласования и прохождения документов и, как следствие, значительное ускорение процесса принятия важнейших управленческих решений;
• получение сводных отчетов по исполнению документов.

Для сотрудников канцелярии, делопроизводителей

• быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
• контроль сроков исполнения документов;
• удобный и быстрый поиск документов по любым реквизитам регистрационной карточки;
• программное формирование реестров внешней и внутренней отправки документов;
• автоматическая надпечатка конвертов;
• программное формирование отчетов по документообороту организации и по исполнению документов, как в подразделениях, так и по каждому сотруднику в отдельности.

ФУНКЦИОНАЛ

Система «Электронное ДЕЛО» обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами:

• Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции;
• Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП
• Настройка шаблона регистрационного номера в соответствии с правилами формирования номеров документов, принятыми в организации
• Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям
• Постановка на контроль и контроль исполнения пунктов документов
• Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам
• Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки и регистрационной карточке проектов документов, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
• Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации:

• Поддерживает полный цикл работы с проектами документов:
• Создание регистрационной карточки проекта документа,
• Изменение проекта с хранением предыдущих версий,
• Согласование проекта документа,
• Утверждение проекта документа,
• Регистрация документа, созданного на основе проекта.
• Формирование поручений по документам;
• Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;
• Контроль прохождения и исполнения документов;
• Управление доступом к документам;
• Создание и использование шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности:

• Разграничение прав пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных функций в соответствии с должностными обязанностями.
• Протоколирование действий пользователей.
• Использование методов криптографической защиты информации – ЭЦП и шифрование.